Sånn sikrer du en god start etter sommerferien

Er du tilbake fra sommerferie, klar ved pulten og i ferd med å skrive halvårets første oppgaveliste? Her er litt inspirasjon – i form av fire konkrete råd som resulterer i en litt annerledes, og kanskje mer overkommelig liste.

Sett en grense på 6 oppgaver om dagen
En lang to do-liste er i seg selv demotiverende. Du vet egentlig før du har begynt å jobbe, at det ikke er mulig å krysse av alt. Det blir litt som å lese til eksamen med en ambisjon om å rekke over 100 sider hver dag, når all erfaring forteller deg at 80 sider er mer enn nok.

Ved å sette en grense – og det trenger ikke å være 6 – innfører du et element av realisme i planleggingen av de første ukene etter ferien. Kanskje du skal starte med litt færre oppgaver de første dagene, siden e-posten og planlegging kommer til å ta endel tid i starten? Og så øke på etter hvert, når du ser hva kapasiteten din er.

Korte to do-lister er i seg selv et produktivitetsverktøy. Noen går ett skritt lenger, og skriver hver oppgave ned på en post-it-lapp, slik at de aldri ser mer enn den ene oppgaven de holder på med.

Klump oppgavene sammen
Noen oppgaver er det lett å gjøre i rask rekkefølge, enten fordi de ikke krever så mye tankekraft eller fordi de ikke tar lang tid. Andre oppgaver forutsetter konsentrasjon og er krevende å komme inn i. Og mye av det du skal ha gjort, må du gjøre et annet sted enn fra pulten der du vanligvis sitter.

Det finnes mange måter å kategorisere oppgaver på. Poenget er at strukturen skal hjelpe deg å få gjort alle sammen i løpet av dagen, på en mest mulig hensiktsmessig måte.

En veldig grov struktur kan se sånn ut:

@fortgjort, epost og mobil
@hovedoppgaver – tidkrevende fordypning
@praktisk oppgaver

Min, litt mer omfattende, struktur ser omtrent sånn ut:

  • telefoner og eposter som skal besvares
  • ærend og praktiske oppgaver
  • økonomi og administrasjon, møteforberedelser og -oppsummering
  • hovedoppgaver – som igjen er delt i to:
    1. skriveoppgaver
    2. andre oppgaver

Lat som om tid er penger
Noen ganger stemmer det jo; hvis du lever av timene dine, har tid en konkret verdi. Men også når du jobber i en organisasjon som synliggjør resultater på andre måter enn i kroner og øre, vil du ha mye igjen for å betrakte tid som en begrenset ressurs.

Når du skiver en uendelig to do-liste, gjør du egentlig det motsatte; du forholder deg til tid som om den er ubegrenset og at kapasiteten din er lik arbeidsmengden du har.

Hvis du i stedet booker tid i kalenderen din til oppgavene du må rekke i løpet av en dag, ser du raskt hvor mye det er realistisk å rekke over. Lag i tillegg et regneark og hold orden på hvordan du bruke tiden din gjennom noen uker. Da ser du raskt om høsten går med til å jobbe mot de store målene, eller om du ender opp med å fylle dagen med småting som ikke bringer deg nærmere et resultat.

Prioriter oppgavene mens du jobber
For mange er det god stresshåndtering å skrive ting ned når de kommer på noe som skal gjøres. Konsekvensen er imidlertid at listene fylles opp av oppgaver du vet at du egentlig ikke kommer til å rekke – eller som du strengt tatt ikke trenger å gjøre i det hele tatt.

For å sortere underveis, og rask få en oversikt over hva du faktisk må og bør får gjort, kan du prioritere med tagger:

#1 – hvis du ikke gjør disse, gjør du sannsynligvis ikke jobben din
#2 – bør gjøres, selv om konsekvensen av å droppe dem ikke er dramatiske
#3 – oppgaver som kan delegeres
#4 – ting som du sannsynligvis kan stryke i det du skriver dem opp

Den observante leser ser at denne strukturen også kan illustreres med en Eisenhower-matrise, langs aksene «viktig – ikke viktig» og «haster – haster ikke».

Gjør det lystbetont
Å bli møtt av oppgaver hver dag som du egentlig ikke har lyst til å gjøre, suger energi. Sørg i stedet for at alle dager inneholder aktiviteter som du får energi av å gjøre. De oppgavene som utfordrer deg, som lærer deg noe, som innebærer samarbeid med kollegaer eller et langt strekk med konsentrasjon på et stillerom.

Alt som gjør at du har lyst til å gå på jobben igjen i morgen også!