5 enkle grep for en effektiv jobbstart

Oppgavene har hopet seg opp i ferien og ansvaret tynger, men løsningen er nær. Med riktige prioriteringer og gode arbeidsrutiner, er du kvitt kveldsjobbingen før du vet ordet av det. Her er noen tips som vil gjøre deg til kontorets mest effektive.

1. Lag en plan for uken
Oversikt skaper ro. Følger du en plan, bruker du tiden smartere. Lag derfor en målrettet plan for neste uke fredag ettermiddag. På den måten kan du slappe helt av i helgen, vel vitende om at planen er lagt for den kommende uken. Skipper du derimot planleggingen, vil du gå med en konstant følelse av å ha for mye å gjøre. Stressnivået øker og det blir vanskelig å samle seg om én oppgave. En god plan gir deg full oversikt over:

  • Ukens møter
  • Hvilke oppgaver som skal utføres når
  • Hvilke oppgaver som bør prioriteres
  • Hvor mye kapasitet du har tilgjengelig

2. Lag lister, men kast post-it-blokken
I følge den amerikanske psykologiprofessoren George A. Millers kan hjernen i snitt huske syv ting om gangen. For å ikke risikere at viktige gjøremål går i glemmeboken, er derfor god listeføring et must. Heldigvis finnes det et hav av nyttige oppgavelister, som for eksempel Things.

«Remember The Milk» (RTM) er også en av de bedre. RTM er gratis og tilgjengelig både som nettbasert tjeneste og som nedlastbar app for telefon, nettbrett og PC/Mac. Her kan du enkelt lage lister og prioritere oppgaver, tagge oppgaver, estimere tidsbruk og omfang, sette opp tidsfrister og skrive inn notater tilhørende hver oppgave. Du kan også integrere RTM med blant annet Outlook, Gmail og Google Calendar, få varslinger på e-post og dele listene med kollegaer.

Last ned Remember The Milk fra App Store

Last ned Remember The Milk fra Google Play

3. Organiser e-posten din
Outlook er mye brukt hos bedrifter, og en god mappestruktur vil utvilsomt gjøre arbeidsdagen mer oversiktlig og effektiv. Trikset er å holde antall mapper på et minimum og lage en hensiktsmessig mappestruktur – i tillegg til å innarbeide gode rutiner for e-posthåndtering.

Her er et forslag til mappestruktur:

  • En mappe for alle e-poster som skal følges opp
  • En mappe for e-poster som er besvarte og skal arkiveres
  • Organiser viktige prosjekter i ulike mapper

E-poster som krever lite av deg, for eksempel å svare på et enkelt spørsmål, bør besvares umiddelbart – så slipper du at det hoper seg opp i løpet av dagen. Det er nemlig ikke særlig effektivt.

4. Lær deg hurtigtastene i Outlook
Kan du de viktigste hurtigtastene i Outlook? Når du har fått dem inn i fingrene, sparer du tid og slipper å bli frustrert over å måtte klikke deg rundt for å finne det du leter etter. Disse hurtigtastene bør du lære deg:

  • Ctrl + 1: Bytt til e-postvisning
  • Ctrl + 2: Bytt til kalendervisning
  • Ctrl + N: Opprett ny e-post
  • Esc: Lukk et åpent element
  • Ctrl + R: Svar på merket e-post
  • Ctrl + Q: Sett merket e-post som lest
  • Ctrl + E: Søk
  • Ctrl + Y: Gå til en annen mappe

5. Ta kontroll over forstyrrende elementer
Varsler fra sosiale medier, nettaviser, spill og e-post dukker opp på telefonen til alle døgnets tider, og kan i løpet av arbeidsdagen være forstyrrende og gjøre deg mindre effektiv. Heldigvis finnes det tjenester som hjelper deg til å kontrollere hvilke apper som skal være tilgjengelig i et gitt tidsrom.

Offtime er en av dem. Appen er tilgjengelig for iOS og Android og lar deg enkelt blokkere distraherende apper som Facebook og Snapchat, i tillegg til å få statistikk over hvor mye tid du faktisk bruker på telefonen. Du kan velge blant skreddersydde moduser slik som «arbeid» eller «familie» – og på denne måten fortsatt ha full tilgang til de appene og tjenestene du har behov for i løpet av arbeidsdagen.

Last ned Offtime fra App Store

Last ned Offtime fra Google Play

God oppstart!