Fortsatt rom for dem som jobber alene?

Det meste handler om samarbeid og aktivitetsbaserte arbeidsplasser for tiden. Men oppgavene som krever individuell fokus og konsentrasjon er ikke færre enn før. Finnes det en løsning på det som tidvis kan oppleves som et uløselig paradoks?

Det handler ikke lenger om å være introvert eller ekstrovert, om du jobber best alene eller sammen med andre. I de fleste virksomheter i dag må du klare begge deler – og det blir stadig viktigere å finne løsninger og måter å organisere seg på, som fasiliteter en hel rekke arbeidsstiler og behov, langs en skala fra «alene og fokusert» til «sammen og ustrukturert».

Arkitektene og rådgiverne i Gensler, et av de ledende miljøene i verden for rådgivning om og forskning på fremtidens organisasjoner og arbeid, slo seg sammen med et stort teknologiselskap for å finne ut hva som må til for å hjelpe medarbeiderne med å fokusere.

Et effektivt fokus innebærer at man har kontroll på og forholder seg til faktorer som individuelle preferanser og kognitiv stil, samarbeid og teamdynamikk, organisasjonskultur, arbeidsmiljø og fysiske omgivelser. Når man lykkes med balansen mellom fokus og samarbeid, klarer man å dokumentere alt fra høyere jobbtilfredshet, større engasjement og høyere innovasjonsevne. De som trår feil, risikerer å sitte igjen med frustrerte og ulykkelige medarbeidere.

Som forventet fant Gensler-teamet at både behovet for fokus og forutsetningen for å klare å jobbe fokusert, er svært individuelt. De fleste opplever at samtaler i området der de sitter, skaper mest frustrasjon. Noe av årsaken til det er at tale ikke bare registreres, men også blir forstått av hjernen.

Mange opplevde også at generelle avbrytelser og støy var et problem, men på dette området varierte tilbakemeldingene mer. Her går det også et tydelig skille mellom organisasjoner der man klarte å skille mellom produktive og uproduktive avbrytelser – disiplinert og udisiplinert samarbeid. Noen ganger vil en avbrytelse skape en verdi for fellesskapet (teamet eller hele organisasjonen), selv om den har en kostnad for den som blir avbrutt. Å vite når det er både lov og produktivt å forstyrre en kollega, er en ferdighet som ligger bakt inn i organisasjonskulturen og som den enkelt medarbeider lærer seg etter hvert.

Den største enkeltfaktoren som bidro til stress og frustrasjon i forbindelse med støy og avbrytelser, var mangel på kontroll. Dette funnet er forankret i psykologisk forskning som går langt tilbake, og startet med Martin Seligman sine forsøk som munnet ut i teorien om lært hjelpeløshet.

Hvis du opplever at du ikke kontrollerer omgivelsene dine og at denne mangelen på kontroll gir seg utslag i uønsket støy og avbrytelser som hindrer deg i å nå målene dine, blir resultatet stress, frustrasjon og etter hvert psykisk og fysisk sykdom.

I forlengelsen av Gensler-undersøkelsen er det mulig å peke på to faktorer, en trend og et tiltak, som til sammen kan bidra til å gjøre arbeidsplassen til et godt og produktivt sted å være, både når du ønsker å jobbe med andre og når du har behov for å jobbe konsentrert.

Tiltaket er det enkleste: Å få kollegaer til å forstå når du ikke ønsker å bli avbrutt, enten du sitter på pulten din eller har lukket døren til et stillerom, kan være så enkelt som å bli enige om et tegn eller et symbol som gir de andre beskjed om at du ikke vil forstyrres. I en amerikansk virksomhet for alle ansatte et ark med en rød og en grønn side. Når den røde vendte opp, ville de sitte i fred.

Selvfølgelig har noen smarte hoder sett en mulighet til å lage en kul dings som gjør dette på en litt mer elegant måte. I det danske firmaet Plenom jobber noen av dem. De har utviklet nettopp en dings, i form av et LED-lys, som kan feste på skjermen, laptop’en eller skrivebordet ditt. Når det lyser grønt er du tilgjengelig, rødt betyr at du vil være i fred og blått at du er opptatt på telefonen eller i en Skype-konferanse.

Lyset snakker med både kalenderen og mobilen din, og tilpasser seg avtaler og samtaler.

Egentlig er ikke dette mer avansert enn sjefen som ønsket å praktisere åpen dør, men som trengte en måte å kommunisere at han noen ganger var nødt til å fokusere på noe annet enn medarbeiderne. Løsningen ble en rød Coca-Cola-caps som han tok på når han ville være alene. Eller pappaen som avtalte med barna at når han hadde slips på, selv når de var på hytta og han ellers gikk rundt i t-skjorte og shorts, så var han på jobb og skulle ikke forstyrres.

Capser, slips og LED-lys tar deg bare et stykke på veien. I en organisasjon der du jobber sammen med flere, koker det selvfølgelig ned til om kollegaene dine respekterer signalet du sender, eller ikke.

Trenden som vokser frem som et resultat av behov og ny teknologi, er også interessant. Det blir kalt mye forskjellige, men den kuleste betegnelsen er sannsynligvis «the hackable office». Begrepet beskriver et sted der alt fra bord, stoler og andre møbler, vegger og teknologi og kommunikasjonsinfrastruktur, ikke er begrenset fysisk ved at de sitter fast i veggene.

Vegger, stoler og bord som kan settes sammen i forskjellige konfigurasjoner, gir de ansatte den fleksibiliteten de trenger for å skalere opp eller ned, lage store samarbeidsløsninger eller små fokusrom, alt ettersom behovet oppstår. Og løsningen understøttes av teknologiske samarbeidsløsninger som er lokalisert i skyen, og bare forutsetter at du kobler i stikkontakten for å starte alt fra digitale diskusjoner, whiteboards, videokonferanser eller samskrivingsprosjekter.

Forskningen på fokusarbeid fortsetter og det er ennå mye erfaring som skal samles, før vi har funnet den ideelle løsningen. Mens du venter kan du dra med deg stolen din til en krok og slå på det røde lyset – eller tilbringe tiden med kollegaer ved et rundt bord. Eller, som Gensler gjør et poeng av, veksle mellom de to alternativene.