Bli en bedre lytter: Ta kontroll over møter og jobbsamtaler

Evnen til å presentere noe muntlig på en saklig, engasjerende og interessant måte verdsettes høyt i vestlig kultur og næringsliv. Men ofte er det evnen til å lytte som virkelig gir deg en fortrinn både på jobb og privat.

En klassisk diskusjon i et møte: Du presenterer et forslag. En kollega avbryter med sine egne idéer underveis. Det vibrerer i en mobiltelefon. To stykker argumenterer i mot, før du som presenterer er ferdig. Diskusjonen forandrer retning og handler om noe helt annet en liten stund. Mot slutten blir det dårlig tid til å oppsummere og når møtet avsluttes er ingen egentlig sikre på hva dere ble enige om – eller om dere ble enige om noe.

En samtale mellom to personer i lunsjen trenger ikke være så veldig annerledes – den ene forteller noe til den andre som kommer med et emosjonelt utbrudd og forteller om en egen opplevelse som kanskje likner litt på det den andre sa. Sånn fortsetter det i 30 minutter; en form for verbal pingpong dere begge holder liv i sin egen samtale mens det høres ut som om de snakker sammen. Så er lunsjen over.

I begge disse situasjonene er det én form for adferd som mangler: lytting. Og forutsetningen for å klare å lytte til en annen, er at du setter ditt eget ego i baksetet og at du klarer å være tilstede i situasjonen. Det høres ut som en selvfølge, men det er overraskende få som virkelig klarer å lytte seg igjennom en samtale på en konstruktiv og positiv måte.

Som med det meste annet, også lytting kan læres. Her er noen råd du kan bruke, henholdsvis 1:1 og i et møte.

Å lytte, 1:

  • Legg fra deg telefonen og lukk PCen, se på den som snakker og oppmuntre med smil og nikk.
  • Unngå emosjonelle bekreftelser eller utrop, kommenter med nøytrale fraser som «javel», «jeg skjønner» og «akkurat».
  • Still spørsmål uten å dømme eller komme med løsninger. Reformuler det den du snakker med sier på en måte som gir ham eller henne en anledning til å utdype.
  • Fokuser på hvorfor personen snakker med akkurat deg, hva budskapet er, hva den andre forventer og hva du kan bidra med.
  • Først når den andre er ferdig med å presentere problemet eller fortelle historien, kan du fokusere på dine egne innspill eller kommentarer – der det passer seg. Husk at det noen ganger holder i massevis bare å høre på en annen, uten å bidra med hverken løsninger eller sympati.

Å lytte i et møte

  • Tenk på et møte som en dynamisk prosess som må styres mot et resultat for å være av nytte til alle som er tilstede. Konflikter, diskusjoner, konfrontasjoner, spørsmål og kommentarer er virkemidler til bruk i arbeidet med å drive prosessen fremover. Den som forstår dynamikken i møtet og mellom dem som er til stede, tar styringen.
  • Sett deg inn i agendaen på forhånd og vær klar på hva du vil ha igjen for deltagelsen.
  • Lytt først, spør etterpå. Ha som utgangspunkt at alle som snakker har noe på bidra med i arbeidet for å nå et felles mål, prøv å finne ut hva det er.
  • Se på den som snakker, smil og nikk. Vær bevisst på kroppsspråk og holdning.
  • Slå av varsler på mobil og PC, ikke svar på e-post eller chattehenvendelser.
  • Prøv å styre diskusjonen i en konstruktiv retning hvis stemningen blir negativ.

En vanlig metode mange bruker for å følge med på det som blir sagt i et møte, er å ta notater. Leder-coachen Sabina Nazaw har delt en enkel metode med leserne av Harvard Business Review som hun kaller «marg-notater»:

Trikset er å dele arket i 2. I den brede kolonnen til høyre noterer hun ned det som blir sagt, etter hvert som det blir sagt. Underveis bruker hun også den smalere venstre-margen til å notere spørsmål og egen kommentarer som hun vil ta opp senere.

Hun ser etter mønstre, forklaringer og unnskyldninger, antagelser og postulater som får stå uimotsagt og på det som ikke blir sagt.

Noen av disse kommentarene og spørsmålene tar hun opp direkte, i selve møtet. Andre ting tar hun med den det gjelder.

Metoden gjør at hun aldri trenger å være redd for å glemme hva hun har tenkt å si eller spørre om, hun kan prioritere temaene hun tar opp og hun kan vente med noe, slik at hun kan fokusere på noe annet. Men først og fremst hjelper denne metoden henne å være til stede i øyeblikket og å lytte til det som faktisk blir sagt.