Flytt fra to do-listen til kalenderen

To do-lister gir ofte et urealistisk bilde av kapasiteten vår og blir i liten grad en hjelp i arbeidet med å få ting gjort. Å flytte alt du har å gjøre over i kalenderen, kan være løsningen for mange.

Jeg har skrevet om det før; de som mener gode to do-verktøy er uunnværlige og de som sverger til kalenderen som eneste hjelpemiddel når de strukturer hverdagen. Jeg trodde lenge at det først og fremst var snakk om smak og behag. Men ettersom jeg har testet og brukt stadig flere to do-systemer og lest kilometer med blogginnlegg og forskning om personlig produktivitet, har det gått opp for meg at det handler om noe mer enn preferanser.

Stadig flere mener at to do-listene virker mot sin hensikt. De hjelper oss ikke å få mer gjort, men hindrer oss i å få oppgaver unna – og bidrar til at vi tar på oss flere oppgaver enn vi har mulighet til å rekke over.

En grunnleggende innvending handler om vår evne til å velge og å ta beslutninger. Den er å likne med en muskel og blir sliten hvis vi bruker den for mye. Når vi hele tiden forholder oss til en liste, noen ganger med mer enn 100 oppgaver på en gang, tar det ikke lang tid før beslutningsevnen avtar.

Vi vet også at de aller fleste av oss ikke klarer å forholde oss til mer enn 7 valg på en gang, før vi blir overveldet. For mange valg setter deg rett og slett ut av spill, eller sender deg rett til Facebook. Dette beskrives som «valgomkostninger», og mange argumenterer for at to do-listene driver disse omkostningene i været.

Som om ikke det er nok: Når alt er samlet i lister, har vi en tendens til å prioritere de oppgavene som gir høyst avkastning på kortest mulig tid (strukturert prokrastinering) – med andre ord de enkleste. Det er imidlertid sjelden disse er de viktigste. Konsekvensen er at leveranser som vi egentlig hadde god tid til å få gjort, blir utsatt så lenge at de til slutt skaper stress og deadline-angst.

Videre gir oppgavene i en liste lite informasjon om hvor lang tid en aktivitet tar – eller minst like viktig: hvor mye tid vi har.

Den oppmerksomme leser ser hvor dette bærer: rett inn i kalenderen. De som praktiserer denne metoden planlegger konsekvent oppgaver som tidslommer på en daglig agenda. Og alle som går fra en to do-liste til en kalender forteller det samme: Det er ikke på langt nær nok plass i kalenderen til alt de har klart å samle av jobb i listene sine.

To do-listen skaper med andre ord et urealistisk bilde av hva vi evner å rekke over i løpet av en gitt tidsperiode. Konsekvensen er at vi tar på oss for mye og lover å levere når vi i realiteten ikke har tid til å få jobben gjort – i stedet for å bruke kalenderverktøyet og erfaring til og kalibere egen kapasitet, og håndtere arbeidsmengden med utgangspunkt i dette.

En ekstra gevinst når du flytter til kalenderen er, at du ikke lenger har noe sted å skrive ned en stor mengde gjentagende og banale oppgaver som du uansett blir minnet på i løpet av en dag eller en uke. Det færreste må skrive ned at de skal gjøre rent for å skjønne at huset trenger en runde med støvkluten. Og hvis du trener 2 ganger i uken, er jeg ganske sikker på at du klarer å huske det, uten at det står noe sted.

En liste er i utgangspunktet et verktøy for å ta kontroll. Unngå å bruke dem på en måte som gir motsatt resultat.