Kanban

Kanban-metoden – to do-listens visuelle støttehjul

Mange av prinsippene, verktøyene og metodene vi finner igjen i dagens to do-løsninger, startet opprinnelig som måter å organisere arbeid på i industrien.

Kanban-metoden er et av disse verktøyene. Prinsippene den er bygget på stammer fra Toyota sin produksjonsmetode kalt Lean (veltrimmet produksjon). Den fokuserer mer på hvordan man utnytter ressursene man har til rådighet enn på tids- og arbeidsstudier av arbeidere langs et samlebånd.

Kanban kombinerer en visuell fremstilling av prosjekter og oppgaver, med et knippe grunnleggende prinsipper som egner seg godt til å håndtere utfordringene en moderne kunnskapsarbeider møter i hverdagen. Det overordnede målet er å redusere antall påbegynte oppgaver, få mer ut av den tiden som blir satt av til en prosess og unngå energi- og tidslekkasjer knyttet til multitasking og stadig kontekstskifting.

For når du har for mye å gjøre og for mange oppgaver samtidig, blir resultatet stress. Når du hele tiden blir avbrutt og må fokusere på noe annet, går mye av energien med til å sette deg inn i oppgaven på nytt og på nytt. Dermed bruker du mer tid på et enkelt prosjekt, noe som i seg selv fører til at nye oppgaver dukker opp underveis. Samtidig synker kvaliteten på leveransen. Med andre ord; mer stress, lengre tid og lavere kvalitet.

Kanban-metoden i sin enkleste form, ofte brukt i forbindelse med IT-prosjekter, deler oppgavene i et prosjekt opp i tre kategorier: planlagt, i arbeid og levert. Oppgavene og informasjonen knyttet til dem visualiseres i et tavleoppsett. Så henter prosjektdeltagerne oppgaver (pull) når de har kapasitet, istedenfor at oppgavene blir tildelt dem (push) hver gang det dukker opp noe som må gjøres.

I store prosjekter er det ikke uvanlig å ha et prosjektrom der disse tavlene organiseres fysisk, men det finnes også en rekke digitale løsninger som hjelper enkeltpersoner eller grupper å jobbe på denne måten.

Og forskning viser at visualisering er et kraftig verktøy både i læringsprosesser og i hjernens arbeid med å skape mening. Og struktur er en form for mening som hjelper oss å håndtere store mengder informasjon – som oppgavene i et prosjekt er.

Flere to do-løsninger på nett tilbyr Kanban-visninger som en av flere måter å organisere prosjekter på. En av dem er Asana.

For de som har lyst til å prøve en rendyrket løsning, er sannsynligvis Trello (www.trello.com) den mest brukervennlige.

trello

Trello har lagt vekt på å holde mengden funksjonalitet nede, slik at både enkeltpersoner og arbeidsgrupper finner det mest grunnleggende i en Basic-versjon av løsningen. Du kan jobbe på nett eller laste ned apper for iOS og Android – og deretter bygge på med mer avansert funksjonalitet etter hvert.

Boards – eller tavler – representerer prosjekter, som igjen kan organiseres i arbeidsgrupper. Oppgavene vises som kort på tavlene, der kollegaer kan kommentere og legge inn ekstra informasjon. Det er enkelt å laste opp bilder for å visualisere arbeidet, lage sjekklister og etiketter eller organisere arbeidet med forfallsdatoer.

Hvordan man organiserer oppgaver, handler ofte om smak og behag. Noen fortrekker de enkle punkt-oversiktene i WorkFlowy, andre trenger en litt mer forseggjort struktur, som du finner i Todoist, Asana eller Wunderlist, mens endel sverger til kalendervisninger der oppgaver og avtaler går hånd i hånd.

Hvis du legger til Kanban og Trello har du kanskje gjort kaoset komplett – eller funnet ditt nye yndlingsverktøy.