De beste arbeidsverktøyene for gruppearbeid

Gruppearbeidet er viktig, men samtidig ønsker vi fleksibilitet til å jobbe når og hvor vi vil. For å få til begge deler, må vi ha de rette verktøyene.

Det viktigste redskapet er en god meldingstjeneste. Vi må kunne utveksle beskjeder, lenker, tekster, programkode og andre filer på en enkel og ryddig måte. Vi snakker om hurtig dialog som spiller eposten langt utover sidelinja.

Det er mange verktøy på markedet som stort sett gjør det samme. Fellestrekkene til de mest brukte er:

  • God meldingstjeneste
  • Delingsfunksjonalitet som erstatter bedriftens gamle intranett

Jeg har valgt å se nærmere på tre kjente kommunikasjonsverktøy for godt gruppearbeid:

Workplace

FACEBOOK WORKPLACE – enkelt, når du bare får tilgang

I SoMe-verden er Facebook stedet for alle. Når de lanserer sitt eget samhandlingsverktøy, Facebook Workplace, er det klart at potensialet for å nå mange brukere er enormt. Foreløpig ligner ikke brukervennligheten den man kjenner fra moderskipet. Å laste det ned for en test er nemlig ikke så enkelt. Man må fylle ut et omfattende søknadsskjema om tilgang til programvaren. Ikke akkurat det man er vant med i dagens delingskultur. Når søknaden innvilges får du delta på en online-demonstrasjon som foregår live på gitte tidspunkt. Heller ikke dette er i tråd med fleksibiliteten vi forventer i dag. Når man først får anledning til å delta på denne demonstrasjonen er det kjekt at det gis rom til spørsmål underveis.

Når du så har entret Zuckerbergs nye stolthet er det et rikholdig verktøyskrin å finne her. ”It’s an app, but I think about it more as a way of running a company.» Ifølge grunnleggeren selv.

En stor fordel med Workplace er at grensesnittet er godt kjent for brukerne på forhånd. Newsfeeden, grupper, meldinger og eventer er kjent fra Facebook og brukes i Workplace til å la kollegaene dine ta del i relevante meldingsstrømmer og få jobben gjort.

Slack

SLACK – en meldingstjeneste på steroider

I Slack får hvert prosjekt hver sin Channel. Dette er meldingstråden som følger prosjektet. De riktige menneskene kobles inn i samtalen etter behov.

Med Files-funksjonen deler du dokumenter, bilder og annet som ikke skal redigeres i selve meldingsflyten. Mens Post er hensiktsmessig når man bearbeider en lengre tekst i plenum.

For samarbeid om programmering er Snippets en ypperlig delingsmåte. Her kan kodesnutter på de fleste programmeringsspråk deles og redigeres uten at meldingstråden flyter over.

Slack er aen lettbeint utfordrer til de andre programmene for gruppearbeid. Med emojis som en integrert del av funksjonene, appellerer dette verktøyet til en generasjon som ikke synes smilefjes er for useriøst for arbeidslivet. Det er bare å innse at disse iøynefallende tegnene kan være vel så presise som det skrevne ord for å komme til poenget. Særlig siden Slack lar deg lage egne emojis. Den funksjonaliteten slår i hvert fall et slag for at emojiene er relevante. Tross det tilbakelente navnet, er Slack en verktøykasse med kraftige redskaper for effektiv kommunikasjon. Eller som produsenten selv sier; ”Slack is basically a messaging app on steroids”.

Yammer

YAMMER – Samler all arbeidsflyt under én fane

Kommuniser, del filer og samarbeid i grupper som er satt sammen etter prosjekt eller emne. Alle i selskapet ditt kan koble seg på og er straks klare for å omsette ideer til handling.

Ikke rart dette er et svært ettertraktet redskap for bedrifter med medarbeidere rundt om i verden.

I Yammer er det Oppdage-feeden du bruker til å holde deg oppdatert. Takket være en smart søkefunksjon er det lett å finne eget og andres påbegynte arbeid for å utvikle det videre.

Den store fordelen med Yammer er at den er integrert i Microsofts online-pakke, Office 365. Har man hele pakken, kan man dra nytte av velkjente programmer som Word, Excel og Powerpoint, i tillegg til OneDrive og Sharepoint. Alle ligger online og gir mulighet til å dele og samarbeide i dokumenter fra hvor som helst. Jobber du i dokumentene offline, synkroniseres de så snart du er pålogget igjen.

Ofte benytter man seg av frittstående programmer som Google Docs, Dropbox og eventuelle kommunikasjonsplattformer. Med Office 365 har du alt på et sted. Når kommunikasjonen glir, kan kompetansen brukes til fakturerbar utvikling i stedet for intern problemløsing.