Bli en god møteleder

Bli en god møteleder

En av de største tidstyvene i norske virksomheter er fortsatt møter. Da er det ekstra viktig å organisere effektive møter, slik at tyvene i hvert fall stikker av med noe av verdi.

Alle kan lede et møte – men ikke alle gjør det like bra. Og ikke alle klarer å gjøre et møte produktivt. Virksomheter burde være mer opptatt av å finne de gode ordstyrerne, og å bruke dem for det de er verdt.

Å være en god møteleder handler ikke bare om å skape resulter for andre. Egenskapen er i seg selv verdifull for ditt eget arbeid, også utenfor møterommet.

Hvorfor være en god møteleder?

  • Møteledelse er ofte en egenskap som kommer i tillegg til det du allerede er god på. Å klare å styre diskusjoner på en produktiv måte, som hjelper andre å levere på sine ansvarsoppgaver, gjør deg mer verdifull.
  • Hvis du klarer på lede møter uten å fokusere for mye på deg selv, men heller være opptatt av hvordan gruppen som helhet skal nå målene sine, synliggjør du en viktig egenskap som får andre til å oppfatte deg som en leder.
  • Alle prater med noen i et møte, men lederen prater med alle. Du etablerer relasjoner og utvider nettverket ditt som møteleder, på en måte du kan dra nytte av senere.
  • Møtelederen er ofte den som representer gruppen utad, ofte på et nivå over det dere selv jobber på. Du får med andre ord muligheter til å eksponere deg for en gruppe mennesker som tar beslutninger om dine oppgaver og din karriere – og jobben din i de situasjonene er å gjøre sjefene dine bedre, ved å presentere arbeidet gruppen bidrar med.

Hvordan være en god møteleder?

  • Vær forberedt. Kjenn sakene som skal diskuteres bedre enn de andre. Prat med deltagerne på forhånd for å unngå overraskelser. På den måten kan du styre prosesser, oppgaver og beslutninger i den retning som er mest hensiktsmessig, det overordnede målet tatt i betraktning.
  • Sørg for at det er de rette menneskene som deltar; de som har informasjonen og de som kan ta beslutningene.
  • Minn deltagerne på møtet dagen før ved å sende ut en agenda. På den måten starter du forberedelsesprosessen en stund før selve møtet og du kan også benytte anledningen til å be om input og oppdateringer. Dette er også en god måte å fordele oppgaver på, for å sikre at alle kan være aktive i diskusjonen på selve møtedagen.
  • Sett av litt mindre tid enn dere ideelt sett trenger, for å øke følelsen av at tiden på brukes effektivt. Såkalt «timeboxing», der dere er helt konkrete på hvor mye tid et punkt trenger, er en måte å drive arbeidet fremover på.
  • Strukturér arbeidet og sett opp mål for gruppen når møtet starter. Vær tydelig på hva slags møte det dreier seg om; beslutningsmøte, statusmøte, kreative møter, informasjonsmøter – listen er lang.
  • Ikke lås deg i en agenda eller en struktur. Noen ganger krever en sak at en person får blåse ut, en lengre digresjon eller et par anekdoter før arbeidet fortsetter.
  • Avslutt med tydelig fordeling av oppgaver og oppsummer dem i et møtereferat.

Hva kan erstatte møter?

  • Et godt prosjektstyringsverktøy, bygget rundt funksjonalitet hentet fra sosiale plattformer, overflødiggjør til en viss grad både behovet for statusmøter og alle epostene knyttet til prosesser i prosjektene. Et godt søk, enkel tilgang på informasjon og tydelig eierskap til oppgavene gjør at deltagerne kan bruke mer tid på å gjøre jobben, mindre tid på å diskutere den.
  • Kontorløsninger som legger til rette for enkel informasjonsutveksling, planlagte og tilfeldige treff på et stillerom eller over en kaffe.
  • Yammer, Slack eller andre gruppebaserte chatteverktøy – brukt med måte og fornuft.

Les også
Vil heller se maling tørke enn å delta i statusmøter

Effektive møter: slik får du mest mulig ut av et møte