arbeidsrutiner

Ro ned, gjør mer

Er du så opptatt av effektivitet, at du ikke få gjort noen ting? Problemstillingen er helt reell, men ikke umulig å redde seg ut av.

I takt med at ny teknologi endrer arbeidsprosesser, skaper nye forretningsmodeller og kobler sammen tidligere urelaterte data og informasjon, øker fokus på effektivitet. I et samfunnsperspektiv er vi opptatt av å få mest mulig igjen for de skattepengene vi bruker på felles goder og prosjekter. På arbeidsplassen er konkurranseevnen ofte avhengig av hvor mye en virksomhet kan få ut av de ansatte.

Effektivitetsjag
Effektivitetsfokuset er naturlig nok også til stede på individnivå og mange føler på stress, prestasjonspress og leveransejag i hverdagen.

En bivirkning av fokuset på produktivitet, er en gruppe som lider av den relativt uvitenskapelige diagnosen ”overdreven produktivitet”. Det mest fasinerende med denne gjengen, er at de sannsynligvis får gjort mindre enn oss andre, helt normalt produktive individer. Årsakene til det er flere.

Strukturert prokrastinering
En av dem handler om den konkrete tidsbruken og prioriteringsperspektivet: Et overdrevent tidsfokus fører til at du bevisst eller ubevisst ”logger” tiden og hva du bruker den til, i stadig mindre biter. Du går fra å ha produktive hele dager til å skulle levere maks før lunsj. Til slutt blir du stresset av å gå på do, og ikke minst, av kollegaen som vil fortelle om helgen sin når du er på vei tilbake til plassen din.

Fordi du vet at en avsluttet oppgave også gir deg et lite kick av ro – du har gjort noe som har kortet ned listen – har vi en tendens til å ta snarveier. Vi gjør de enkle oppgavene først, eller får unna noe vi ikke hadde planlagt å gjøre i det hele tatt. Det kalles strukturert prokrastinering og funger bare så lenge du har meningsfulle, enkle oppgaver å bruke tiden din på. Problemet oppstår fordi denne jakten på avkryssede oppgaver, roter til prioriteringsevnen din. Du gjør feil oppgaver og ender opp med for liten tid til å gjøre det som virkelig teller.

Finn flyten
Den roen du i stedet bør jakte på, heter ”flow” og oppstår når du blir totalt oppslukt av en jobb du mestrer. Det forutsetter imidlertid at du jobber lenge med en oppgave, og at du har tid til å la deg rive med. Når du driver strukturert prokrastinering, er ”flow” helt utenfor rekkevidde.

Tidsfokuset fører også til at du bruker for mye tid på å tenke på, eller organisere og prioritere listene du bruker for å holde oversikt. Det er ikke uten grunn at blogger og bøker om personlig effektivitet kalles ”tidsporno”. For noen er den avhengighetsskapende.

Produktivitet → flere oppgaver
Midt oppi all denne produktiviteten, finnes det også et paradoks som kompliserer bildet. For sannsynligheten er høy for at jo mer du får gjort, jo mer får du å gjøre. Dette gjelder særlig i organisasjoner som har dårlige systemer for å håndtere prosjekter, roller, oppgaver og ressurser. Det utvikler seg en tendens til at de som får ting unna, også får de mest presserende oppgavene. Dessuten genererer høy produktivitet i seg selv en høy arbeidsbelastning. Hvis du får unna hele mailboksen din i løpet av dagen og i tillegg får sendt fra deg endel oppgaver på prosjekter som du deltar på, er risikoen stor for ta mye av det kommer i retur ganske raskt, sendt av kollegaer som også er opptatt av å få ting unna.

Den mest deprimerende effekten av overdreven produktivitet er, at du får gjort mindre enn du ville ha fått gjort med et normalt arbeidstempo. Årsaken til det handler om pauser og om – du gjette riktig – å ta det med ro.

Ro ned, gjør mer
Hvis du bare peiser på, uten å lytte til kroppen når den sier i fra at den trenger hvile, vil du etter hvert ha kjørt deg så langt ned at du må hvile lenge – og i verste fall være sykmeldt. De lange hvile- eller sykemeldingsperiodene ruinerer den fine produktivitetsstatistikken din totalt. Etter en periode uten jobb, eller med lav produktivitet som en følge av at du er sliten, har du sannsynligvis ikke gjort noe mer enn oss som jobber normalt, men effektivt – og kanskje mindre.

Forskning viser at de som tar skikkelige pauser, får mer gjort enn kollegaer som ikke legger inn avbrekk i arbeidsdagen. Og en skikkelig pause må innholdet noe helt annet enn det du ellers driver med på jobben. Skal du ta en pause fra skriving eller lesing, bør du gå deg en tur eller høre på litt musikk, meditere eller snakke med en kollega.  De som tar pause fra strategiarbeidet ved å lese en artikkel fra et fagblad, er like sliten når de kommer tilbake til pulten, som da de gikk.

Oppskriften er med andre ord enkel: Ro ned, gjør mer.