Får ting gjort med tidlige morgener, analogt kamera, personlig assistent og tidsregnskap

Gjennom flere år har vi spurt hvordan norske ledere, kunstnere og vanlige ansatte organiserer arbeidsdagen sin, i serien «Sånn jobber jeg». I nesten hver samtale har vi bedt intervjuobjektet om å trekke frem en eller to tips, triks eller verktøy som hjelper dem gjennom dagen.

Her er noen av dem i reprise, samlet i en verktøykasse som kanskje har nytteverdi for leserne av jobb smartere.

Av alle de vi har snakket med, sitter tre stykker definitivt helt foran i flyet, sammen med det mest eksklusive tidsstyringsverktøyet som finnes; en personlig assistent.

Samspill
Den ene av disse tre er Idar Kreutzer og hans medarbeider Marta, forutsetningen for at han skal kunne jobbe på den måten og i det tempoet han gjør.

– Vi er i realiteten et team, der hun har oversikt, ikke bare på e-posten og avtaler, men på saker, prosesser og personer. Hun har et nettverk rundt i organisasjonen som er uvurderlig for meg og sammen med dyktige kollegaer forberedes møter og avtaler, som gjør det mulig å gå raskt fra det ene til det andre.

Tidsregnskap
Den andre av lederne som reiser med PA, er tidligere administrerende direktør i KPMG, Stein Ragnar Nordeng, som ikke bare har en, men to; en administrativ assistent og en faglig rådgiver. I tillegg har han et relativt kvantitativt forhold til arbeidstid.

– For å holde styr på hvordan jeg bruker tiden, fører jeg et tidsregnskap. Det ligger jo litt i denne virksomhetens natur; vi lever av timer og av å ha oversikt over hva vi gjør når og for hvem. Samtidig handler mitt viktigste korrektiv om hvor vidt det jeg gjør gjennom dagen, uken og året driver oss fremover mot virksomhetens overordnede mål. Det er disse jeg først og fremst skal ha fokus på.

Tankekart
Grethe Viksaas, da adm. dir.  i Basefarm, i dag arbeidende styreleder i samme selskap, har også en personlig assistent. Men når det røyner på og listene ikke holder hverdagen sammen, er det tankekart som redder henne.

– Noen ganger er det så mye og så intenst, at alt virker like viktig. Da bruker jeg et tankekartverktøy som heter MindGenius og laster alt over i et tankekart. Det gir oversikten jeg trenger for å finne en vei gjennom oppgavemylderet. Heldigvis skjer ikke dette så ofte; jeg hadde en lisens til programmet en gang, som jeg har mistet. Nå bruker jeg det så sjelden at jeg får tegne en prøvelisens hver gang, smiler konsernsjefen.

E-post
E-post er et tema som hyppig dukker opp i samtalene om tidsbruk. Preben Carlsen i Trigger gjør et poeng av å ikke svare for utfyllende, men heller dra dialogen over på Slack eller ta samtalen ansikt til ansikt. Mads Nygaard i Aschehoug står opp før alle andre og rekker 3 kvarter med e-post før resten av familien våkner:

– Det er jo ikke så veldig lenge, men disse så mellomrommene, som jeg også bruker godt gjennom dagen, gjør at jeg holder hodet over vannet.

Evernote
Erlend Loe sin strategi er kanskje den mest uortodokse, men også effektive; han lar bare være å svare hvis det blir for mye. Han har i tillegg funnet sitt universalverktøy: – Evernote er vel det verktøyet jeg bruker mest og jeg synes løsningen er genial. Jeg har installert den på alt jeg har av telefoner og datamaskiner, er flink til å notere rett i programmet eller tar et bilde av lappen jeg skriver på, for ikke å miste den.

Lars Elling har lært å jobbe seg inn i flytsonen, og han kjenner kroppen sin godt nok til ikke å drive rovdrift på seg selv, hverken fysisk eller psykisk. – Jeg føler meg privilegert som har visst at jeg har tilgang på en slags brønn der jeg kan tappe materiale som kan bearbeides og bli til råstoff i den kunstneriske prosessen. Samtidig vet jeg at det er mulig å hente ut så mye vann at det jeg får opp er grumsete og lite brukbart. Særlig etter en utstilling merker jeg at kroppen og bevisstheten trenger å hente seg inn igjen.

Fokus
Det mest originale tidsstyringstipset er det kunstneren Cathrine Maske som har kommer med. Hun bruker et analogt Hasselblad-kamera, og føler at det hjelper henne å fokusere i arbeidet. – Jeg tar aldri mer enn to eksponeringer av det samme motivet og det blir nesten viktigere hva jeg velger å ikke ta bilde av, enn det jeg faktisk fotograferer. Dette drar også ned tempo i prosessen og gjør at jeg blir mer til stede når jeg jobber, slik jeg opplever det. Litt som å skrive for hånd, eller skisse på papir; det fysiske arbeidet har noe å si for resultatet.

Avbalansert
Dilek Ayhan, gründer av Alarga og nå statssekretær i Næringsdepartementet, fokuserer også på det fysiske.  – For å unngå stress, passer jeg også alltid på å bevege meg rolig, ikke kave med ting eller løpe for og nå møter. Den fysiske roen forplanter seg til hodet.

Illustratør og forfatter Inga H. Sætre kutter forbindelsen til Internett. – Jeg må begynne hver dag med en kaffe og epost, men så trenger jeg en lang periode der jeg virkelig fordyper meg. Derfor slo jeg av nettforbindelsen – og det som skjedde var at jeg ikke husket å slå den på igjen.

Planlegging
Gründeren av Kolonihagen og Maaemo, Jon-Frede Engdahl, starter dagen i dag kvelden før.

– Organiseringen av dagene gjør jeg ofte kvelden før, ved å få oversikt over det som er planlagt i kalenderen. Jeg prøver å ikke se for langt frem, det hadde garantert stresset meg, men forbereder meg på det som er planlagt av møter neste dag. I Podio, som flere av virksomhetene bruker, har jeg kontroll på mine egne, og på delegerte oppgaver, og sammen med kalenderen blir dette tidsstyringsverktøyene jeg bruker.

Og helt til slutt: Advokat Stig Bech i BAHR sverger til gode forberedelser. Stortingsrepresentant og visepresident Ingjerd Schou bruker listen og fokuserer på en og en oppgave om gangen. Og Kjersti Løken Stavrum sparer tid der hun kan. – Også når det gjelder en del praktiske oppgaver, har jeg funnet måter å spare tid på. Et eksempel er forberedelser til foredrag. De er viktige for de gir meg en mulighet til å tanke nye tanker og til å sette meg inn i viktige problemstillinger. Og jeg vil heller bruke tiden jeg har til forberedelser på å tenke, enn å lage slides. Så det har jeg droppet. Og jeg skriver sjelden ned det jeg skal si på forhånd, men lager noen punkter på en lapp som jeg bruker som talemanus.