epost

Drømmen om e-post

For noen år siden ble e-post sammenliknet med en gresshoppesverm som surret rundt næringslivet og spiste produktivitet til frokost. Nå, i kjølvannet av Yammer, Slack og andre gruppediskusjonsverktøy, drømmer ansatte seg tilbake til den tiden da det var greit å gå fra jobb med 28 uleste e-poster i innboksen.

Den siste av mange diskusjoner startet med at Samuel Hulick slo opp med Slack på Medium, en side der lesere og skribenter deler erfaringer om det aller meste.

– With you in my life, I’ve received exponentially more messages than I ever have before. And while it’s been awesome to have such a connection with you, it has been absolutely brutal on my productivity, skrev Hulick, og forklarte noe av problemet med at terskelen for hva det var verdt å kommunisere med andre om, ble for lav:

– This really lowers the bar for what’s considered message-worthy to begin with. Email may have had its flaws with its “FWD: FWD: CC: FWD You have to read this!!1!” jokes sent from distant family members, but my god in heaven do those sound like the halcyon days of tranquility compared to the Diet-Coke-and-Mentos-like explosion of cat gifs, bot feeds, and emoji mashups you’ve brought into my life.

E-post og alternativene
Utgangspunktet her var altså en frustrasjon over e-postens invaderende egenskaper, avbrytelser og tiden vi brukte på å hente opp igjen meldinger og informasjon som var begravet et sted langt nede i innboksen og tiden vi brukte på å vente på svar på spørsmål som var viktige for å komme videre med et prosjekt eller en oppgave.

Så kom Yammer, et av de tidlige gruppediskusjonsprogrammene for næringslivet, som etter hvert ble slukt av Microsoft og for mange erstattet av Slack eller liknende. Her strømmer spørsmål og informasjon på fortløpende i kanaler og grupper som du må følge med på mer eller mindre kontinuerlig gjennom dagen. Hvis ikke blir du proppen i systemet eller hun som ikke fikk med seg det spontane allmøtet som noen kalte inn til i kanalen ”Generelt” 10 minutter før møtet startet.

Eller du ender opp som Samuel Hulick, nedsnødd i en blanding av viktig informasjon, fredagsølinvitasjoner og ”hvorerdunå”-oppdateringer.

Mye prat om arbeid – lite arbeid
To kritikere har satt ord på noe av problemet med gruppechat: Den ene, Cal Newport, professor og forfatter av boken Deep Work, mener både Yammer, Slack og liknende løsninger er et minst like stort tids- og effektivitetssluk som e-post engang var – og for mange fortsatt er.

For ham er ikke disse diskusjonene arbeid, men diskusjoner om arbeid som i liten grad tilfører prosjekter og oppgaver verdi. Som boktittelen hans hinter om, mener Newport at det som mangler i dagens arbeidsliv er den dype konsentrasjonen der vi fokuserer intenst og lenge på oppgaver som krever vår kompetanse – og som ikke hvem som helst kunne ha gjort for oss. Vi må med andre ord være mer bevisst på hva det er vi er gode til, og så gjøre mer av det.

Mye kommunikasjon – mange avbrytelser
En annen som har meldt seg på i denne diskusjonen, er forskeren Linda Stone. Vi har tidligere skrevet om et konsept hun har brukt for å beskrive den samme mangelen på fokus som Cal Newport er opptatt av; partial attention syndrome. Poenget hennes er at vi blir avbrutt så ofte og av så mange forskjellige ting, at det går ut over kvaliteten på arbeidet vi gjør. Og utfordringen for en moderne kunnskapsarbeider, med krevende oppgaver som forutsetter en høy grad av samarbeid, er ikke å disponere tiden riktig, men å håndtere avbrytelsene på en konstruktiv måte.

E-post kan du lese når du vil
Det er i denne situasjonen at noen blir nostalgiske og drømmer seg tilbake til dagene da e-posten dominerte kommunikasjonen. Den var asynkron og ikke invaderende, du kunne med andre ord lese den når du hadde (satt av) tid, uavhengig av hvem som sendte den og hva som skjedde i andre enden. Det gir et element av kontroll som mange savner i en virkelighet der hastigheten bare har økt de siste årene.

Et siste poeng, som mange trekker frem nå, er at e-post er en demokratisk teknologi. Det har ikke så mye med funksjonaliteten å gjøre, men det faktum at det ikke er noen som eier den. Yammer er eid av Microsoft, Slack har også eiere, mens e-post er en protokoll og en teknologi som hvem som helst kan ta eierskap til, ved å utvikle programmer og apper.

Slik jeg ser det er hovedproblemet med Slack, Yammer og e-post egentlig det samme. Og det handler ikke først og fremst om at de er invaderende, krevende, synkrone eller asynkrone. Utfordringen er at spørsmål og informasjon finner deg helt uavhengig av hva du driver med og hvor resten av informasjonen om oppgavene dine befinner seg. Du ender opp med ikke bare å bli avbrutt, men å lese informasjon flere ganger før du til slutt må lete den frem når du virkelig skal jobbe med den.

Alternativene
Løsningen er det sikkert noen som jobber på allerede. Og kanskje finnes den også i kombinasjonen av to forskjellige plattformer, som allerede har hentet mange samtaler ut av mailboksen.

Den ene heter Asana, en to do-løsning vi har skrevet om tidligere, hvis ambisjon er å overflødiggjøre e-posten og å knytte informasjon og diskusjoner sammen i prosjektene der de er relevante.

Den andre heter Workplace, ex-Facebook@Work, nylig lansert for massemarkedet med en prising som gjør den mer enn konkurransedyktig med blant annet Slack. Her får du kombinasjonen av gruppechat og den nyhetsstrømmen som ellers er plassert på forskjellige varianter av et intranett.

Grunnen til at jeg trekker frem disse to er delvis at funksjonaliteten fra begge plattformer utfyller hverandre og passer sammen, men også det faktum at begge Asana-grunnleggerne, Dustin Moskowitz og Justin Rosenstein, er tidligere kollegaer av Facebook-gründer Mark Zuckerberg. At begge også er milliardærer, gir et handlingsrom som ikke er alle forunt.

Og hvis de finner sammen og samarbeider, kan de kanskje få resten av verden til å gjøre det samme.