Vær mer tidskritisk – tenk ROI på tidsbruken

Bruker du tiden din på det du faktisk kan gjøre noe med? Og vet du når det holder? Det er to helt grunnleggende spørsmål du bør kunne svare på hvis noen vil vite hvordan du planlegger dager, uker og år.

Et av de bedre rådene jeg har fått, er å unngå konflikter. Ikke bare fordi konflikter er ubehagelige, men fordi fastlåste situasjoner ofte er ekstremt tid- og energikrevende, går over lang tid og ikke munner ut i en løsning.

Å unngå konflikter er ikke det samme som å være unnvikende, utydelig eller grenseløs. Tvert i mot: Et tydelig, men vennlig ”nei” når noen prøver å få deg til å gjøre noe du ikke har tid til, en klar deadline på et prosjekt og klar ansvarsfordeling er mye viktigere verktøy i arbeidet for å unngå konflikter, enn unnvikende adferd.

circle of concernCircle of influence og circle of concern
En måte å tenke tid på, er å se den i forhold til hva du faktisk kan oppnå med tiden du bruker. Vi kan dele inn oppgaver og energibruk i to kategorier. I den ene finner du ting som tar tid og oppmerksomhet, uten at muligheten for å nå et mål eller skape en endring er særlig stor. Den kaller vi circle of concern.

I den andre kategorien finner du ting som tar tid og oppmerksomhet, og som du faktisk kan påvirke utkommet av.

En fastlåst konflikt er et godt eksempel på en tidkrevende situasjon som befinner seg i circle of concern. Den tar mye tid, gir en dårlig følelse, fører til ubehagelige situasjoner – ofte uten at ting endrer seg. Andre eksempler, av mindre dramatisk karakter, er arbeidsprosesser, kollegaers måter å jobbe på, prosjektoppgaver som ikke er ditt ansvar – og prioriteringer i strategien som du ikke kan påvirke.

Nøkkelen til å lykkes med disse er å ha et slags ROI-perspektiv (return on investment) på tidsbruken; hva får du faktisk igjen for investeringen du gjør. Og så kan du prioritere det som gir best avkastning.

buoohNår nok er nok
Neste tidsbesparende strategi går på å ha et bevisst forhold til når du ikke får mer igjen for å bruke tid på en oppgave. Jeg tror til og med denne metoden har ett navn: The The Theory of Diminishing Returns – og ser omtrent sånn ut:

Enkelt sagt; for noen oppgaver holder det med ”godt nok”. For hvert minutt du bruker ekstra, får du mindre og mindre igjen.

Det gjelder for eksempel hvis du skal skrive et referat fra et møte eller dele notatene dine; noter underveis og bruk minimalt med tid på å redigere dem etterpå. Hjemme er det kanskje ikke nødvendig å ha det perfekt hele tiden, men heller leve med litt rot, hull i en av buksene til kidsa eller en bil som burde vært vasket for flere uker siden.

Så bruker du heller tid på oppgaver der du har noe igjen for ekstra innsats; hvis du er konsertpianist vil hver øvelse øke mestringen. Lager du en rapport som blir et viktig beslutningsgrunnlag i en strategiprosess, vil kanskje en dag ekstra med research utgjøre en stor forskjell. Og har du liten tid før et møte i en by der du ikke har vært før, lønner det seg garantert å sjekke adressen og transport, før flyet lander.

Igjen, tenk ROI. Men ikke glem YOLO og masse LOL.