Fokus og forenkling

Alt var kanskje ikke mye bedre før, men verden var i hvert fall mindre kompleks. Og kompleksitet er en av de store utfordringene vi må håndtere, både hjemme og på jobb, hvis vi skal henge med i et moderne samfunn gjennomsyret av teknologi. Her er noen råd – med noen refleksjoner med på kjøpet.

Jeg leste for lenge siden at i Øst-Tyskland, før muren falt, så hadde de ett jeansmerke og èn modell å ”velge” mellom. Artikkelforfatteren skrev at han alltid var happy med det nye paret, etter å ha spart lenge for å ha råd.

Så falt muren, all verdens jeansgiganter etablerte seg i det nye Tyskland og vår venn kunne plutselig velge mellom flere titalls modeller, merker og design. Siden den gangen har han aldri vært skikkelig fornøyd med de jeansene han har kjøpt. Han kunne alltid ha kjøpt noe annet og tanken på at et annet par ville vært bedre, preget opplevelsen av valget han hadde gjort også etter at han hadde betalt.

Valgmuligheter er en form for kompleksitet – og flere valgmuligheter er med andre ord ikke alltid et gode.

På arbeidsplassen har ny teknologi og nye måter å jobbe på totalt endret flyten i arbeidsprosessene. Der vi tidligere jobbet med ett prosjekt eller en oppgave til den var avsluttet eller vi ikke kom lenger, håndterer vi i dag stadig flere avbrytelser, spørsmål og henvendelser i et økende antall kanaler samtidig med at vi forsøker å fokusere på det vi egentlig har bestemt oss for å jobbe med.

Fragmentering er også en form for kompleksitet – og ikke alltid av det gode når det er personlig effektivitet som er målet.

På hjemmebane driver teknologien utviklingen på en måte som øker kompleksiteten og antallet beslutninger vi må ta eller forholde oss til gjennom en dag. Å organisere en kjøregruppe for ungenes håndballtrening på 80-tallet var en øvelse i telefonbruk og koordinering. Å endre en oppsatt avtale måtte gjøres i god tid. Og unger som sto utenfor treningshallen og ville bli hentet på minuttet, var nærmest ikke-eksisterende; de hadde jo ikke noen måte å komme i kontakt med foreldrene på.

I dag tar det bare noen minutter å sette sammen en kjøregruppe på Messenger (e-post er for lite fleksibelt), endringer kan gjøres i siste minutt og hvis kidsa blir stående alene uten skyss, tar det bare noen sekunder før det piper i WhatsApp eller plinger i Messenger.

Kompleksiteten rundt oss og i livene våre øker gradvis og nærmest uten at vi er klar over det. Vi opplever utviklingen både som et fremskritt og som noe naturlig – og ser ikke på bivirkninger som stress, mangel på mestring og tilkortkommenhet som noe annet enn konsekvensen av for mye å gjøre eller et for høyt tempo.

Når du først oppdager hvordan alle ting og prosesser har en tendens til alltid å bli vanskeligere, lengre, mer omfattende og mer komplekse, åpner det seg imidlertid en verden av muligheter. For meg innebar det en gjennomgang av veldig mye, fra hvilke ting jeg omga meg med ( – lenge før Marie Kondo begynte å oppfordre folk til å kreve at tingene skulle gjøre deg lykkelig) og hvordan jeg handler klær til antallet klienter i firmaet, hvordan jeg planla arbeidet og rutiner rundt så enkle ting som timeføring og fakturering og planlegging av dagens oppgaver.

Noe av det som funker for meg:

Papir
Dette er nødt til å være et individuelt valg – og det som funker for noen, funker ikke for andre. Jeg prøver å eliminere så mye papir som mulig. Jeg bruker et listeverktøy for alle oppgaver, inkludert handling og praktiske gjøremål, som jeg deler med kona. Hvis du bruker mer enn ett, forsvinner gevinsten raskt. Jeg har flyttet så mange regninger som mulig over på eFaktura eller AvtaleGiro. Bøker og aviser ligger som apper på nettbrettet Jeg skanner papirer og kaster originaler over en lav sko. Men jeg noterer fortsatt for hånd når jeg lager disposisjoner og prøver å være kreativ – rett og slett fordi jeg liker følelsen av penn mot papir og fordi jeg tror resultatet blir bedre.

Struktur 
Når jeg prøver å være så digital som mulig, blir struktur ekstra viktig. Å tenke igjennom mappehierarkiet på Dropbox eller OneDrive eller organiserer e-posten på en hensiktsmessig måte, sparer meg for mye tid. Samtidig er det ikke den klassiske strukturen som gjelder lenger, i hvert fall ikke på samme måte som før. Med et godt, indeksert søk på PC og Mac går det mye raskere å finne frem til dokumenter og bilder på den måten, hvis jeg har sørget for et godt navn eller en beskrivende tagg. Som jeg skrev i et innlegg for veldig lenge siden: Søket er den nye strukturen. Det prøver jeg å praktisere i hverdagen.

Økonomi
Her tilhører jeg den heldige gruppen blant oss som ikke har så mye økonomi å organisere. Men selv med en normal lønnsinntekt og et boliglån, er det mulig å lage rot. En stund hadde jeg for eksempel to kredittkort. Det ble raskt komplisert (og dyrt). Nå har en konto for lønn og løpende forbruk, en konto for faste utgifter og en sparekonto. Kredittkortet ligger for det mest i en skuff.

Tid
Jeg bruker to kalendere – en privat og en for jobb – som jeg fletter sammen på Macen. Tilsvarende har jeg bare to e-postadresser som jeg bruker i det daglige, en privat og en på jobb. Alle avtaler, de med ungene, eks’en og kona blir plottet inn digitalt, og det er et poeng å alltid prøve å være à jour med å legge inn avtaler og aktiviteter, minst en gang i uken.

Hjelp
Det finnes apper for alt og i perioder har jeg hoppet frem og tilbake mellom to notatverktøy (Evernote og OneNote) og flere forskjellige to do-apper. I forenklingens navn har jeg valgt en av hver – Evernote og WorkFlowy. Så holder jeg orden på passord og koder med 1Password (betalt tjeneste som koster under 3 dollar i måneden) og har blitt fan av Doodle for å organisere alt fra familieselskaper, møter på jobben – og kjøreordninger på håndballen.

Apper, verktøy og praktiske rutiner til tross; min erfaring er at forenkling bunner i en innsikt og en holdning. Først når du ser hvor mye tid og energi kompleksitet stjeler, er det mulig å drive med noe annet enn overflatebehandling. Men hvis du først klarer å forandre deg, er belønningen bedre oversikt og mindre stress – og kanskje litt ekstra effektivitet også.