Enklere reisebilag med smarte apper

Å holde orden på bilag fra utlegg og reiser er ikke akkurat lystbetont, men nå som det holder å ha de elektronisk er det blitt mye enklere. Med mobilen din kan du enkelt ha kontroll på dine reiseregninger.

I 2014 ble kravet om originalbilag i skattebetalingsforskriften opphevet. Nå holder det at du har kvitteringene dine digitalt. Likevel er det mange bedrifter og ansatte som fortsatt skriver reiseregning for hånd og sender dem rundt for godkjenning. Dette er både tidkrevende og kostbart. Du må arkivere en haug med små, krøllete kvitteringer, forsøke å tolke håndskrifter og føre inn alle tallene manuelt.

Er du blant de mange som fortsatt går rundt med kvitteringer i lomma, er det med andre ord på tide å tømme dem, brette opp ermene og gå digitalt. Det er surt å måtte dekke utlegg selv, etter at kvitteringene har gått gjennom diverse vaskeprogram og tørketrommelen, eller forsvunnet både fra lommene og hukommelsen.

I dag finnes det en rekke gode og enkle løsninger som kan legges inn på mobilen. Alt fra enkle gratisapper til mer avansert nettløsninger som kan kobles direkte opp mot regnskapssystemer og lignende gjennom abonnementstjenester.

Det enkleste har du allerede
Den aller enkleste løsningen trenger ikke engang en egen app. Det er rett og slett å ta bilde av kvitteringene. Da mister du dem i hvert fall ikke, de blir aldri krøllete og de kan enkelt legges ved utleggskjemaet. Lagrer du dem i en skytjeneste er du helt sikker på at de ikke forsvinner.

For enda bedre oversikt finnes det noen smarte løsninger som gjør alt veldig enkelt.

Vi har testet: Sonya Utlegg & Reise
Appen fungerer knirkefritt. Her kan du opprette et oppgjør for et utlegg, en måned eller en tur. Du kan fortløpende legge inn bilder av kvitteringer, og på slutten av turen eller måneden genererer du en PDF-rapport.

Så enkelt er det:

01

 

Legg inn dine opplysninger som navn, adresse og kontonummer.
Du kan også legge inn signaturen ved å skrive den med fingeren, og den legges automatisk med i utleggsskjemaet.

 

 

 

 

02

 

Opprett et oppgjør i appen: Velg mellom utleggsregning og reiseregning.

 

 

 

 

03

 

 

 

Skriv inn type utlegg, beløp og valuta:

 

 
04

 

 

Ta bilde av kvitteringene. En fiks funksjon gjør at bildet blir svart/hvitt i høy kontrast for bedre lesbarhet.

 

 

 

UtleggSend utlegget med alle kvitteringene til deg selv, regnskapsfører, økonomiansvarlig, etc.Utleggsskjemaet kommer fiks ferdig signert!

Appen har en gratis prøveperiode på 30 dager, deretter koster den 33,- pr måned eller 299,- per år.

Alternative apper: Visma.net Expense, Xledger, Utlegg+
For de mer viderekommende, finnes det flere brukervennlige regnskapsprogram. De er nettbaserte og krever ikke noen særlig kunnskap om regnskapsføring. Rapportering etc. skjer nesten av seg selv. Dette er en god løsning for alle som driver en liten virksomhet. Utgiftene til ekstern regnskapsfører kan bli store, så her er det penger å spare. Forutsetningen er selvfølgelig at du faktisk tar deg tid til å gjøre det selv fremfor å drive med det du helst vil. Et klart kost-nytte-regnestykke.

Noen eksempler på populære løsninger er: Visma eAccounting, Unimicro, Matrix og Fiken.
Med noen ekle grep kan du med andre ord være sikker på det ikke er du som må ta regningen.

  • Kurt_Kortner

    Hvordan legger jeg inn kvitteringer jeg får elektronisk?