aktivitetsbasertkontor

Det aktivitetsbaserte kontoret – et skreddersydd kontorlandskap

Før het alt åpent landskap. Nå snakker stadig flere om aktivitetsbaserte kontorer. Hva er det? Og hvordan får man det til?

Åpne landskap på kontoret er ingen nyhet. Store flater med rekker av skrivebord finner du i organisasjoner langt tilbake på 1800-tallet. Noen av de mest berømte motivene fra denne typen kontorer, er bildene fra Lark Administration Building, tegnet av Frank Lloyd Wright, fra 1906. Og langt opp på 70-tallet var organisasjonsformen vanlig, også i Norge, for eksempel i Televerket sin hullkortavdeling i Oslo.

Etter at stadig flere av de ansatte hadde trukket seg inn på cellekontoret i løpet av etterkrigstiden, var det en nyhet da det amerikanske reklamebyrået Chiat Day en gang på 80-tallet rev veggene – som de etterpå malte i spenstige farger. Og plutselig var det åpent landskap som gjaldt igjen.

Annetin Hurum
Annetin Hurum

Det aktivitetsbaserte kontoret
I løpet av de siste årene har vi sett en voksende trend i organiseringen av arbeidsplasser mot det aktivitetsbaserte i Skandinavia. De siste ti årene har stadig flere organisasjoner i Skandinavia lagt om til det som kalles et aktivitetsbasert kontor. Vi snakker fortsatt om kontorer der vegger blir revet og de ansatte trekkes ut på gulvet, men der stopper også likheten. Vi spurte interiørarkitekt MNIL Annetin Hurum i Asplan Viak AS om hva forskjellen egentlig består i.

– En aktivitetsbasert arbeidsplass er mer et endringsprosjekt enn det er et innredningsprosjekt. Det er ikke en prosess der de ansatte blir tvunget ut av kontorene sine for å sitte så nært naboen som mulig på fargerike stoler, omgitt av sittegrupper og stillerom. Det er i realiteten en ny måte å jobbe på, med større fokus på blant annet samarbeid og deling, enn man klarer å få til i de tradisjonelle kontorløsningene med faste plasser i åpne landskap og/eller cellekontorer.

En friere arbeidsform
– Men så handler det selvfølgelig også om nye, fysiske omgivelser. Aktivitetsbaserte arbeidsplasser må evne å støtte de ansattes behov og arbeidsstil, enten de trenger ro og konsentrasjon eller et sted for samarbeid. Det  er ikke et «one size fits all». Og hvis noen på død og liv ikke vil flytte ut av det tradisjonelle kontoret, så er det plass til dem også. Bak en dør som de får lov til å lukke og kalle sin egen, smiler Hurum.

Annetin Hurum har vært med på flere prosjekter, der bedrifter har gitt slipp på den tradisjonelle organiseringen med faste arbeidsplasser til alle ansatte, og gått over til en ny organisering med individuell frihet til å sitte og jobbe hvor man vil, når man vil og ikke minst hvordan man vil. Det som kjennetegner de prosjektene som går bra, er analysen og arbeidet som gjøres i forkant av endringen.

Tilpasses hver enkelt organisasjon
– Det er særlig et europeisk konsulenthus, det nederlandske Veldhoen+Company, som er ledende når det kommer til å veilede store organisasjoner gjennom denne typen prosesser. Veldhoen har drevet med dette i over 20 år, så konseptet er ikke så nytt som vi kanskje tror her hjemme. Og noe av det de er spesielt flinke på, er å kartlegge og å forstå organisasjonene de jobber med. Dette handler om kulturen hos kundene, hva som driver dem, hvordan de jobber og hva de jobber med. Men også så konkrete forhold som hvor mange av kontorplassene som er i bruk på et gitt tidspunkt – og hva det reelle behovet faktisk er.

– Basert på kartleggingen og analysen, jobber blant annet jeg og mine kollegaer med utformingen av de nye kontorene, tilpasset hver enkelt organisasjon og de ansatte. Når vi tegner og implementerer et aktivitetsbasert kontor, er det naturlig nok viktig å vite hva slags aktiviteter det er vi skal støtte, forklarer Hurum.

kontor

IT er en suksessfaktor
En helt avgjørende suksessfaktor er IT. – IT-løsningen er nødt til å fungere fra dag en, over alt og hele tiden. Om du velger å sette deg i biblioteket, logger deg på en skjerm i et lukket rom eller finner plass på en ergonomisk arbeidsstasjon i et åpent landskap, må utstyret fungere slik det skal. Det skal aldri oppleves plundrete eller komplisert å bytte arbeidsplass; det undergraver hele poenget med et aktivitetsbasert kontor. Alle plasser skal være ideelle for den typen arbeid som er tiltenkt plassen, det være seg samarbeid, konsentrasjonsarbeid eller videokonferanse, for å nevne noe. Det skal være enkelt og raskt å forflytte seg fra en plass til en annen, og alt man tar med seg er laptoppen og eventuelt kaffekoppen. Plug-and-play.

– Vel så viktig er muligheten til å være tilknyttet intranett og organisasjonens database ved arbeid utenfor kontorets fire vegger. I et aktivitetsbasert arbeidsmiljø skal man enkelt kunne jobbe hvor enn man ønsker, enten det er på en cafe eller på hjemmekontoret.

En arbeidsform basert på tillit
– En annen forutsetning for suksess, er tillit. Det er viktig å huske på at prosessen ikke er over med innflyttingen. Egentlig er det da det starter. De ansatte må oppleve at ledelsen stoler på dem og har tillit til at jobben blir gjort, selv om de ikke er synlig på kontoret til enhver tid. Samtidig må de nye lokalene være så attraktive at de ansatte faktisk ønsker å jobbe der – uten å falle tilbake i gamle vaner eller etablerte måter å jobbe på.

– I en av organisasjonene der jeg har deltatt i et slikt prosjekt, Eidsiva bredbånd på Lillehammer, ansatte de en kultursjef, med ansvar for å realisere verdiene knyttet til den nye måten å sitte, jobbe og tenke på. Da ta du endring på alvor, avslutter interiørarkitekt MNIL Annetin Hurum i Asplan Viak.