Effektive møter: slik får du mest mulig ut av et møte

Alt for ofte munner et møte ut i ingenting. Her er noen enkel råd som sikrer handling når ansvaret for møtet er ditt.

Før møtet

  • Lag en agenda som tydelig forteller hva målet med møtet er og hvilke punkter som skal diskuteres. Å forberede folk på hva slags type møte du kaller inn til (informasjon, beslutninger, status og fremdrift eller arbeidsmøter) gjør også at de som kommer, kan forberede seg på hva de må bidra med.
  • Sørg for at alle vet hva som ble besluttet på eventuelle tidligere møter og hva som skal hva følges opp og forberedes. Alt for mange møter stopper opp fordi en eller annen ikke har gjort det som ble avtalt forrige gang, og som er forutsetningen for å drive prosessen videre.
  • Ikke ta med for mange i et møte. Tenk igjennom hvem du setter i samme rom og om du kan påvirke teamet gjennom en god sammensetning av forskjellige mennesker. Noen jobber godt sammen, andre kan ikke fordra hverandre.
  • Unngå for lange møter. De som ender i en lunsj eller er plassert mot slutten av dagen, er ofte enklest å avslutte.

I møtet

  • Vær en tydelig møteleder: Stopp den innledende småpraten på en bestemt, men tydelig måte. Styr diskusjonen i riktig retning hvis den sporer av – og henvis gjerne til agendaen og møtetiden for å få de andre til å bidra med å rekke det dere skal igjennom.
  • Ta hensyn til at deltagerne er mest energiske og kreative i starten av møtet, disponér agendaen langs en skala der hvert punkt krever mindre og mindre energi og fokus.
  • Mange møter faller i samme felle som enkeltpersoner gjør i en hektisk hverdag: For mye tid går med til kortsiktige oppgaver som det tilsynelatende haster med. I verste fall står de ikke engang på agendaen. Sørg for å markere i innkallingen hvilke temaer som er de viktigste, fremhev det gjerne ved starten av møtet – og sett av konkret tid til disse diskusjonene.
  • Be deltagerne om å være restriktive med å svare på meldinger og epost under møtet. Selv om hver enkelt ofte klarer å henge med, også når han eller hun jobber litt med andre ting, spiser det opp fokus og oppmerksomhet underveis. Da er det bedre å sette av mindre tid og å jobbe mer effektivt.[/list]

Etter møtet

  • Steve Jobs opererte med begrepet DRI: Directly Responsible Indivual. Alle oppgaver måtte knyttes til en DRI og den ansvarlige måtte følge opp frem til neste møte eller oppgaven var gjort. Oppgaver som ikke er konkret formulert i handling og knyttet til en person, har sjelden verdi.
  • Si alltid «ja» til å skrive referatet. Da sikrer du at tiden i møtet ikke er brukt forgjeves og du får være med på å definere oppgavene. Send det ut så raskt etter at møtet er over som mulig og unngå at det blir for langt.

Noen ganger er ikke enkle tiltak og strategier nok for å ta kontroll over uproduktive møter. Da kan det faktisk lønne seg å kalle inn til et møte om hvordan dere gjennomfører møter. Bare husk å lage en agende først …