Office 2016 – hva er nyhetene

Office 2016 ble lansert for noen uker siden og salgsargumentet til Microsoft er at den nye pakken gjør oss enda mer produktive. Etter å ha tatt en titt på nyhetene er min vurdering at det egentlig ikke er noen grunn å vente, du bør vurdere å oppgradere allerede nå.

Det er tre år siden den forrige omfattende oppgraderingen av Office-pakken, men når du åpner 2016-versjonen av de kjente programmene, er det ikke umiddelbart lett å se hva som er den store forskjellen.

Office 2013 handlet mye om skyen, mens Office 2016 fokuserer på bedre funksjonalitet for deling og samarbeid – og akkurat det blir synlig etter hvert – men det meste ser ut som det har gjort i mange år allerede. For syns skyld – bokstavelig talt – er det inkludert et nytt fargetema som en del av brukergrensesnittet. Den grå versjonen av Word og Outlook er akkurat så annerledes at det føles som om jeg har installert et nytt program på maskinen. Men selvfølgelig har det skjedd mer enn det:

Et velfungerende indeksert søk som favner hele harddisken, har forandret måten jeg jobber på. Strengt tatt er det en del av Windows 10-oppgraderingen, men søket har også forandret måten jeg bruker Office. Noe Mac-brukere har hatt i årevis, og som Windows-brukere sikket har kunnet installere via tredjepart, men som alltid har vært et savn for meg. Nå er det så enkelt som Windows+S, et eller flere søkeord og tiden med klikking nedover i mappehierarkier på jakt etter filer er over for alltid.

 

Sanntids redigering er lenge etterlengtet, og kjent for de som har blitt vant til å jobbe med Word-dokumenter på nett. Fordi jeg har jobbet mye alene de siste årene, har jeg ikke opplevd dette som et savn – inntil jeg flyttet inn til en kunde og ble en del av flere prosjekter og grupper der samarbeid om dokumenter var viktig. Lenge har vi sendt den månedlige statusrapporten mellom oss på epost, før sistemann ut la den tilbake på serveren, når vi egentlig kunne tenke oss både å oppdatere og diskutere sammen, samtidig, og i hvert fall ikke være redd får og sitte igjen med tre versjoner på serveren, etter noen dagers «samarbeid». I Office 2016 er denne funksjonaliteten integrert, også i desktop-versjonen av Word. Forutsetningen for at dette skal fungere er at dokumentet er lagret på OneDrive eller OneDrive for Business (Dropbox og flere kommer etter hvert), og at de du samarbeider med også er logget inn med en Microsoft-konto.

 

I Outlook tar ny vedleggsfunksjonalitet hensyn til at grupper samarbeider mer og mer, og at et dokument stadig sjeldnere er det samme dagen etter at det sendes ut. Derfor er det nå mulig å legge ved dokumentet som en kobling, i stedet for en fysisk fil, direkte fra Attatchment-feltet. Når prosjektdeltageren som har vært en uke på ferie leter opp vedlegget som ble sendt for noen dager siden, vil hun automatisk finne siste versjon – men en grundig versjonshistorikk tilgjengelig.

 

Skikkelig versjonering er også en fordel i samarbeidssituasjoner, der en av kollegaene dine plutselig sletter alle gullkornene og avsnittene du har lagt inn. Let deg bakover i rekken av redigeringer, og legg gullkornene tilbake.

 

For å støtte samarbeid og deling, er det nå også mulig å bruke Skype-chat og videokonferanse direkte fra dokumentene du jobber med. Brukt riktig, ikke minst ved hjelp av funksjonaliteten som forteller om du er tilgjengelig eller ikke, er dette et praktisk verktøy når du samarbeider med andre. Brukt feil, som når du alltid er grønn-markert og alltid svarer når andre trenger deg, blir dette en distraksjon som ikke gjør veldig mye for produktiviteten – hverken i organisasjonen eller for den enkelte ansatte.

 

Med Office 2016 kommer det et helt nytt program – eller funksjonalitet – som har fått navnet Sway. Strengt tatt er det ikke en del av Office-pakken i det hele tatt, all den tid det er gratis, du kan logge den inn og jobbe på nettet og du trenger ikke et Office 365-abonnement for å bruke den. Sway er en blanding av Word, PowrPoint og Publisher og resultatet er interaktive websider og presentasjoner på veldig kort tid. Egen omtale kommer.

Litt avhengig av hvordan du bruker Office-pakken fra før, disse nye funksjonalitetene, sammen med mengder av småting som jeg regner med å oppdage etter hvert som jeg trenger dem, er mer enn god nok grunn til å vurdere en oppgradering. Og når det er sagt, må det være lov å lufte ørlittegranne frustrasjon på slutten av en ellers god omtale:

I en tid der Microsoft fokuserer på produktivitet og samarbeid, hvorfor i all verden skjer det ingenting med Oppgave-funksjonaliteten i deres egen Office-pakke. Disse verktøyene er integrert med de mest brukt applikasjonene i verden, og en gjennomtenkt løsning som tar opp konkurransen med Todoist, Asana og WorkFlowy, ville hatt et gigantisk konkurransefortrinn.

Når det er sagt: Microsoft har kjøpt opp en av utfordrerne på dette området, Wunderlist, og det er jo ikke umulig at det kan skje ting med tanke på integrasjon av bedre funksjonalitet der også etter hvert. Og i mellomtiden kommer det en egen Wunderlist-omtale om litt.

DISCLAIMER Som alltid, når jeg blogger om Microsoft, tar jeg med at de fortsatt er en kunde av meg – og at jeg er over gjennomsnittet begeistret for mye av det utvikler og tilbyr – hardware og software.