monotasking

Monotasking – en ting om gangen

Trodde du det var best å kunne ha mange baller i luften? Forskning viser at multitasking reduserer effektiviteten din med 40% – å fokusere skikkelig på en oppgave om gangen er mest effektivt.

Hver uke tar avbrytelser en dag av uken din. Og hvis forskningen har rett, reduserer multitasking produktiviteten din med 40 prosent. Den gode nyheten er at nesten halvparten av avbrytelsene du blir utsatt for, i realiteten er noe du utsetter deg selv for. Vi har med andre ord kontroll over mange av de faktorene som stjeler oppmerksomhet, tid og energi – og bidrar til den utmattende følelsen av å være kontinuerlig stresset.

Søker du på nettet eller skanner et par bøker om effektivitet, finner du utallige råd om hvordan du skal ta tilbake kontrollen – og hva du skal fokusere på for å få mest mulig igjen for innsatsen. Her er min topp 10 – et stadig pågående prosjekt der målet er zen på kontoret, mens virkeligheten nok ikke alltid er like preget av ro, fokus og flyt.

Ta kontroll over telefonen
Prøv, bare for moro skyld, å følge med gjennom en hel dag, på hvor mange ganger du sjekker telefonen for meldinger og epost, hvor du oppbevarer den når du sitter i møter eller tilbringer tid med andre – og hvordan du reagerer når den piper eller ringer. Hvis du likner på meg gir du opp å telle etter at du kommer til 50, du har telefonen innen rekkevidde hele tiden og den har nesten alltid prioritet når den våkner til liv. Så prøver du en dag der du, ikke telefonen, har kontrollen. Sett den – og behold den – på stille, bare vibrasjon er tillatt. Slå den helt av hvis du jobber på noe som krever fordypning og la den ligge i vesken når du sitter i møte eller drikker kaffe med venner etter jobb. Sjekk innkomne meldinger og eposter sjeldnere enn en gang i timen, og fokuserer på de oppgavene som står på to do-listen i stedet.

Bruk to enheter når du jobber
Noen deler arbeidet mellom to PCer, der de jobber med fordypningsoppgaver på den ene og gjør alt annet på den andre. Det innebærer at den «rene» PC’en hverken har Facebook, Spotify eller Twitter og at du ikke betaler regninger når du er midt i en jobb. Denne delingen funker for eksempel med en laptop og en Surface 3 – som nå har blitt en fullverdig PC. Men hvis det blir litt i overkant å ha to PCer, går det fint an å reservere et nettbrett til alt som for eksempel handler om sosiale medier, kommunikasjon, venner og epost.

Gå offline
Enten du jobber på en eller to enheter, er det gamle trikset med å kutte nettet fortsatt gangbart. Freedom er et av de populære programmene som blokkerer tilgangen til forhåndsdefinerte nettsteder eller all internett-tilgang i et bestemt tidsrom. Den enklere versjonen er å logge deg av selv. Eller gjøre som den amerikanske forfatteren Jonathan Frantzen, kjøpe en PC uten nettverkskort, putte en nettverkskabel og litt superlim inn i Ethernettporten – og kutte kabelen. I praksis blir dette litt som å sette seg på et arbeidsrom med døren lukket – du bare forsikrer deg om at ingen spennende mennesker passerer på utsiden av vinduene i tillegg.

Flere desktopper
Jeg vet ikke om dette lar seg gjøre på PC, men på en Mac er det mulig å sette opp adskilte desktopper, med egne bakgrunnsbilder og selektiv tilgang på dokumenter og mapper. Dette er kanskje en variant av å ha flere enheter; sett opp desktoper som matcher prosjektene dine, en for kommunikasjon og en for sosial interaksjon.

Disponer tiden – og bruk kalenderen
Ting tar den tiden du har. Overraskende ofte er du ferdig bare noen minutter før tiden er brukt opp. Hadde du gitt deg selv ti minutter mindre eller tredve minutter mer, ville du sannsynligvis hatt like lite eller mye tid igjen. Du kan med andre ord til en viss grad styre selv hvor lang tid ting skal ta og dermed også hvordan du disponerer dagen. Det kan av og til være en ide å bruke kalenderen som ditt disponeringsverktøy; på den måten blir det enklere å planlegge dagen som helhet og kollegaene kan enkelt se når du har satt av tid til fokusert og uavbrutt jobbing.

En ting om gangen
Selve hovedutfordringen er å legge til rette for et så snevert fokus, at du faktisk ikke prøver å gjøre flere ting på en gang. Et enkelt triks som kan hjelpe deg, er å skrive dagens todoliste i et format som gjør at du bare ser en og en oppgave. Små Post-It-lapper i en liten bunke kan fungere godt. Gjør deg ferdig med en oppgave, før du henter frem den neste. Da slipper du også å stresse når du, en gang mellom tre og fire, ser hvor mange store oppgaver som fortsatt er ugjort.

Før timer
Dette er rådet jeg liker dårligst. Å føre timer er for meg så nært knyttet til kontroll, konsulentarbeid og fakturering at bare tanken spiser av motivasjonen. Men ideen er god; å holde oversikt over hva du bruker tiden din på, gir viktig innsikt om hvordan du kan jobbe annerledes, mer effektiv – og få det bedre på jobben. Tidligere Microsoft-direktør Birger Steen førte et regneark der han holdt oversikt over hvilke typer oppgaver han brukte mest tid på. En gang i måneden laget han et kakediagram og fant raskt ut om han brukt tiden på det han ville, eller om den ble spist opp av andre. Du trenger med andre ord ikke å føre timer på kunder, men på kategorier. Og det kan være ganske motiverende.

Bruk en leseliste
I løpet av en dag snubler jeg over, og leter meg frem til, utallige artikler som jeg umiddelbart får lyst til å lese. For lenge siden printet jeg dem ut og lastet dem inn i en ringperm som jeg dro med meg over alt. Jeg husker fortsatt den gode følelsen av å synke ned i et flysete eller i sofaen en søndag formiddag, med flere timer uavbrutt lesetid foran meg. Den følelsen får jeg fortsatt når jeg åpner Pocket med lesing for flere uker linet opp (Evernote, OneNote og mange andre kan også brukes) – men det er noe eget med papir.

Ta deg tid til å lese
Det hjelper lite å sende artikler ut i skyen, hvis du ikke leser dem. Og er det noe jeg har lært etter mer enn 15 år som skrivende, så er det at behovet for input øker, om ikke eksponentielt, så i hvert fall ganske kraftig, jo mer jeg må levere av output. Derfor prøver jeg også å legge inn en halv dag med oppdatering og lesing innimellom. Å lære nye ting er ikke overvurdert.

Til slutt: Ta pauser der du gjør noe helt annet. Tilgi deg selv når du ikke kommer til bunnen av to do-listen. Og start med helt blanke ark hver dag.