Stressende kommunikasjon

En samtale kan bli vanskelig fordi du er stresset – og den kan være stressende fordi den er vanskelig. Oppskriften på suksess starter vanligvis med gode forberedelser.

Noe av det mest stressende vi kan ende opp med å gjøre, er å ringe inn en nødsamtale. Mens adrenalinet flommet og sekundene går, er vi helt avhengige av å kommunisere akkurat den informasjonen som er nødvendig for å få rett hjelp så fort som mulig.

I en slik situasjon har vi som innringere en stor fordel; den vi snakker med har treningen og kunnskapen som skal til, for å hjelpe oss å fokusere på akkurat de opplysningene som trengs, for å vurdere hva slags respons som behøves. Hvem vi er, hvor vi befinner oss, hva som har skjedd og hvilken type nødsituasjon vi befinner oss i.

I tilsvarende akutte situasjoner på jobben, er du sjelden så heldig at den du diskuterer, eller i verste fall krangler med, klarer å forholde seg konstruktivt til stresset og utfordringene. Men egentlig er det ikke så mye som skal til av forberedelser og forhåndskunnskap for å håndtere disse stressende samtalene litt mer hensiktsmessig. Prøv dette:

Stressede samtaler kommer i flere forskjellige varianter og det er alltid noe som kan gå galt. Til å begynne med har du de vanskelige samtalene som du vet om på forhånd – og kan forberede deg til. En kollega som ikke leverer godt nok på et felles prosjekt eller en medarbeider som blikker og sukker i møter når han er uenig eller kjeder seg.

Så har du dagligdagse samtale som starter helt greit, men som plutselig blir sure og negative. Et statusmøte med en gjennomgang av oppgaver eller forberedelser til en felles presentasjon. Ofte kommer disse plutselige skiftene som et resultat av at noe har skurret lenge – en eller flere har gått med en sten i skoen og plutselig kommer reaksjonen.

Til slutt har du de samtalene som munner ut i rene angrep, der den ene eller andre mister besinnelsen, blir irrasjonell og noen ganger truende.

Det beste utgangspunktet for å håndtere de forskjellige situasjonene ovenfor, er å kjenne deg selv så godt at du vet hvordan du reagerer, for eksempel når noe angriper deg i et møte. Dette er kunnskap som ofte er implisitt – vi har den, men er den ikke veldig bevisst – og å gjøre den eksplisitt gir bedre muligheter både for å reagere på en annen måte og å forstå hvordan du virker på andre mennesker.

Hvis du for eksempel instinktivt svarer på et angrep med å gå til motangrep, er det relativt liten mulighet for å få til en konstruktiv utgang. Hvis du lukker deg og trekker deg unna når situasjonen blir tøff, kan det i noen tilfeller virke like provoserende som om du alltid svarer på emosjonelle utfall med rasjonelle argumenter.

Å kjenne ditt eget reaksjonsmønster, og å mentalt fjerne deg litt fra situasjonen samtidig som du håndterer den, kan hjelpe deg å være mer målrettet i samtalen – og å bli mer lydhør ovenfor motparten.

Når du vet du er nødt til å gjennomføre en vanskelig samtale, er det lettere å forberede seg, men mange av disse rådene gjelder også i situasjoner der et møte plutselig går surt eller en kollega uventet går til angrep.

  • Bruk en kollega eller venn som sparringpartner. Start med å gjennomføre samtalen slik du tror du ville gjort det uten forberedelser, og diskuter dere frem til et innhold og enn form som er respektfull og minst mulig truende for den du skal snakke med. Ta notater.
  • Gå rett på – hvis du starter samtalen med en spøk eller med småprat om helgens fotballkamper, overrumpler du den du snakker med når du plutselig tar opp manglende prestasjoner eller uønsket adferd.
  • Del samtalen i to. Start med en beskrivelse av problemer og avtale et nytt møte dere skal diskutere substans. Det gir motparten tid til å fordøye det du har sagt – og til forberede saklige argumenter til en god diskusjon.
  • Vær bevisst på kroppsspråket ditt; når noen føler seg truet, blir de ekstra følsomme for alle former for trusler. Jeg har et par ganger fått høre at jeg kan bli litt invaderende når jeg blir engasjert (eller sint eller emosjonell, som det også kalles), at jeg lener meg frem, understreker poenger med en finger eller en penn foran meg på bordet og beveger meg farlig nær den andres komfortsone. Dette er helt unødvendig i en situasjon som allerede er spent.
  • Vis respekt for den du snakker med ved å anerkjenne det hvis du har noe av ansvaret for at situasjonen har oppstått. Å starte samtalen med å fokusere på deg selv, er lite provoserende, selv om samtalen ikke blir noe mer behagelig av den grunn.
  • Hvis du provoserer noen uten å mene det, er det lov å ta et skritt tilbake, for eksempel si at du skjønner at du må har formulert deg utydelig når du ser reaksjonen – og så redefinere intensjonen din på en ikke-provoserende eller mer konstruktiv måte.
  • Når du blir angrepet, ta til motmæle mot taktikken og metoden til personen som angriper deg, ikke gå på person. Å endre noens karakter er fåfengt, men hvis du synliggjør en annens taktikk ved å beskrive den, for eksempel si at det er veldig vanskelig å kommer videre i diskusjonen hvis den andre insisterer på å snakke høyt, true eller på andre måter være aggressiv, gjør du selve angrepet på deg selv til problemet. Det kan være et utgangspunkt for å komme videre.

Hvis du vil lære mer om å kommunisere i stressende situasjoner eller å håndtere vanskelige samtaler, finner det et stort antall bøker, artikler, websider og kurs.

Prøv for eksempel Holly Weeks sin “Failure to Communicate: How Conversations Go Wrong and What You Can Do to Right Them”, eller “On Communication” fra Harvard Business Review.