to do liste

Når vi lister oss til stress

Både ferien og oppstarten etterpå blir lett preget av om vi rakk det vi skulle, før sommeren startet. Akkurat nå lurer jeg på om det smarteste egentlig hadde vært å slette hele to do-listen i slutten av juni, og startet helt på nytt etter noen late uker uten dårlig samvittighet. 

Det er en tabbe jeg gjør hvert år; jeg lager en liste over det som må gjøres før sommeren. Så rekker jeg nesten alt, dytter litt på det som haster minst og tenker at jeg kan sette av noen timer i den første uken, bare for å være à jour når ferien er over.

Den første uken går fort. Så irriterer jeg meg litt i den andre over at jeg ikke gjorde meg ferdig i den første slik jeg planla, for så å stresse litt med at jeg ikke har nådd dette relativt enkle målet, jo nærmere jobbestart jeg kommer.

Å dra på ferie med for mange uavsluttede oppgaver eller prosjekter, kan med andre ord seriøst rote det til når målet er å tenke på noe helt annet enn jobb. En fysisk to do-liste gjør ikke saken bedre; den blir en konkret og stadig påminnelse om din egen tilkortkommenhet, der den følger med i bager og kofferter, fra land til land og uke til uke.

Samtidig er det ikke til å komme utenom; hvis det finnes et universalverktøy og et førstehjelpsskrin mot stress i en og samme forpakning, så er det sannsynligvis disse listene. Og et av de vanligste rådene som finnes i arbeidet med personlig effektivitet er nettopp å få ting ut av hodet og ned på papiret. Da kan du slappe av i trygg forvisning om at du ikke kommer til å glemme oppgaven og rolig fortsette med det du hadde begynt på, som du hadde bestemt deg for å gjøre.

Når du har samlet oppgaver på papiret, er det et poeng å tømme denne innboksen, enten det er en bunke postit-lapper, et Word-dokument eller en skreddersydd oppgave-app, med jevne mellomrom. Sortér dem etter et på forhånd ferdig definert prinsipp, for eksempel etter prosjekter, type oppgave, om den er fakturérbar eller ikke osv.

Og så prioritere: Sure sokker eller frosker først, store eller små steiner, øverste høyre hjørne i en prioriteringsmatrise, metodene er mange og målet må være å finne en som passer deg. Det viktigste er uansett å komme i gang – og å unngå å rote seg vekk i forberedelser og selve oppgavehåndteringen.

Og allikevel, på tross av gjennomtenkte systemer og metoder finnes det fallgruber i dette landskapet der vi lister oss frem, bokstavelig talt. En av dem – som er tidvis ganske heftig debattert på blogger og blant effektivitetsmisjonærene – handler om hvor mye en liste skal romme.

Noen mener at du skal skrive ned alt, absolutt alt, rett og slett for å få det ut av hodet. «Kjøp melk», «Hent bilen» i skjønn forening med «Lever researchnotatet», «Forbered strategimøtet» og «Inviter til bursdag». De listene blir lange, for å si det sånn, og det tar ikke lang tid før stresset setter inn.

Den andre strategien, eller retningen, fokuserer på oppgaver som du ikke automatisk blir minnet på når du glemmer dem, de som har en deadline eller de der du er den ene ansvarlige for å få det gjort.

De andre oppgavene likner litt på ubetalte regninger, hvis du lar dem ligge lenge nok dukke det opp en purring med 14 dager ekstra å betale dem på.

Jeg var lenge en ganske slavisk følger av den første metoden. En penn og en blokk var aldri langt unna, eposter til meg selv føyk avgårde flere ganger om dagen. Resultatet var at jeg veldig ofte skrev ned den samme tingen flere dager etter hverandre og stresset meg selv – uten at det førte til at oppgaven ble gjort. Tidvis måtte jeg gjennomføre regelrette slette- og ryddeaksjoner, rett og slett for å få to do-listen ned i et omfang som i større grad avspeilet arbeidsmengden, og i mindre grad angsten min for å glemme relativt enkle ting. Alternativet hadde vært at to do-listene bare fortsatte å vokse seg så store at de til slutt ville virke mot sin hensikt, nemlig lammende og demotiverende.

I dag er ambisjonen å være litt mer kritisk – vurdere om en oppgave faktisk hører hjemme på listen eller ikke – og jeg lover deg: jeg har alltid nok å gjøre allikevel.

Det var i denne prosessen med å finne en mer hensiktsmessig liste-strategi (at jeg har en listestrategi er jo i seg selv ganske fascinerende) at jeg tenkte på den ultimate oppryddingen: hva med å slette alt en gang i året, fortrinnsvis rett før ferien. Det som er viktig dukker opp igjen, akkurat som de ubetalte regningene som aldri forsvinner. Og vi kunne tatt fri med god samvittighet og litt mer ro i sjelen.