flere skjermer

Mer effektiv med flere dataskjermer?

Lenge var det en etablert sannhet at to skjermer var bedre enn en, og tre var aller best. Så begynte noen å sjekke hvem det var som hadde bestilt forskningen som underbygget påstandene.

Jeg husker godt et oppslag i Fortune et stykke opp på 2000-tallet, der Bill Gates, og flere andre toppfolk i forskjellige bransjer, fortalte om arbeidsvanene sine. Bildet av Gates er tatt på kontoret hos Microsoft i Seattle, han sitter ved et beskjedent skrivebord og holder en bærbar PC med touch-skjerm – og i bakgrunnen står det tre skjermer ved siden av hverandre.

Jeg arbeider på den midterste, fortalte datagründeren, på den høyre har jeg eposten og på den venstre Internet Explorer.

Effektivt med tre skjermer
Senere så jeg det samme oppsettet på flere norske arbeidsplasser, blant annet hos Eilert Hanoa i Mamut. Og jeg husker en kunde som fortalte at de hadde innført toskjermsoppsettet uten å merker de helt store forskjellene. Men da de kjøpte inn den tredje skjermen til alle ansatte, sank plutselig utskriftsmengden dramatisk. Det viste seg at den tredje skjermen ble brukt til notater og artikler som var nødvendig i arbeidet, og som tidligere var blitt skrevet ut og så kastet når oppgavene var gjort. Med andre ord mer miljøvennlig – men ikke nødvendigvis hverken mer eller mindre effektivt.

Allerede før artikkelen med Bill Gates, hadde det begynt å dukke opp undersøkelser og forskning som styrket argumentene for to eller tre skjermer. En klassisk studie kunne se sånn ut:

67 personer ble tildelt den samme oppgaven. Den innebar ofte å skrive i ett dokument, basert på det du leste i et annet. Den første gruppen jobbet på 19 tommers skjermer. Det viste seg selvfølgelig at de som jobbet på større skjermer, i denne undersøkelsen 22 tommer, jobber mer effektivt enn de som jobber på små. Og til slutt kom selve hovedpoenget; Den gruppen som fikk jobbe på tre skjermer, var 35,5 prosent mer effektive enn den første 19-tommers-gruppen.

Undersøkelsen ble pakket i en pressemelding og fant veien til datapressen og til IT- og effektivitetsblogger rundt omkring på nettet – og noen ganger nasjonale riksmedier i land over hele verden. Dette pågikk i en periode der dataskjermer ble stadig billigere og folk som ønsker å replikere oppsettet til Bill Gates eller en annen person de så opp til, sørget sannsynligvis for å holde omsetningen oppe i en tid med marginskvis på skjermer i de nederste prissjiktene.

Forskning finansiert av monitorprodusentene
En av de som etter hvert gikk disse vedtatte sannhetene og undersøkelsene nærme etter i sømmene, var New York Times-spaltisten Farhad Manjoo. Og han fant minst to grunnleggende problemer: Det mest iøynefallende var at nesten alle undersøkelsene som handlet om flerskjermsproblematikken var bestilt og finansiert av monitorprodusenter som NEC, DELL og Fujitsu Siemens Computers – som hadde betalt for den jeg refererte ovenfor.

Men selve forskningen i seg selv var også «flawed» – som det heter på godt norsk: Oppgavene forskningsobjektene ble tildelt var ofte av typen «The two window problem»: Deltagerne ble bedt om å skrive noe i ett dokument basert på det de leste i et annet.

Når er flere skjermer best?
Dette er nettopp den typen oppgaver som drar fordel av et flermonitoroppsett; du leser grunnlagsdokumentet på den ene skjermen og du skriver samtidig på den andre. Men folks arbeidsdag og oppgaver er mer varierte og komplekse enn som så. Og den største utfordringen de fleste av oss møter i dag, handler om avbrytelser og distraksjoner, ikke om hvor du skal ha notatene dine mens du skriver et notat.

Forskeren Gloria Mark har funnet ut at de fleste som har to skjermer til rådighet jobber på den ene mens de har eposten oppe på den andre. Og eposten er den største tidstyven og årsak til oppstykkede arbeidsdager som finnes. Det beste rådet jeg gir folk som ikke er avhengig av å respondere raskt på meldinger, er å ha eposten slått av og så sjekke den et par ganger gjennom dagen, når du har satt av tid til å svare på det som måte håndteres.

Ulemper med flere skjermer
Det viser seg også at de som har mer enn en skjerm, uten at de driver med oppgaver som har nytte av dette, oppfører seg på en måte som kan minne om ADHD-pasienter når de får for mye å gjøre. Og det er jo et godt poeng at to eller tre skjermer har lite for seg, hvis du spiller kabal på alle sammen.

De siste årene har jeg truffet folk som har tatt arbeidsplassoppsettet helt tilbake til start; de bruker utelukkende den bærbare maskinen, mange dropper til og med mus, og har sjelden med seg papir for å notere underveis. De går helt digitale og de vil ha det så enkelt som mulig.

Jeg tenker at dette har noe med personlighet å gjøre – og at du skal være ganske bevisst dine egne arbeidsmønstre før du velger mer enn en skjerm. Blir du lett distrahert og forsvinner inn på Facebook eller Instagram, trenger du neppe et par skjermer til for å få plass til vinder med flere fristelser og avbrytelser. Har du stålkontroll på oppmerksomhet og arbeidsprosess – og kanskje i tillegg tilbringer dagene med research og skriving – da er du bedre rustet for å håndtere et fetere oppsett.

Unngå distraksjoner
Uavhengig av antall monitorer, vil du ha fordel av å tenke igjennom hvordan du jobber og hvordan du organiserer deg, med tanke på å lage en så distraksjonsfri hverdag som mulig. Lag rutiner knyttet til epost og sosiale medier, sett av tidslommer der du kan jobbe sammenhengende og stille med fordypningsoppgaver, sett av tid til å oppsummere møter rett etter at de er gjennomført – og slå av den eller de monitorene du ikke til enhver tid trenger.

Og det er greit å huske at den vanligste tabben vi gjør i arbeidet med å blir mer effektive er å fortape oss i utstyr, systemer og metoder. Da blir resultatet ofte at hun på nabokontoret får unna den ene oppgaven etter den andre, mens du ligger på gulvet og forsøker å få tre skjermer til å virke i parallell.