kontor

Kontorplassen må legge til rette for å være alene sammen med andre

Forskning viser at graden av privatliv på kontoret kan knyttes til hvor engasjert og fornøyd du er. I de åpne kontorlandskapene betyr det at vi må klare å være mer alene, sammen.

Privatliv handler tilsynelatende om å få være alene. Etter en lang dag på kontoret, tramper vi løs på step-maskinen med hodetelefoner på. To intense timer i et møte, etterfølges av en stille stund foran PCen i et hjørne av kontoret der det er relativt folketomt. Eller når en arbeidsøkt i landskapet glir over i fire telefonsamtaler på et møterom som er ledig.

Man skulle to at dette behovet for å stenge andre mennesker og impulser ute, er større i vår vestlige, individfokuserte kultur, enn for eksempel i et land som Kina, der fokuset på gruppen er sterkere. Privatliv og personlig rom er imidlertid et globalt fenomen, og et behov som finnes over hele kloden. Det som skiller er begrunnelsen, eller behovet, som ligger bak:

I vestlige kulturer handler det først og fremst om å beskytte seg mot andre mennesker, unngå avbrytelser og å «hente seg inn» alene. I Asia viser forskning at ansatte er mer opptatt av å kunne holde informasjon privat og å skjule seg selv fra andre.

Kontroll på omgivelsene
Helt grunnleggende handler det imidlertid hverken om å få være i fred eller alene. Steelcase-gruppen, som heter WorkSpace Futures og er ledet av Donna Flynn, mener nøkkelen til å forstå ansattes behov for privatliv, er å fokusere på kontroll: informasjonskontroll, som går på hva folk vet om oss – og hva vi lar dem vite, og stimulikontroll, som er vår mulighet til å styre avbrytelser i forskjellige former. Og følelsen av å miste denne kontrollen fører til en sårbarhet som er nesten like ille for mange, som selve avbrytelsen, lyden eller den fysiske overskridelsen i seg selv.

Fire forhold avgjør i hvilken grad man opplever privatliv eller ikke:

• akustiske faktorer – at du ikke blir forstyrret av andres lyder og at du kan lage din egne
• visuelle faktorer – at du har oversikt over miljøet rundt deg, uten at visuelle stimuli stadig avbryter arbeidet ditt
• territorielle forhold – om du har et område (en pult) som du kan kalle ditt eget, som du kan personifisere og kreve at andre skal holde seg ute fra
• informasjonsskjerming – om du kan holde innhold – både analogt og digitalt – privat og å gjennomføre samtaler uten at andre hører hva du snakker om

De fysiske sonene
Disse faktorene er igjen knyttet til fysiske soner som omgir oss over alt. De er kartlagt av blant annet Edward T. Hall, som etablerte fagdisiplinen «proxemics», en underkategori av non-verbal kommunikasjon, som beskriver hvordan fysiske rom påvirker kommunikasjon, adferd og interaksjon.

De fire sonene ligger som sirkler utenpå hverandre, med oss i midten:

• intimsonen – 44 centimeter ut fra kroppen
• personlig sone – fra 45 cm til 2 meter
• sosial sone – 2 – 6 meter
• offentlig sone – alt lenger unna enn 6 meter

Mangel på kontroll = stress
Kombinasjonen av mangel på kontroll og invasjon av den personlige sonen på en arbeidsplass, er stressende for den det gjelder – mer for noen og mindre for andre – og fører til et lavt konsentrasjonsnivå og at man bruker lenger tid på en oppgave enn nødvendig. På mange arbeidsplasser, mener Flynn og kollegaene hennes, er det denne invasjonen av den personlige sonen som er det primære problemet for de ansatte – som stadig går rundt og føler seg ille til mote.

Du kan teste dette på deg selv. Har du noen gang lurt på hvorfor det føles litt ubekvemt å skype med noen foran PCen, mens en videokonferanse rundt et møtebord med en stor skjerm på veggen, er mer ok. Det er så enkelt som at de personlige sonene dine gjelder på nett også. Og når ansiktet til den du snakker med ikke bare befinner seg i din personlige sone, men også beveger seg innpå den private, så oppleves det som ubehagelig.

Siden kampen om cellekontoret er tapt – det sa blant annet Michel Midre, lederen for utredningsgruppen som gir råd om utformingen av arbeidsplassene i det nye regjeringskvartalet, da jeg intervjuet ham for litt siden – er vi nødt til å finne andre måter å ivareta privatlivet på. Steelworks har naturlig nok innredningsløsningene klare – men mer interessant i denne sammenhengen, er hvilke behov og situasjoner de forskjellige løsningene er ment å dekke.

Innredningsløsninger for kontorlandskapet
Strategisk anonymitet – å gjøre seg usynlig. Når du enten går på en kafe for å unngå kjente – og alle avbrytelser, eller rett og slett vil være helt alene så du kan pille deg i nesen når du vil.

Selektiv eksponering – å velge hvem andre får se. Når du tar et møte på telefonen i stedet for ansikt til ansikt, eller deltar i en samtale med en anonym avatar på nett.

Selektiv delingog velge hva andre får vite. Det handler ikke bare om å være alene, men hvem du er alene sammen med. I disse situasjonene diskuterer du noe personlig med en kollega eller gjennomfører en medarbeidersamtale med en ansatt.

Bevisst beskyttelse – når du holder avbrytelsene på avstand. Små tiltak og situasjoner der du aktivt beskytter deg selv mot andre. For eksempel ved hjelp av hodetelefoner og når du velger å sitte med ryggen mot veggen.

Målrettet ensomhet – å adskille deg selv fra andre. Når du trenger en liten pause fra alt og alle – eller må konsentrere deg i en periode. Det gjør du ved å gå ut en tur eller finne en stille krok eller en beskyttet sofa.

Fremtiden er med andre ord ikke enten eller, men en stor variasjon av forskjellige rom- og arbeidsplassløsninger som både skal dekke personlige behov – og organisasjonens behov. De som lykkes, er sannsynligvis de som skjønner at dette er to sider av samme sak.