Asplan-viak Regjeringskvartalet

Fremtidens regjeringskvartal er aktivitetsbasert

Nytt regjeringskvartal betyr sannsynligvis slutten på cellekontorene og nye åpne kontorlandskap for de statsansatte.

Michel Midré
Michel Midré

– Byråkratiet er i endring. Ikke bare svekkes hierarkiene i samhandlingens navn, bruk av nye teknologiske løsninger og ett nytt medielandskap legger premisser for arbeidet i departementene, det nye regjeringskvartalet og de nesten 6000 arbeidsplassene som skal få nye lokaler, utfordrer troen på det tradisjonelle cellekontoret, sier fagdirektør i Kommunal- og fornyingsdepartementet, Michel Midré.

Bomben som smalt i Oslo 22. juni 2011 forandret mye. Det ble umiddelbart klart at en rekke departementer måtte finne seg nye steder å være. Justis reiste til Nydalen. Næringsdepartementet flyttet inn hos Innovasjon Norge og senere til egne arealer like ved. Kunnskapsdepartementet har endt i Kvadraturen.

Nytt regjeringskvartal
Debatten etterpå har munnet ut i en beslutning om at Høyblokka skal stå og at det nye regjeringskvartalet skal bygges i det samme området. Sannsynligvis er dette et av norgeshistoriens største kontorbyggprosjekter og byråkratiet, som ofte forbindes med lavt tempo og liten omstillingsevne, er plutselig en organisasjon som har mulighet til å tenke helt nytt, fra utformingen av infrastrukturen i kvartalet, via arkitektur til organiseringen av arbeidsplassene.

En av de som sitter sentralt plassert i denne prosessen, er fagdirektør i Kommunal- og fornyingsdepartementet, Michel Midré. Da han begynte som statsansatt i 1982 disponerte han et lite cellekontor med en grå telefon og en Fascit skrivemaskin. Etter hvert fikk han en større IBM kulehodemaskin, men fortsatt sitter han på sitt eget kontor i R5, der han blant annet ledet gruppen som laget rapporten «Arbeidsformer i fremtidens regjeringskvartal – miljø, teknologi, samhandling.» I dag er han mer enn villig til å gi fra seg nøkkelen til eget kontor, i bytte mot en såkalt aktivitetsbasert arbeidsplass i et av de nye regjeringsbyggene som skal ta form de neste 10 årene.

BIG regjeringskvartalet
Snøhettas forslag til nytt regjeringskvartal.

Departementer i endring.
– Oppfatningen om at departementene ikke evner å endre seg, med mindre de må, er ikke riktig, begynner Midré.

– Det stemmer at departementene i et historisk perspektiv er svært hierarkiske organisasjoner, der saker beveger seg oppover i linjen helt til den ender på skrivebordet til en som kan ta en beslutning. Tradisjonelt har vi også hatt to hovedoppgaver; vi har fungert som et faglig sekretariat for politisk ledelse og vi har hatt ansvaret for gjennomføring av politikk. Men lenge før 22. juli 2011 begynte departementene å prøve ut nye organisasjonsformer med delegert beslutningsmyndighet og tilrettelegging for samarbeid og kunnskapsdeling.

– Parallelt med dette har ansvaret for gjennomføringen av politikken blitt flyttet utover i statsadministrasjonen, til direktorater og faginstanser, mens departementenes rolle som faglig sekretariat for politisk ledelse er styrket. Grovt sett er det mulig å se en todeling i takt med at medielandskapet har endret seg, har tempo økt og kommunikasjonsstaben blitt styrket i arbeidet med å formidle det politiske budskapet. Det har blant annet ført til mer samarbeid mellom avdelinger og departementer og en sterkere delingskultur.

–  Samtidig er mange av oppgavene våre preget av konsentrasjon og fordypning, i arbeidet med notatater av høy faglig kvalitet, som skal danne grunnlaget for politiske beslutninger og vedtak.

Det danske arkitektkontoret BIGs forslag til nytt regjeringskvartal.
Det danske arkitektkontoret BIGs forslag til nytt regjeringskvartal.

Erfaringsbasert utredning
– Disse utviklingstrekkene dannet bakteppet da utvalget jeg ledet begynte jakten på en hensiktsmessig utforming av arbeidsplassene i det nye regjeringskvartalet. Og i starten var alt mulig; vi la stor vekt på å være åpne for alle innspill og all informasjon som var relevant. Vi gjorde en omfattende deskresearch og leste mengder med forskning. Samtidig dro vi på studiebesøk til offentlige og private virksomheter for å lære av andres erfaring med forskjellige typer arbeidsplasser.

– Vi har besøkt departementer i Finland og Nederland, sett på Microsoft sitt hovedkontor i Amsterdam, besøkt Deloitte i Bjørvika og advokatene hos BAHR på Tjuvholmen. Om det var én ting som ble klart for meg i denne prosessen, så var det at kampen om det tradisjonelle enmannskontoret – mitt kontor, om du vil – er tapt. Teknologien gir så mange nye muligheter og samfunnsutviklingen stiller så mange nye krav, som ikke lar seg løse like godt hvis vi i fremtiden skal utføre våre oppgaver bak en lukket dør.

Midré legger ikke skjul på at meningene om dette er delte, ikke minst hos fagforeningene som organiserer de ansatte i departementene.

– Debatten blir lett polarisert og koker ned til et valg mellom lukket kontor og åpent landskap. Med det har jo skjedd enormt mye siden dette var situasjonen. Den formen vi konkluderte med at var den mest hensiktsmessige – den såkalte aktivitetsbaserte arbeidsplassen – hviler på en forutsetning om at kontorene innredes og organiseres for å imøtekomme en rekke behov og forskjellige arbeidsstiler.

– Vi kan visualisere kontoret i form av et sonekart, der hver sone er tilpasset en ny måte å jobbe på; samarbeid, fordypning, egenstudier, prosjektsoner, grupperom og så videre, sier Midre.

Free seating
– Det mest radikale i vår forslag, var forslaget om «free seating». Personlig har jeg endt opp med å mene at dette er den mest hensiktsmessige løsningen, fordi det gir en større fleksibilitet i hverdagen og bedre arealeffektivitet. Dette gir dessuten gode miljøgevinster og gir kostnadsbesparelser. En grunnleggende forutsetning er selvfølgelig at det alltid er ledig plass til alle som trenger det. Men så har du anledning til å sette deg ved siden av en nær kollega den ene dagen og en du vil samarbeide med den neste.

– I sitt vedtak gikk Regjeringen for en ikke fastsatt andel aktivitetsbaserte arbeidsplasser, et foreløpig areal på mellom 23 og 25 kvadratmeter pr. plass – men droppet free seating. Realiteten er imidlertid at dette et en lang prosess, det er flere år til de første skal flytte inn, og vi får stadig mer forskning og kunnskap om arbeidsformer og organisering.

– Gruppen jeg leder nå, der blant annet fagforeningene er representert, fortsetter å samle inn erfaringer. I den prosessen ser jeg, at flere som tidligere var sterkt imot aktivitetsbaserte arbeidsplasser og free seating, etter hvert blir mer åpne for å vurdere andre løsninger. Og selv om det kommer til å bli litt vemodig å gå ut av kontoret mitt for siste gang, kommer jeg ikke til å savne å lukke døren bak meg. Hvis det behovet dukker opp i de nye lokalene, skal det finnes rom og løsninger som dekker dem, avslutter fagdirektør i Kommunal- og fornyingsdepartementet, Michel Midré.