Statusmøter

Vil heller se maling tørke enn å delta i statusmøter

I følge en undersøkelse gjort av det amerikanske IT-firmaet Clarizen foretrekker nesten 50% av de spurte å gjøre diverse ubehagelige saker som å se maling tørke, få en rotfylling eller å flytte til Antarktis fremfor å delta i statusmøter.

Selv om resultatene fra undersøkelsen bør tas med en klype salt, har nok deltakerne fått ut litt av frustrasjonen sin med møter under utfyllingen av spørreskjemaet. Og da spesielt statusmøter som undersøkelsen valgte å se nærmere på.

Så hva er galt med statusmøter?

  • Det er en tidstyv der en snakker og diskuterer oppgavene som skal gjøres fremfor faktisk å gjøre dem.

  • Overdreven fokus på rapportering og statusmøter tar fokus vekk fra de faktiske oppgavene.

  • Alt hver enkelt driver med trenger ikke deles med alle.

Ineffektive møter
Undersøkelsen har loddet stemningen i det amerikanske arbeidsmarkedet, men det betyr ikke at resultatene ville blitt så annerledes i Norge. Undersøkelsen viser at den en gjennomsnittlig amerikansk arbeidstaker bruker 4.6 timer per uke på å forberede seg til statusmøter og 4.5 timer på å gjennomføre møtene.

Tre av fem svarer at de multitasker under møter, og nesten halvparten foretrekker diverse ubehageligheter fremfor å delta i møter, hvorav en av dem inkluderer “se på maling tørke”. Hele 17% av respondentene foretrekker faktisk å se maling tørke fremfor å delta i møter.

Tre av fem i undersøkelsen sier de bruker mer tid på å forberede seg til møtet, enn de bruker på selve møtet. En av tre går så langt som å kalle statusmøter for bortkastet tid.

Ingen møter?
I følge Clarizen CEO Avinoam Nowogrodski er ikke løsningen å kutte ut møter helt:

  • Møter har verdi, men bare om de fokuserer på problemløsning, innovasjon eller for å dele lærdom og erfaring med hverandre, sier han.
  • Informasjonsarbeidere bruker utallige timer på å innhente data og forberede og presentere informasjon fremfor å utføre jobben sin.

Alternativer til statusmøter:

  1. Møt hverandre stående
    Såkalt “stand up” er en møteform som blir mer og mer populær. Stående møter drar sjelden ut i tid, selv de mest prateglade blir slitne av å stå og prate lenge. I tillegg er det en liten helsegevinst med i bildet da de fleste kontorarbeidere har gått av å stå litt innimellom.
  2. Digital samhandling
    Ved å dele informasjon konstant vil behovet for faste statusmøter bli lavere. En kan også gjøre denne delingen på en god gammeldags tavle. Da er det ikke lenger digitalt, men det betyr ikke at det ikke fungerer. Andre muligheter er digitale verktøy som Sharepoint, Yammer, Socialcast, Trello, Office 365 etc.
  3. Gjør noe morsomt sammen
    Målet med møter er å utveksle idéer, tanker, nyheter og informasjon, men en trenger jo ikke nødvendigvis være i et møte for å gjøre det. Gode arbeidssamtaler finner like gjerne sted over lunch eller en kaffe. Et underordnet argument for å holde statusmøter er at det samler avdelingen eller prosjektet og binder teamet sammen. Men det er noe som bygger samhold og team bedre enn statusmøter og det er å gjøre noe gøy sammen. I eller etter arbeidstid.

Så ved å gjøre noe gøy bygger du ikke bare samhold, du skaper også en møteplass for teamet der det helt sikkert kommer til å foregå meningsutvekslinger, informasjonsdeling og idémyldring, og så kan en heller bruke arbeidstiden på å jobbe.

Kilder:
http://www.clarizen.com/about-us/press-releases/item/clarizen-survey-workers-consider-status-meetings-a-productivity-killing-waste-of-time.html

http://www.inc.com/minda-zetlin/17-percent-of-employees-would-rather-watch-paint-dry-than-attend-team-meetings.html