Tidsstyring

Tidsstyring virker ikke lenger

Jeg tenkte lenge at folk egentlig ikke ønsket å endre seg; de hadde for mye å gjøre, de ville gjerne høre foredrag og delta i workshops for å jobbe smartere – men alt for ofte var de like stresset et halvt år senere. I dag tror jeg at vi lenge har jobbet med feil fokus – eller rettere sagt, det er fokus vi mangler.

Historien om produktivitet handler i stor grad om en ting; stadig mer eller bedre, for mindre eller det samme. Innsatsfaktorene i en prosess som er avhengig av mennesker, for eksempel en salgsprosess, et strategiarbeid, en konferanse som skal forberedes eller en kampanje som skal planlegges, er begrensede. Og i stor grad er det vi selv som er begrensningen; vi klarer bare å jobbe et visst antall timer før vi blir slitne, sulte eller trette. Vi kan pushe på i noen timer til, men så er det ugjenkallelig slutt.

Smartere vs teknologi
Samtidig øker kravet til alt vi skal rekke, både på jobb og privat, uten at ressursene vi har til rådighet blir større. Resultatet er ofte stress og frustrasjon. Særlig to strategier er tatt i bruk de siste 50 årene for å håndtere denne utfordringen; vi prøver å jobbe smartere, organisere oss bedre, samarbeide, gjenbruke og forstå hvordan vi fungerer som mennesker, for best mulig å utnytte (tappe) potensialet vårt. Og så tar vi i bruk teknologi. Alt fra enkel tekstbehandling og regneark til avansert samhandling, videokonferanser, skjermdeling og teamarbeid, har som mål å hjelpe oss å prestere.

Jeg har jobbet mye de siste årene med disse strategiene, særlig i forhold til enkeltpersoner og grupper som ønsker å lære seg prioriteringsmatriser og andre verktøy – og ikke minst forstå mer av hvordan hjernen fungere i møte med en tett to do-liste. Og det er en ting som har slått meg mer enn noe annet; det er liten sammenheng mellom motivasjon og interesse i forkant av en workshop eller et samtaleopplegg og resultatene de enkelte individene og gruppene oppnår.

Noen ganger har jeg tenkt at jeg ender opp som underholdning på slutten av en fagdag – og jeg kan leve godt med det – andre ganger har jeg fått følelsen av at muligheten til å lufte frustrasjonene med meg over et kortere tidsrom, har fått stressede og frustrerte deltagere til å holde ut litt lenger. Og til slutt begynte jeg å lure på om en del av dem jeg jobbet med, i det hele tatt var interessert i å endre seg, eller om det holdt med oppmerksomheten fra en som skjønte hvordan de hadde det.

Jobber annerledes
Jeg tror alle som prøver å hjelpe andre til å endre seg, opplever noe tilsvarende av og til. For meg var denne frustrasjonen starten på en prosess som gjør at jeg jobber litt annerledes i dag – og med litt andre forventninger til hvilke muligheter ansatte har til å gjøre endringer som faktisk monner, både for dem selv og for virksomheten de jobber i.

Jeg tror vi forsøker å overleve i en ny verden, med gamle verktøy. I møte med en informasjonsflom som ikke bare har økt enormt siden starten av 90-tallet, men som også totalt har endret karakter fordi den aktivt tiltrekker seg oppmerksomheten vår og avbryter oss hundrevis av ganger gjennom dagen, forsøker vi fortsatt å administrere et økende antall oppgaver ved hjelp av klokken og kalenderen. Og fordi vi bruker metoder som ikke er i stand til å håndtere utfordringene vi møter, bidrar tradisjonell «time management» til å øke stress og frustrasjoner, ikke redusere dem.

En mulig løsningen er å bytte ut oppgavehåndtering med oppmerksomhetshåndtering (time management vs. attention management), reaktivitet med proaktivitet, aktivitet med produktivitet – få noe gjort, fremfor bare å gjøre noe.

Bare så det er sagt; dette er tanker som flere har tenkt. Maura Thomas, som blant annet blogger hos Harvard Business Review, er en av dem. Hun bygger i sin tur på tanker og forskning fra for eksempel Patricia Wallace, John Ratey og John Dovicio.

Livene våre og arbeidsplassen kjennetegnes av et knippe trekk og prosesser som fører til at den tradisjonelle «time management»- og listetankegangen kommer til kort.

Tidsstyring feiler fordi:

Avbrytelser, planlagte møter og stadig input fra kollegaer fører til at arbeidsprosessen blir fragmentert – og at mye energi går med til å hoppe frem og tilbake mellom forskjellige oppgaver
Teknologisk konvergens fører til at alt er tilgjengelig på alle enhetene dine – epost er bare et trykk unna når du leser en bok, Facebook plinger midt i en tekst som du prøver å konsentrere deg om å skrive

 

Mangel på kontekst – som betyr at informasjon presser seg på, uavhengig av hvor du er, hva du driver med eller hva du har behov for

 

Tempoet blir høyt, informasjonen er ofte overfladisk og vår ever til analyse og fordypning svekkes (If you don’t use it, you loose it)

Så hva er budskapet da, i møte med disse ganske så stressede og frustrerte menneskene som tidligere gjorde meg tilsvarende frustrert fordi de ikke klarte å endre seg?

Enkle råd for å lykkes med tidsstyring:
Innse at lister og kalendere har sine begrensninger – eller rettere sagt, sine fiender – og vær realistisk når du lager oversikten over hva du skal rekke i dag. Det innebærer også at du vet, allerede kvelden før, at dagen etter neppe blir akkurat slik du planlegger – og at det er helt ok. På den måten unngår du å føle det som et nederlag om ikke alle punktene på listen din er krysset av.

 

Fokuser på rollen din; hva har du, i kraft av din stilling, ansvar for å levere, og hvilke områder må du jobbe på gjennom en dag for å lykkes med dette. Bruk mindre tid på listene og vær oppmerksom på når du bare sitter og administrerer oppgaver uten å få noe gjort.
Ta kontroll over omgivelsene og de teknologiske hjelpemidlene. Vær tydelig med kollegaene dine på når du ikke vil avbrytes, les gjerne dokumenter på papir for å unngå varsler og annen pushinformasjon, øv deg på å fokusere gradvis lenger og lenger på en oppgave og gjør så mye du kan på et prosjekt, før du starter på et nytt.
Bruk et system som gir god oversikt over alle prosjekter og alle oppgaver på prosjektene. Bruk det til å prioritere i forhold til de overordnede målene dine – og tenk spesielt på at når du velger oppgaver så må du gjøre det fra bøtta med alt, ikke bare fra den lange listen som du har skrevet med ting som har dukket opp den siste uken. Da er faren nemlig stor for at du egentlig jobber med andres oppgaver og mål, ikke dine egne.

En god innføring for de som vil lese mer om oppmerksomhetsstyring og administrasjon er Maura Thomas sin bok Personal Productivity Secrets.