OneDrive

Distansert kommunikasjon

MIT-forskeren Tom Allen ved Sloan School of Management gir meg det påskuddet jeg trenger for å lure litt poesi inn i en travel arbeidsdag – via en bloggpost som egentlig handle om innovasjon og kommunikasjon i åpne landskap.

Nærast er du når du er borte.

Noko blir borte når du er nær.

Dette er de to første strofene i et av de mest siterte, norske kjærlighetsdiktene, skrevet av lyrikeren Tor Jonsson ( – hele diktet til slutt i artikkelen, for dem som trenger et lite pust mellom dagens oppgaver) og publisert etter at han døde i 1950. Men det som kanskje stemmer i kjærlighet for noen, er beviselig helt feil på kontoret.

Det vet vi fordi psykologen Tom Allen og kollegaene hans bestemte seg for å teste sammenhengene mellom kommunikasjon og distanse i en gruppe ingeniører på slutten av 70-tallet. Resultatene fra dette arbeidet er oppsummert i den såkalte Allen-kurven og har blitt brukt som utgangspunkt for organiseringen av kontorer og team helt siden den ble publisert i boken Managing the Flow of Technology i 1984.

Sammenhengen mellom avstand og kommunikasjon
Forskningen viser at det er en sterk negativ korrelasjon mellom fysisk avstand og frekvensen av kommunikasjon mellom kollegaer. Med andre ord, jo lenger unna en kollega sitter, jo mindre sannsynlig er det at du kommer til å snakke med ham eller henne. Resultatene til Allen kunne til og med underbygge en påstand om at 50 meter var grensen mellom de du mest sannsynlig snakket med ukentlig, og de du var i kontakt med sjeldnere.

Rent umiddelbart høres det kanskje selvfølgelig ut. Du snakker mer med sidemannen, enn hun som sitter i den andre enden av landskapet. Men ved ettertanke; Allen forsket på en gruppe ingeniører som jobbet sammen, der alle i teorien hadde informasjon som var relevant for resten av gruppen. Hun som satt 60 meter unna, kunne med andre ord like gjerne ha løsningen på problemet du jobbet med, som han ved siden av deg. Men sannsynligheten for at du skulle finne det ut, ble mindre og mindre, jo lenger unna hun satt.

Kontorlandskap
Betydningen av denne forskningen kommer til syne i bedrifter som i dag har en fleksibel konfigurasjon på kontorlandskapet og som legger til rette for at team og prosjektgrupper skal sitte så nær hverandre som mulig. Da følger de også rådene fra oppfølgerboken til Allen, som han skrev sammen med den tyske kollegaen Gunter Henn, The Organization and Architecture of Innovation. Der beskriver forskerne fire faktorer som spiller inn på innovasjonsgraden i et kontormiljø:

• de sosiale nettverkene
• graden av informasjonsflyt i (prosjekt)organisasjonen
• den fysiske organiseringen på kontoret
• organisasjonsstrukturen

Det som gjør denne andre boken spesielt interessant, er at den er skrevet i en tid da digital kommunikasjon hadde gjort sitt inntog på kontoret – og fått en del til å drømme om at det fysiske kontoret etter hvert kom til å bli overflødig. Med chat og videokonferansen og fildeling og samskriving, ville behovet for ansikt-til-ansikt-kommunikasjon forsvinne.

Tom og Gunter tok for seg påstanden, og fant etter hvert ut at Allen-kurven beskrev, ikke bare fysisk kommunikasjon på kontoret, men all kommunikasjon i alle kanaler. I praksis: Du ringer sjeldnere til han som sitter 50 meter unna deg, enn han som sitter på kontoret ved siden av. Det samme gjelder for epost, chat og videomøter. En viss grad av fysisk nærhet er med andre ord en forutsetning for god kommunikasjon i team. Jo oftere vi ser en person, jo mer sannsynlig er det at vi ringer henne på Skype. Og omvendt: Out of sight, out of sync.

Det moderne kontoret
Dette er kunnskap som Facebook, Google og Samsung i disse dager tar med seg når de bygger nye hovedkontorer i USA. Og som Marissa Mayer helt sikkert visste om, da hun avskaffet hjemmekontoret og innførte gratis lunsj i Yahoo. Sammen med erfaring og forskning rundt behovet for fleksible kontorløsninger og muligheten for en fokusert og individuell arbeidsstil, designer de kontorlandskaper som både skal understøtte flyten av informasjon i teamene og legge til rette for tilfeldige møter mellom forskjellige kategorier ansatte som tidligere ville ha holdt til i hver sin silo.

Diskusjonen om hvor vidt åpent landskap, hjemmekontor og digital kommunikasjon er en velsignelse eller en svøpe, har en tendens til å bli polarisert og emosjonell. Derfor trenger vi mer forskning som den Allen-kurven representerer, om de konkrete resultatene knyttet til forskjellige måter å organisere virksomheten på.

Kontorlandskap tilpasset bedriften
Et av de mest konkrete målene på effektivitet på et kontor til nå, har vært kostnader per kvadratmeter. Her er også ny forskning med på å skape et mer nyansert bilde og å gi nye variabler for å kvantifiserer effektivitet. I HBR-artikkelen Workspaces that moves people – som også Atle Rønning har vist til i et tidligere innlegg her på bloggen – forteller forskerne Waber, Magnolfi og Lindsay om hvordan de utstyrer tusenvis av ansatte med RFID-brikker som kan registrere sosial interaksjon i forskjellige typer kontorlandskaper.

Med resultatene fra disse målingene som grunnlag, kan de så sjekke organisasjonenes øvrige resultater, som for eksempel innovasjonsgrad, antall patentsøknader eller rett og slett bunnlinje og topplinje – i jakten på en sammenheng mellom fysisk organisasjon og effektivitet og overskudd. Denne forskningen er fortsatt i startgropen og er noe av det mest spennende du kan følge med på innen organisasjonsfaget akkurat nå.

Så, helt til slutt, Tor Jonsson sitt «Noko er borte». Og jeg trenger ingen forskning for å vite at sånne små hvileskjær i en hektisk hverdag, påvirker resultatet av mitt arbeid.

Nærast er du når du er borte.

Noko blir borte når du er nær.

Dette kallar eg kjærleik –

Eg veit ikkje kva det er.

 

Før var kveldane fylte

av susing frå vind og foss.

No ligg ein bortgøymd tone

og dirrar imellom oss.