Samarbeid – hvorfor online noen ganger er de beste møtene

Vi må slutte å se på chat, videokonferanser og Lync-samtaler som en erstatning for møter ansikt til ansikt. Først når vi lærer oss hvordan disse online-verktøyene kan fungere bedre enn møter rundt et bord, klarer vi å utnytte ny teknologi for det den er verdt.

Å samarbeide på nett er fortsatt en ung disiplin – selv om den første interaksjonen mellom mennesker i digitale rom fant sted langt nede på 70-tallet. Forskeren Ray Thomlinson sto for et av gjennombruddene da han sendte en epost til seg selv over ARPANET, forløperen til Internett, i 1971, og det tok ikke lang tid før han hadde opptil flere andre å sende epost til.

Analog tankegang
Den første chatte-meldingen ble sendt i 1993, ti år senere debuterte Skype da en estisk utvikler spurte om noen kunne høre ham – og resten er historie. Men på mange måter representerer denne teknologien fortsatt fortellingen om hvordan vi prøver å gjenskape vår fysiske virkelighet på nett.

Vi setter opp videomøter i møterom der bordet fortsetter gjennom skjermen på veggen inn på et annet møterom i en annen verdensdel, vi setter opp Skype-samtaler med familie og venner som er langt unna og spiser middag med dem som om de befant seg på samme sted som oss. Og selv brukt på en så begrenset måte, representerer denne teknologien store endringer i måten vi omgås hverandre på.

Neste steg
Neste skritt – og vi er godt i gang allerede – er å bruke kommunikasjonsteknologi for det den er verdt, ikke som en erstatning for møter ansikt-til-ansikt, men for å utnytte de fordelene vi kan oppnå på nett, som vi ikke klarer å få til når vi lar den fysiske verden begrense oss.

I de fleste organisasjoner vil Lync og andre video- og chatteløsninger gi stor merverdi, brukt på riktig måte – ofte etter at prosjektet er startet med et fysisk møte der alle blir kjent med hverandre og der grunnlaget for digitalt samarbeid blir skapt:

Digitale fordeler
Online-prosjekter kan vandre mellom tidssoner, hvis organisasjonen du jobber i er stor nok til det. Oppgaver som starter i en del av verden, blir avsluttet på den andre siden av jorden av kollegaer som er våkne når du sover. Men du trenger ikke å jobbe i et multinasjonalt konsern for å høste denne fordelen; det holder at noen av deltagerne på teamet helst vil jobbe om kvelden og får muligheten til det når hele prosjektet, med dokumenter, fremdrifter, deltagere og oppgaver ligger på en digital plattform.

 

I en virksomhet er erfaring og kompetanse ofte spredt rundt i organisasjonen. Det er ikke alltid de du trenger på teamet sitter i samme etasje, bygg, by eller land. Det samme gjelder eksterne partnere eller frilansere; når samarbeidsplattformen er digital, kan alle disse delta på lik linje og bidra med det de har av kunnskap og erfaring.

 

Når du sitter fysisk samlokalisert med kollegaene i prosjektgruppen, er det lett, ofte litt for lett, å rusle bort til dem når du har et spørsmål eller trenger hjelp. Det innebærer i praksis at du selv avbryter det du holder på med, og sannsynligvis også avbryter de du trenger hjelp fra. På en digital plattform kan du starte med en henvendelse på chat som den du søker kan svare på når det passer. Meldingen kan blir til en samtale, fysisk eller på nett, som utvikler seg til et spontant møte der dere enkelt inkluderer andre via video, deler dokumenter og henter opp informasjon fra en teamsite ved behov.

 

Et eksempel som jeg ble kjent med for litt siden er Norges Lastebileier-forbund som har blitt racere på Lync. Den umiddelbare effekten for dem er todelt: De sparer tusenvis av kroner på de litt større møtene som ofte måtte gjennomføres i Oslo med mange tilreisende deltagere. Samtidig har muligheten til å arrangere spontane møter, alltid legge ved en Lync-lenke i møteinnkallingen og uten problemer kunne hente inn folk som ikke var invitert i utgangspunktet, skapt et tettere samarbeid mellom hovedkontoret og avdelingskontorene. En mer samlet organisasjon, rett og slett.

Digitale muligheter
Det mangler med andre ord ikke på oppsider ved å supplere fysiske møter med digitale varianter. Men spesielt på et område representerer denne teknologien en reell fordel, fremfor fysiske ansikt-til-ansikt-prosesser. Da snakker vi om kreative prosesser og idemyldring. Organisasjonsutvikleren Peter Drucker snakket om dette allerede på begynnelsen av 80-tallet da han forutså hvilken effekt teknologien ville få på samarbeid i næringslivet.

På Handelshøyskolen BI i Sandvika på slutten av samme tiår, husker jeg at blant annet Peter Gottschalk var nysgjerrig på de samme tankene da han innredet en liten lab der det var mulig å ha anonymiserte idémyldringer online. Hvis jeg ikke husker feil var hans konklusjon den samme som har blitt bekreftet av mer forskning senere; resultatet blir bedre.

Når fungerer møter best online?
I en fysisk setting vil deltagere i en idémyldring ofte legge bånd på seg. Hvis du er anonymisert og deltar i den samme myldringen online, øker antallet idéer per, deltager betraktelig.

 

Du får mer igjen for større grupper i en online-prosess enn om du øker antallet deltagere i et rom. Ofte kan du til og med oppleve at kvaliteten på resultatet synker omvendt proporsjonalt med antallet mennesker du plasserer i det samme rommet.

 

70 prosent av deltagere i en online prosess presterer dårligere ansikt til ansikt. Det er flere grunner til det: Online unngår du at en person dominerer arbeidet med sine idéer – som ikke nødvendigvis er de beste. Deltagerne er ikke redde for å bli (negativt) evaluert og lar seg ikke så enkelt stoppe hvis de er på sporet av noe de mener er relevant og verdifullt.

 

I store, fysiske grupper ser man en tendens til at de beste deltagerne legger bånd på seg og presterer nærmere snittet.

 

Online-prosesser generer en større spredning i idéene som utvikles

 

Og de 30 prosentene av oss som er mer introverte enn utadvendte, får den roen vi trenger for å delta på likefot med de andre.

Helt til slutt, et paradoks til ettertanke – særlig for de som alltid mener at alle prosesser tjener på et møte og en prosess, enten over bordet eller i en videokonferanse; Det finnes nok av forskning som viser at individuell idémyldring – helt alene med penn og papir – gir like gode eller bedre idéer enn når vi samles i en gruppe.