Kontorlandskap

Det ultimate kontorlandskapet

Åpne kontorlandskap er både elsket og hatet. Et godt kontorlandskap fremmer både produktivitet og trivsel, og med litt planlegging er det ingen sak å få til. Men da må kontorlandskapet legge til rette for forskjellige arbeidssituasjoner og arbeidsformer.

Nøkkelen er rett og slett fleksibilitet; ansatte må ha muligheter til å jobbe på rett måte, til rett oppgave, til rett tid. Det holder ikke å sette opp en haug med kontorpulter på rekke og rad og så forvente at det vil fremme dialog og kunnskapsdeling.

Åpne landskap promoterer samarbeid, kunnskapsdeling og læring, samtidig som det er med på å bygge en enhetlig bedriftskultur. Men uten rom og områder der ansatte kan stenge seg inne når de har behov for å være eller jobbe mer privat, vil mange ansatte mistrives. I et åpent landskap trenger en også møterom, stillerom for å jobbe privat, og soner for å møtes uformelt.

I følge en artikkel i Harvard Business Review kan det å legge til rette for privatliv og stille arbeid på en arbeidsplass – være med på å styrke samarbeid og samhandling når de ansatte sitter i det åpne landskapet.

Uformelle møtepunkter
De beste kontorlandskapene er de som har tatt seg råd til å lage mange uformelle møtepunkter der ansatte på tvers av avdelinger og fagområder treffes vilkårlig og utveksler tanker og idéer.

Du er vel ikke akkurat mest kreativ når du sitter foran en dataskjerm og glor? Det er som regel vekk fra skjermen du glimter til.

Produktivitet eller innovasjon? Landskapet må tilpasses hva målet til organisasjonen er. Forskning på kontorlandskap har nå kommet så langt at en kan designe et optimalt landskap basert på hva målet er i en bestemt sone eller for en bestemt avdeling.

Uformelle møtepunkter

Kunnskapsdeling
Åpne kontorlandskap handler ikke bare om å trykke flest mulig folk inn på minst mulig plass. I teorien, og i praksis, vil kunnskapsarbeidere som stadig vekk støter borti hverandre også utveksler idéer, tanker og kunnskap.

Telenors konsernsjef Jon Fredrik Baksaas ble sitert i Harvard Business Review på at samlokaliseringen av Telenor i nye lokaler på Fornebu i 2001 var en av hovedgrunnene til Telenors fantastiske utvikling i årene siden.

– Kontorene har vært med på å forbedre kommunikasjonen, akselerere beslutningsprosesser og skape et attacking mind-set i organisasjonen, sier Jon Fredrik Baksaas til Harvard Business Review.

Problemet med de introverte
Mens ekstroverte får energi av å være sammen med andre trenger introverte stillhet for å få energi. Det er når de får jobbe i fred og ro de er på sitt mest effektive. Antallet av oss som er introverte eller ekstroverte er ganske jevnt fordelt. Noen er også ambiverte, det vil si de er litt begge deler.

Utfordringen med introverte og åpne kontorlandskap er at den stimulerte (standardsonen i det åpne landskapet – se under) måten å jobbe på ikke føles naturlig for dem. Introverte foretrekker heller å jobbe fokusert (se også under for forklaring) det meste av tiden.

Hodetelefoner
For kontoransatte i åpne landskap er mangel på stillerom og møterom to av irritasjonsmomentene i hverdagen. Jeg har anskaffet meg et par kvalitetshodetelefoner med støydemping (Bose Quietcomfort 15). Slik stenger jeg lyder ute som ellers ville forstyrret konsentrasjonen når jeg jobber konsentrert med en oppgave over tid.

Jeg forstyrres lett, og er jeg første ute av flytsonen, der jeg er effektiv og fokusert, tar det tid før jeg kommer tilbake i sonen igjen. Med hodetelefonene på er det også et signal til kolleger om at terskelen for å forstyrre meg er høyere enn vanlig.

Kreativitet
Her er et eksempel på en fin sone som oppfordrer til kreativitet og samarbeid.

Hjemmekontor
Kontorlandskapet må også legge til rette for at vi som blir lett forstyrret og er innadvendte i arbeidsmåten trives på jobben. Er egentlig det å jobbe borte fra kontoret – enten hjemme eller på kafé – en ordentlig løsning på det å ha konsentrasjonsproblemer på jobb? Det er i hvert fall ikke en varig løsning.

Hjemmekontor flytter en bort fra kollegene og hindrer samarbeid. Skal en bygge en bedriftskultur må folk stort sett være samlet det meste av tiden.

Tre typiske arbeidsformer

Fokusert:
Når du jobber fokusert jobber du med en oppgave som krever intenst fokus – sånn som å skrive eller dyp tenkning – samtidig som du unngår å tenke på andre ting og unngår eksterne stimuli. Når vi er i et slikt modus er ytre stimuli uønsket og behovet for å kontrollere omgivelsene våre er store. Når vi jobber fokusert vil vi helst ikke bli forstyrret, vi foretrekker selv å ta initiativ til pusterommene fra arbeidet, og et stillerom eller et eget kontor er som regel den foretrukne arbeidsplassen.

Stimulert:
Du jobber på en måte der du er åpen for å endre fokus til noe som tar din oppmerksomhet. Når vi utfører rutineoppgaver, svarer eposter, kaller inn til møter eller gjør annet administrativt arbeid – tolererer vi forstyrrelser på en helt annen måte. Enkle rutineoppgaver faller også inn under denne kategorien. Dette er oppgaver vi fint kan gjøre i åpne kontorlandskap. Når en utfører “kjedelige” oppgaver er forstyrrelser sett på som noe positivt. Du kan si at du er lettere konsentrert i den stimulerte sonen.

Revitalisert:
For å bli revitalisert trenger vi små pauser fra det konsentrerte arbeidet gjennom dagen. Dette er soner hvor du går vekk fra den stimulerte eller fokuserte sonen. For å bli revitalisert trenger du noen å diskutere med – du søker innspill, klarner hodet eller drikker en kaffe. For å revitalisere seg foretrekker noen å være sosiale, mens andre igjen foretrekker å gjøre det på egenhånd. Derfor er det ikke nødvendigvis nok med en kaffeautomat eller et tekjøkken. En liten sone med en sittegruppe og noen blader og aviser vil innadvendte typer sette pris på.

Utfordringen i et godt kontorlandskap er å legge til rette for alle disse tre modusene å jobbe i. For at folk skal trives må både de introverte og de ekstroverte finne rom og tid gjennom arbeidsdagen til å jobbe effektivt med det de holder på med.

Stimulerte sonen
Den stimulerte sonen er standardsonen i det åpne kontorlandskapet.

Mangel på stillerom
På mange arbeidsplasser med åpne kontorlandskap er tilgangen til et avlukket kontor hierarkisk betinget. Problemet med at bare ledere får tilgang til stillerom er at det ikke nødvendigvis er de som har mest behov for å jobbe alene.

Enkelte ledere er ofte i møter mye av dagen, andre er kanskje ute på farten og ikke på kontoret i det hele tatt. Så at de da har et eget kontor er bortkastet kontorplass.

Det er meningsløst at ledere disponerer tomme celle-kontoerer, mens fagpersoner (ofte nøkkelpersonell) som ikke helt fungerer i åpne kontorlandskap blir tvunget til å gjøre det beste ut av en situasjon de ikke trives i. I likhet med de andre i sin organisasjon trenger ledere tilgang til et avstengt rom bare deler av arbeidstiden.

Skape trivsel
Et kontorlandskap trenger flere forskjellige soner. Slik skapes en arbeidsplass som passer både introverte og ekstroverte, og som passer både for fokusert og stimulert arbeid.

Hver enkelt ansatt kan så velge å sitte der de best får gjort sine oppgaver. Mesteparten av tiden vil de aller fleste sitte i sonen som oppfordrer til stimulert arbeid, mens de innimellom vil foretrekke å sitte i en sone for fokusert arbeid. I løpet av en typisk arbeidsdag vil alle søke seg til en sone for revitalisering.

En person som jobber mye fokusert vil ofte foretrekke å jobbe i et stillerom, fra et hjemmekontor, eller kanskje gjemme seg bort med i en kaffebar der livet suser forbi mens han eller hun er i dyp konsentrasjon.

Organisasjon vs. individ
Å skape møtepunkter der de ansatte støter inni hverandre er viktig for kunnskapsbedriften, men fra den ansattes side er det viktigere å ha fleksibilitet til å kunne løse oppgavene sine på en best mulig måte. Enten ved å sitte i en stimulerende sone, eller i fred å ro i en fokusert sone – eller til og med jobbe hjemmefra i blant.

De kreative ideene kommer ofte frem i samspill med andre, men for å la idéer få synke inn og videreutvikles til planer og strategier trenger en stillhet. Da holder det ikke med en endeløs rekke av kontorpulter i et åpent landskap.

Samarbeid
En sone som legger til rette for samarbeid.

Prosjektsoner
I Telenor har vi ofte prosjekter som går over lengre tid. Noen er i et prosjekt på full tid i ett år eller mer. Da sitter prosjektmedlemmene som regel samlet som om de var en egen avdeling. For ad hoc prosjekter, kreative møter eller prosjekter som bare opptar en viss tid hver uke kan store møterom eller prosjektrom være gode løsninger.

Et langbord legger også til rette for uformelle samtaler og stimulerende arbeid. Jo større arbeidsplassen er, desto større må variasjonen i de forskjellige sonene være.

Allerede fra team på 10 personer og oppover trenger man alternativer for møter, fokusert arbeid og revitalisering. For små bedrifter er det ikke sikkert det er så lurt å stue en liten gruppe ansatte inn i et åpent landskap uten muligheter for alternative arbeidsformer. Det krever mindre kontorplass, men uten alternative soner er det lite trolig at de ansatte vil fungere optimalt.

Regler på arbeidsplassen
Ansatte kan benytte seg av så mange hjelpemidler de vil for å sette grenser, men de hjelper lite om de ikke støttes av en bedriftskultur som respekterer behovet for personlig rom. Er det lov å forstyrre folk som sitter i et stillerom eller har hodetelefoner på? Hva skal i så fall terskelen være?

Hva med prat i sonen? Hvor mye prat er greit i den stimulerende sonen? Lengre samtaler bør tas i stillerom så ikke andre kolleger blir unødig forstyrret av en samtale som bare angår noen få.

Arbeidsplasser må designes slik at de er hensiktsmessige for organisasjonen som helhet. Enkeltindividers ønsker er dessverre mer eller mindre underordnet.

Er din beste fagmedarbeider en introvert som produserer best på egenhånd er det ikke så lurt å presse vedkommende til å sitte i et miljø han eller hun ikke trives i.

Har du noen tips til regler som en trenger for å trives i et åpent kontorlandskap?

Elementer i det ultimate kontorlandskapet

Åpne landskap
I det åpne kontorlandskapet er individet underlagt fellesskapet, men det betyr ikke at en ikke bør ta hensyn til individuelle ønsker.

Kaffebar
For små arbeidsplasser holder det kanskje med en kaffemaskin eller kaffetrakter, og kanskje litt gratis frukt. En naturlig møteplass for de ansatte der en møtes for å markere bursdager, holde vinlotteri, bla gjennom avisen eller fylle vannflasken.

For større bedrifter eller bygg hvor flere bedrifter leier lokale er en egen kaffebar med kvalitetskaffe på sin plass, hvor en også kan kjøpe seg en matbit til en grei pris.

Diskusjonssoner
Etter et bra møte sitter en ofte igjen med noen ideer og tanker som kverner i hodet. En uformell sone med sofaer eller lenestoler i tilknytning til møterom gir mulighet for å fortsette diskusjonene en ikke fikk avsluttet eller tatt fatt på innenfor møterammen. Det er også en uformell plass for hele team eller prosjekt å ta en pust i bakken samtidig. Her bør det også være plass til noen skrivevegger så gode idéer kan skrives ned og flytskjemaer tegnes opp.

Bibliotek/lesesal
Det trenger ikke nødvendigvis være et bibliotek i tradisjonell forstand, men en stillevogn i kontorlandskapet der mobiltelefoner er skrudd av. Musikken på hodetelefonene er lav og en ikke skal forstyrre hverandre med prat. Her skal forstyrrelsene være på et minimum. Ikke ulikt miljøet en finner i en lesesal eller på et bibliotek. Rommet kan godt fungere som et bibliotek for magasiner og fagtidsskrifter de ansatte holder seg oppdatert med.

Sittegrupper
Jo større et kontorlandskap er, desto flere muligheter bør det være for å kunne ta uformelle pauser. Eller bare lene seg tilbake i en god stol med en kaffekopp i noen minutter mens en leser gjennom en rapport eller et møtereferat.

Stillerom
Noe av det viktigste i det åpne landskapet er også å legge tilrette for konsentrert arbeid. Klynger av små stillerom der en kan trekke seg inn for å jobbe konsentrert i en periode, ta telefonsamtaler eller korte møter som krever avskjerming er sammen med biblioteket/lesesalen, med på å gi plass for konsentrert arbeid.

Arbeidsstasjoner
Det vi først og fremst forbinder med åpne kontorlandskap er uformelle arbeidsstasjoner spredt rundt i landskapet. Dette er arbeidspultene en stort sett bruker. Når arbeidsdagen er over ryddes pulten slik at den neste dag er klar til å brukes av hvem som helst som måtte få lyst til å sette seg akkurat der. Dette er standardsonen eller den stimulerte sonen i kontorlandskapet.

Møterom
Lyddtette møterom med vinduer som sørger for at møter ufarliggjøres og ikke føles som noe hemmelig og skummelt.

Låsbare skap
I mangel på en personlig arbeidsplass er det nødvendig med låsbare skap i et åpent kontorlandskap. Slik kan en låse inn personlige saker og ting en vil ha på jobben, og ikke ønsker å dra med til og fra jobb hver dag.

Konklusjon
I Telenor har vi jobbet i åpne landskap uten faste arbeidsplasser siden 2001, og for organisasjonen som helhet har det vært positivt. Størrelsen på bedriften og utformingen av Telenor-bygget gjør at det er en stor variasjon i arbeidssonene.

Min erfaring med åpne kontorlandskap er ikke nødvendigvis at det er bedre eller dårligere enn å sitte på et celle-kontor. Et celle-kontor er bra for å jobbe fokusert, men stenger deg helt inne og vekk fra dine kolleger. I en kunnskapsbedrift er det viktig at de ansatte jobber i den stimulerte sonen fordi det til syvende og sist fremmer dialog, kunnskapsdeling og er med på å bygge samhold og bedriftskultur.

Åpne landskap er annerledes og har andre utfordringer enn celle-kontor. De beste åpne kontorlandskapene legger til rette for mange forskjellige måter å jobbe på, slik at de ansatte selv kan velge hvor og hvordan de ønsker å få jobben gjort, ikke de som tvinger alle til å jobbe på en måte de kanskje ikke føler seg komfortabel i.

Kilder:
Workspaces that move people – Ben Waber, Jennifer Magnolfi og Greg Lindsay – Harvard Business Review October 2014