OneDrive

OneDrive – sånn helt grunnleggende

OneDrive for Business er Microsoft sin skybaserte lagringstjeneste for personlig oppbevaring og deling av jobbfiler. Samtidig er løsningen så integrert med det du ellers bruker av verktøy gjennom arbeidsdagen, at den i praksis løser problemer du ikke trodde du hadde.

Proffmarkedet for denne typen tjenester er stort og voksende. Selv husker jeg hvor fantastisk praktisk det var en gang på begynnelsen av 90-tallet da jeg administrerte et Mac-nettverk, og vi fikk satt opp en harddisk som vi deretter delte på nettet mellom to etasjer i et lite konsulentfirma. Det innebar slutten på «diskett-stafett» som vi kalte utvekslingen av filer den gangen.

Neste fase i det vi opplevde som en rivende, teknologisk utvikling, var å gjøre serveren tilgjengelig hjemmefra, på en oppringt linje. Modemene laget merkelige «boing-boing»- og skrikelyder da vi ringte opp og nedlastingen av filer tok en evighet, men det sparte oss for mange turer til kontoret.

Filene var for øvrig ikke så veldig store; jeg husker vi hadde en lang diskusjon om hvorfor vi skulle bruke penger på 40 MB harddisker istedenfor de 20 MB diskene vi allerede brukte. Holdningen var at vi neppe noen gang kom til å klare å fylle dem opp.

Drop Dropbox – tenk arbeidsverktøy
Siste fase i denne utviklingen av ekstern lagring, startet da noen begynte å snakke om Dropbox. Skybasert lagring for filer, filmer og bilder fremsto som en smule abstrakt til å begynne med – Kan jeg lagre filene på internett, liksom? – men det tok ikke lang tid før forbrukermarkedet skjønte hva dette handlet om. Stadig flere av oss flyttet ut i skyen og tilbudet har eksplodert. I dag finnes det et titalls (sikkert flere) tilsvarende tjenester som Dropbox, for eksempel SugarSync, Box, Google Drive, CloudMe og AmazonS3.

Felles for mange av disse, er at de startet som forbrukerrettede tjenester. Først senere har de utviklet løsninger for bedriftsmarkedet – noe som ofte preger funksjonaliteten og delingsegenskapene. I praksis blir mange av dem rene lagringstjenester med litt påklistret deling – og med en gang du skal jobbe i team eller arbeide på andre enheter enn datamaskinen, møter du utfordringene.

Denne utviklingen representerer en mulighet for de som kan kombinere arbeidsflyt og  verktøy, med lagring. Og det finnes ikke så mange andre i det markedet enn Google, med sin Docs og Drive, og Microsoft, som tilbyr to varianter av OneDrive. Og fordi Google fortsatt bare har en marginal del av bedriftsmarkedet når vi snakker effektivitetsverktøy som tekstbehandling, regneark og presentasjoner, synes jeg Microsoft er mest spennende.

OneDrive

Den lille forskjellen
OneDrive kommer i to varianter; den ene er rettet mot privatbrukerne, men tilbyr mye Office-funksjonalitet i tillegg – blant annet Office Online som er en gratis, skybasert Office-pakke. Men den løsningen som er interessant fra et jobbperspektiv, er for Business. Den er integrert i Office 365, bygger på proff SharePoint-teknologi og har administrasjons- og sikkerhetsegenskaper som gir IT-avdelingen noe tilnærmet hvilepuls. (Og du kan jo sjekke hva som skjer hvis du foreslår at et team på jobben skal dele sensitive dokumenter på en av de andre fildelingstjenestene.)

Du kan bruke de to OneDrive-variantene om hverandre – app’en på Windows-telefonen min ble for eksempel nettopp oppdatert med muligheten til å legge til en OneDrive for Business-konto. Og at du kan ha alt på et sted, knyttet til de programmene (Word, Excel, Outlook osv.) du bruker gjennom arbeidsdagen, er OneDrive for Business sin styrke – i hvert fall slik jeg bruker tjenesten.

En veldig overfladisk nybegynnerguide ville sett sånn ut:

  • Nok plass inkludert – en konto kommer med 1 TB som tilsvarer noe sånt som 17.000 timer musikk eller mer enn 300.000 bilder.
  • På kryss og tvers – har du først lastet opp filene dine til OneDrive for Business, finner du dem igjen på telefonen, uansett om du bruker iPhone, Android eller Windows, du kan enkelt redigere og dele dem på nettbrett, uavhengig av plattform og du kan alltid få tilgang til dem via nettleseren på en hvilken som helst PC eller Mac.
  • Å dele filer med andre har blitt en selvfølge, men å kunne jobbe sammen i filene i sanntid, og ikke måtte bekymre seg for versjonering og andres rettelser, sparer mye tid – og er morsomt.
  • På maskiner uten Office-pakken installert, bruker du enkelt Office Online, der Excel, Word og PowerPoint ligger gratis tilgjengelig.
  • Når du er offline eller vil jobbe i desktop-versjonene av programmene, laster du ned OneDrive for Business Sync Client og tar ned alle eller de mappene du trenger. Endringer oppdateres på tvers av enhetene fortløpende eller når du er på nett igjen.
  • Stadig større mengder informasjon gjør det mer tidkrevende å finne frem det du trenger når du trenger det. Et godt søk er en forutsetning for å være effektiv, og jeg har tidligere skrevet om at søket er den nye strukturen. Det gjelder også på OneDrive, der du kjapt søker frem det du trenger.
  • Og helt til slutt, et knusktørt argument som går hjem i IT-avdelingen: OneDrive for Business har kraftig administrasjonsfunksjonalitet og en sikkerhet som er ISO-sertifisert.

Bulletpoints er sjelden godt egnet til å gå i dybden. I de kommende artiklene tar jeg for meg noe av funksjonaliteten som er listet opp, for å gi en litt grundigere innføring i OneDrive for Business.

Les mer om OneDrive på telenor.no

DISCLAIMER Som alltid, når jeg blogger pent om Microsoft, tar jeg med at de fortsatt er en kunde av meg – og at jeg er over gjennomsnittet begeistret for mye av det utvikler og tilbyr – hardware og software.