OneDrive

Enklere samarbeid med OneDrive

Du skal ikke ha «samarbeidet» lenge på en fil i skyen før mappen den ligger i er full av nesten identiske kopier. Årsaken er rett og slett at nesten ingen andre skylagringstjenester enn OneDrive for Business åpner for samtidig redigering; at flere kan jobbe med det samme dokumentet åpent på en gang.

En av de første jobbene jeg hadde på begynnelsen av 90-tallet inkluderte IT-ansvaret i en liten konsulentbedrift i Oslo. Og når senere arbeidsgivere ser disse referansene til noen år med backup, trekking av nettverkskabler og kvelder med feilretting, hiver de ofte et lite avsnitt med «IT-ansvarlig» inn i arbeidsbeskrivelsen min.

På den ene siden har de overdrevent høye tanker om kompetansen min på dette området. Samtidig er det ikke så vanskelig å drifte 4 – 5 PC’er i dag, sørge for at programvarelisenser er betalt, oppdateringer slått på og at alle lagrer dokumenter i skyen, ikke på egen maskin.

At man ikke skal bli alt for tilbakelent og stole på rutinen, fikk jeg imidlertid en påminnelse om rett før sommerferien. Temaet var nettopp skylagring, og alle skulle flytte filene sine fra egne harddisker ut på et felles område hos en passe kjent tilbyder av gigabytes på nettet. En av PCene hadde havarert bare noen uker før, masse filer og informasjon forsvant og alle var veldig klare for å legge om til en sikker og automatisk lagringsløsning.

Som sagt, så gjort. Kontoer ble opprettet, en felles mappestruktur etablert og alle flyttet det de hadde lokalt, ut i den litt mer abstrakte skyen. Og i noen dager var alt fint. Helt til vi skulle sette sammen en agenda til et møte der alle skulle delta og der alle hadde noe å bidra med i innkallingen.

For å gjøre en lang historie kort; etter en dag med redigering, lå det tre dokumenter i prosjektmappen i skyen, alle med samme navn, men nummerert forskjellig i en parentes og med litt forskjellig innhold. Det skapte en todelt utfordring: For det første måtte jeg klare å redigere sammen de tre dokumentene til ett, med alle endringene på plass. For det andre måtte jeg berolige mine fire kollegaer som var overbevist om at noen av endringene de hadde lagt inn, helt sikkert hadde forsvunnet.

Det er egentlig bare to løsninger på dette problemet – for det oppleves som et problem at du ikke kan redigere samtidig i et dokument som flere har tilgang på i den samme mappen. Enten lage en liste, en digital variant av den fysiske diskett-stafetten som jeg har nevnt i en annen sammenheng, eller finne en løsning som ikke bare tilbyr lagring, men samarbeid på ordentlig. Og av dem finnes det ikke mange. OneDrive er den ene – og for alle som til daglig navigerer mellom Word-dokumenter, PowerPoint-presentasjoner og Outlook, er det i realiteten ikke så veldig mange andre.

Samarbeidsfunksjonaliteten som er innebygget i Microsoft Office365 følger automatisk med når du bruker OneDrive for Business. På dette området der du lagrer dokumenter og prosjekter som ikke hører hjemme på en prosjekt-site eller i et felles bibliotek, kan du enten beholde dokumenter helt for deg selv eller dele dem med andre.

Og for å bruke innkallingen vår som et eksempel: Jeg kunne ha opprettet dokumentet og enkelt gitt kollegaene mine tilgang og redigeringsrettigheter. Det ville de fått en epost om – og ved en senere anledning kunne jeg fortsatt å dele dokumentet med dem eller andre, som en lenke i en epost. Veldig greit fremfor å sende vedlegg på kryss og tvers, i og utenfor organisasjonen.

En viktig ting å huske på: Hvis du vil redigere samtidig med andre i det samme dokumentet, må det åpnes i Office Online. Hvis du gjør endringer lokalt, i OneDrive for Business-mappen på PC’en din, vil disse synkes opp i skyen og bli synlige i det samme dokumentet med en grønn markering. Men en annen som også jobber i sin lokale versjon – eller online – vil ikke se det du gjør, før synkroniseringen skjer.

Med deling og rettigheter på plass, er det fritt frem for alle i nettversjonene av PowerPoint, Word, OneNote og Excel samtidig.  Mens jeg jobber med SAK 1, der jeg trenger en tabell som viser økonomisk status siden forrige møte, ser jeg i nettleservinduet at en kollega åpner filen, og så redigerer på SAK 3, der han lager en kulepunktliste. Hvis han vil kan han klikke meg opp på Skype eller Lync, komme med noen innspill til min sak – som han ser at jeg jobber med – og gjøre endringene selv hvis jeg er enig. Til slutt lukker han dokumentet og blir borte, før jeg gjør det samme.

Dette er samarbeid. Det meste annet er samlokalisering. Og forskjellen merker du med en gang flere enn deg skal jobbe sammen med en tekst.

De fleste skylagringstjenester har en løsning for arbeidsgrupper, firmaer og team. Før du velger en av dem, kan det lønne seg å sjekke om det du kjøper er et fullverdig effektivitetsverktøy – eller bare en harddisk som noen passer på å ta backup av.

Les mer om OneDrive på telenor.no

DISCLAIMER Som alltid, når jeg blogger pent om Microsoft, tar jeg med at de fortsatt er en kunde av meg – og at jeg er over gjennomsnittet begeistret for mye av det utvikler og tilbyr – hardware og software.