prioriteringsstiler

3 arbeidsrutiner som hjelper deg med å prioritere oppgaver smartere

Det eneste som er dummere enn ikke å ha noen måte og prioritere oppgaver på, er å utsette oppgavene. Her er tre forskjellige prioriteringsstiler. Alle disse tre kan få deg gjennom dagen, på en eller annen måte, uten stress.

Klokken nærmer seg halv ni og du har allerede brukt 30 minutter på en kaffe og litt småprat med noen kolleger. Når du har funnet et sted å sitte, koblet opp PCen og åpnet eposten, ligger det allerede åtte ubesvarte meldinger i innboksen som trenger oppfølging.

Innimellom ringer telefonen, noen har et spørsmål om status i et prosjekt du har ansvar for, klokken 10:00 har sjefen booket deg inn i et møte, og når klokken nærmer seg lunch er det fortsatt innboksen som dominer skjermen. Resten av dagen må bli annerledes, for to do-listen var full allerede før du kom inn på kontoret.

Og sånn går nu dagan, der den ene oppgaven tar den andre, deadlines styrer hva du jobber med, avbrytelser er regelen, ikke unntaket og den som roper høyest får svar.

De fleste kjenner seg litt igjen i situasjonen – noen mer enn andre. Svaret på denne ustrukturerte og tilfeldige måten å jobbe på, der dagen nærmest planlegger seg selv, er å velge en prioriteringsstil. Her er tre muligheter:

Store steiner førstStore steiner først
Det er lett å bli fanget i de små oppgavene, de som det ofte bare tar noen minutter eller en halv time å gjøre, som gir umiddelbar tilbakemelding fra noen rundt deg og som monner på listen.

Problemet er at de spiser tid og energi – og noen ganger er den frenetiske aktiviteten knyttet til reiseregninger, møtereferater, rydding i innboksen og henting av kaffe en skjult måte å prokrastinere på. Av og til har den en funksjon hvis du absolutt ikke får gjort noe annet, men bare av og til. Resultatet av denne måten å prioritere på, er som å helle et Norgesglass fullt av singel; et stykke ut på dagen begynner det å bli fullt og det er klin umulig å få noen av de store stenene (oppgavene) ned i glasset.

Hvis du starter i den andre enden, med de større oppgavene, er det alltid plass til noen mindre mot slutten av dagen.

Sure sokkerKyss frosken
Noen kaller det frosker, jeg kaller det sure sokker. Først utsetter du å ta dem ut av treningsbagen når du kommer hjem om kvelden. Dagen etter bestemmer du deg for å gjøre etter jobb, og etter hvert lukter sokkene så surt at det blir en prøvelse bare å tenke på dem.

Oppgavene på jobb (og hjemme) som du ikke har spesielt lyst til å ta tak i, oppfører seg på samme måte. Jo lenger du utsetter dem, jo mindre lystbetont blir det å starte. Men de tar energi hele tiden, fordi du har dårlig samvittighet for ikke å ha gjort dem.

Løsningen kan være å starte dagen med én oppgave du ikke har særlig lyst til å gjøre. Min strategi er å samle dem opp til de fyller en hel dag – og det er vanligvis ikke et problem å få til – og så pushe igjennom den ene etter den andre fra morgen til kveld. Det føles veldig godt å slå av PCen og gå hjem de dagene.

EisenhowerEisenhower-matrisen
«Hvis noe haster, er det neppe viktig. Hvis det er viktig, har vi tid.» Det er visstnok general og president Eisenhower som skal ha sagt dette.

Det mange tolker som et uttrykk for arroganse, tror jeg egentlig bare er et forsøk på å dele en innsikt. Han hadde forstått at viktige oppgaver måtte prioriteres over tid slik at de ikke endte opp med å haste rett før beslutningen skulle tas eller talen holdes. For å klare det brukte Dwight et system som fortsatt er en av de beste prioriteringsstilene jeg vet om, Eisenhower-matrisen.

I det nederste høyre hjørnet finner du oppgaver som noen kaller tidsfordriv, men som egentlig er avslapping og restitusjon. Øl og potetgull i sofaen, en bok på kafe eller en tur i skogen.

I nederste venstre hjørne dukker det ofte oppgaver som andre ber deg gjør, opp. De er viktige for dem, men bringer deg sjelden nærmer dine mål.

I øverste venstre hjørne jobber du, gjerne kvelden før, når du ikke har startet tidlig nok på et strateginotat eller en analyse – og selvfølgelig hvis det oppstår uventede situasjoner som må håndteres med en gang.

Eisenhower matrisen

Øverste høyre hjørne er «the place to be» i store deler av dagen. Hvis du lager en liste over det du blir målt på i medarbeidersamtalen, skal de plasseres der, planlegges over tid og jobbes jevnt med. Da havner de ikke i «haster og viktig»-kvadranten, men får den tiden de trenger for å bli gjort på en skikkelig måte.

Eisenhower-matrisen er min måte å planlegge året, uken og dagen på – men de andre har omtrent samme funksjon. Og uansett hvilken du velger, er det viktigste å ha et bevisst forhold til hva du jobber med når.