Todoist tar steget opp i 1. divisjon

Jeg har ikke tall på hvor mange ganger jeg har skiftet oppgavestyringsverktøy. Så snublet jeg over Todoist for ett år siden og har ikke sett meg tilbake siden.

For alle som er over gjennomsnittet opptatt av tidsstyring og effektivitet har jakten på den perfekte to do-løsning blitt en tidkrevende affære. De beste alternativene er sterke på hver sine områder og det virker som om det alltid er den løsningen du ikke bruker som er nøkkelen til å få gjort akkurat de tingene du stadig utsetter. Så blir bytte av løsning nesten en form for prokrastinering i seg selv og plutselig har dagen gått med til å flytte lister fra et skjermbilde til et annet.

Jeg tror ikke jeg prokrastinerer mindre enn før, men nå er det i hvertfall ikke to do-løsningen som er årsaken til at jeg ikke går hjem med full score på listen fra morgenens gjennomgang. For Todoist har vist seg å være det nærmeste jeg har vært en perfekt løsning. Den var god i 2013 og den tok steget opp i 1. divisjon i forrige uke med en oppgradering som både tilførte funksjonalitet og et enda mer strømlinjeformet grensesnittet.

td2_1Todoist er opprinnelig et portugisisk prosjekt som ble startet i 2008, men som ikke samlet veldig mange brukere før 2012. Da bygget de om hele løsningen i HTML5, ble lagt merke til og akkumulerte en stadig større tilhengerskare. I dag er de 20 + personer som sitter relativt spredt (Portugal, Danmark, Storbritannia, Russland, Canada, USA, Chile, Brasil og Polen) som utvikler, programmerer, markedsfører og administrerer løsningen.

Hvorfor er den så god – kanskje best? I et fugleperspektiv betyr det mye at hele løsingen nå er bygget i et raskt og velfungerende webgrensesnitt, der online-versjonen av Todoist også fungerer godt på mobil og nettbrett. Så har de i tillegg hatt en multiplattformstrategi. At de har versjoner for iPhone og iPad er nesten en selvfølge, at de har like gode tilbud til Andorid-brukere er også bra – men at de i tillegg har laget løsninger for integrasjon med for eksempel Outlook, og en egen offline desktop-versjon for Windows, er ikke vi Microsoft-kunder så bortskjemte med.

Det finnes foreløpig ikke en egen Windows 8 eller Windows Phone 8 app, men den kan dukke opp plutselig, ifølge bloggen til Todoist.

Når det kommer til funksjonalitet, har den alt du forventer, og trenger, pluss en del til. Muligheten til å lage prosjekter med lister, er en selvfølge. At du kan tagge oppgavene (og fargekode dem) øker muligheten til å sette sammen forskjellige typer søk, basert på annen informasjon en teksten i oppgaven eller navnet på prosjektet.

Jeg har for eksempel laget en tag som heter «fortgjort» og et søk som kombinerer «today» med denne tag’en. Og hver gang jeg bare har noen minutter tilovers før et møte eller bare ikke orker å starte på noe stort, kjører jeg søket og får opp et knippet oppgaver som kan gjøres i rask rekkefølge.

tablets_comp2_ios2Det jeg ofte har ønsket meg, men ikke funnet i andre løsninger, er muligheten til å lage underpunkter, både på prosjekter og lister. I Todoist finnes subtasks, noe som gjør det mye lettere å dele en stor oppgave opp i mindre, og mer håndterbare deler. Det samme kan jeg gjøre på prosjektnivå.

Med mange oppgaver og en tidvis urealistisk oppfatning av hvor mye jeg får gjort hver dag, ender jeg ofte opp med å måtte prioritere oppgaver på nytt, dagen etter at jeg hadde planlagt å gjøre dem. Det gjør jeg imidlertid enkelt ved å markere en eller flere av dem for så å flytte dem samlet til neste dag eller en annen dato. På samme måte drar du oppgaver og sub-prosjekter enkelt mellom hovedprosjekter, eller sorterer hovedprosjektene innbyrdes på samme måte. Og til hver oppgave går det an å linke eller laste opp dokumenter (Todoist er blant annet helt integrert med Google Apps), eller ta notater i et eget vindu.

Frem til i år har Todoist først og fremst vært et personlig tidsstyringsverktøy, med en storebror (Wedoist) for samarbeid. Det har gjort dem litt mindre attraktive enn for eksempel Asana og Flow, der samarbeidsdimensjonen har vært noe av det viktigste fra starten av.

I forrige uke tok Todoist steget opp i 1. divisjon, da de lanserte funksjonalitet for delegering av oppgaver og informasjonsutveksling direkte knyttet til oppgavene. Det betyr at de over natten meldte seg på i konkurransen om bedriftsmarkedet – og forhåpentligvis gir det enda mer ressurser til å utvikle løsningen videre fremover.

I samme slengen perfeksjonerte det noe mange har kritisert dem for; reminders – og pusset på  brukergrensesnittet.

Todoist er med andre ord det nærmeste jeg har kommet tidsstyrernes hellige gral – men bare for å unngå å fremstå som totalt servil og ukritisk:

Jeg savner oppgavene mine med en gang jeg har gjort dem og krysset dem ut. For Todoist beholder dem ikke, slik Asana gjør, men sender dem over til de evige jaktmarker i samme øyeblikk som museklikket er gjennomført. Det synes jeg de bør gjøre noe med.

Og jeg savner, nesten enda mer intenst, kalendervisningen som Flow har gjort til et av sine fortrinn. Å se arbeidsmengden fordelt på dager i en ramme (kalenderen) som man er vant til å forholde seg til, forenkler planleggingen, spesielt noen dager frem i tid. Jeg ser på bloggen at ganske mange flere enn meg har stemt på denne funksjonaliteten – og kanskje kan jeg melde iløpet av våren at den er på plass. I mellomtiden holder det lenge å være så mye bedre enn de andre alternativene som Todoist er.

Todoist: www.todoist.com

Denne omtalen baserer seg på den betalte versjonen av Todoist, som koster rundt $ 30 for et år.