Sosiale medier tar livet av eposten

Endringene vi har gått gjennom de siste årene, gjennom sosiale medier og nye former for kommunikasjon, har fundamentalt endret hvordan vi som individer og ansatte i en bedrift kommuniserer med hverandre. Sosiale medier vil i løpet av de neste årene sakte men sikkert erstatte eposten slik vi kjenner den i dag.

Kommunikasjonsbølgene
Den første digitale kommunikasjonsbølgen var epost som kom så tidlig som i 1971, men som først ble allemannnseie på 90-tallet.

Bølge to var chat, videosamtaler og videokonferanser, såkalt samordnet kommunikasjon. Innimellom disse to bølgene et sted kom også SMS. ICQ ble lansert i 1996, AIM i 1997, før de to gigantene Yahoo Messenger (1998) og MSN Messenger i (1999) ble lansert.

Bølge tre var sosiale medier som har tatt mye av funksjonaliteten i samordnet kommunikasjon et steg videre. Facebook ble lansert i 2004, Youtube i 2005 og Twitter ble lansert i 2006. Sosiale medier gjør at vi nå kommuniserer, deler og samhandler på en helt annen måte enn når vi bare kommuniserte på epost. Vi kommuniserer bedre.

Sosiale nettverk
Foreløpig har sosiale medier vært et privat fenomen. Bedrifter og organisasjoner flest har ikke innført sosiale verktøy for å bedre internkommunikasjonen. Men her finnes det heldigvis unntak og foregangsbedrifter.

Det multinasjonale teknologiselskapet Atos med 74.000 ansatte i 48 land har en målsetning om å redusere antall interne eposter til 0 innen utgangen av 2014. De selger også sosiale nettverk til organisasjoner som en tjeneste, så at de vil ligge i forkant er jo bare naturlig. Her kan du lese mer om Atos sin tilnærming til bedriftsinterne sosiale nettverk.

De nye sosiale kommunikasjonsverktøyene som Yammer og SocialCast med flere legger til rette for en åpen kommunikasjon. Kanskje spesielt Yammer og SocialCast er tatt i bruk av flere norske bedrifter. Du må gjerne dele dine erfaringer med disse eller andre tilsvarende verktøy i kommentarfeltet.

En effektiv skyløsning som Office 365 med Lync er en annen mulighet. Her har de ansatte alltid tilgang til lagrete dokumenter fra både mobil, nettbrett og PC. Her kan man også chatte og holde webkonferanser med kolleger som ikke nødvendigvis er på kontoret.

Drukner i epost
Nytten av epost er nå i ferd med å drukne i mengden av epost vi mottar.

Et av problemene med epost er at det egner seg veldig dårlig til samhandling og samarbeid. Det er mer et verktøy egnet for lineær kommunikasjon.

Akkurat som sosiale medier har endret hvordan vi kommuniserer som privatpersoner, er vi inne i en trend der sosiale medier også påvirker hvordan vi kommuniserer med hverandre som kolleger og ansatte.

Hva er feil med epost?

  • Epost er distraherende og ødeleggende for produktiviteten.

  • Epost er med på å bygge opp under inndeling i siloer i organisasjoner.

  • Epost er upersonlig, og skaper avstand fremfor nærhet. Epost har ikke den sosiale funksjonaliteten som fremmer samarbeid og samhandling slik som nye sosiale løsninger har.

  • Mange får epost og bruker tid på å lese epost som de egentlig ikke trenger. CC-funksjonen brukes mye av avsendere. Ofte sånn for sikkerhets skyld, slik at avsender er sikker på at alle som kanskje burde ha fått med seg informasjonen faktisk gjør det.

Hvor mye tid bruker egentlig du på å lese epost per dag?

Tydelig trend
Vi ser i dag at unge ansatte heller bruker sosiale nettverk til å dele informasjon, dokumenter og føre samtaler enn gjennom tradisjonell epost. De foretrekker også å bruke sitt eget utstyr om de ikke er fornøyd med det bedriften tilbyr. Har bedriften en avtale om å bare bruke Windows Phone eller Android, kan du være skråsikker på at flere entusiaster likevel kjøper iPhone privat og heller bruker den. Det samme gjelder for nettbrett og bærbare PCer.

Her kan du se en video om hvordan Socialcast håndterer prosjekter på YouTube

Felles for mange av disse “ungdommene” er muligheten til selv å velge utstyret de bruker på jobb, at de vil ha muligheten til å jobbe på farten og sette opp et midlertidig kontor der det passer seg – det kan være hjemme, på en flyplass, i et sete på en buss eller på en kafé i nabolaget. Hvor du jobber fra begynner å spille en mindre rolle, det er hva du gjør som betyr noe. Se bare på norsk IT-bransjes store utflagging til India.

Innen 2014 vil det å ikke svare kunder via sosiale medier være like ødeleggende som å ignorere epost eller telefonsamtaler i dag, Gartner, The Rising Force of Social networking and Collaboration Services.

I løpet av få år vil sosiale mediegenerasjonen, typisk folk i tenårene til 40-årene, dominere arbeidsstyrken og deres adferdsmønster tvinger frem en helt ny måte å tilnærme seg internkommunikasjon på. Eposten er ikke død, men det er nok bare et spørsmål om tid før vi også på jobben heller bruker sosiale nettverk som vårt foretrukne kommunikasjonsverktøy.

Light bulb with colorful application icon

Fordeler med et internt sosialt nettverk

  • I en fleksibel organisasjon kan ansatte selv
    skifte mellom team og grupper, og dermed oppsøke de informasjonsstrømmer som er relevante. Dermed unngår en å være på
    utdaterte epostlister og få epost en ikke trenger.

  • Ledere får enklere oversikt over aktiviteten i pågående prosjekter.

  • Det er lettere og det går raskere for nyansatte å
    bli integrert i et team når informasjonsflyten fungerer og sosiale verktøy for kommunikasjon med andre i organisasjonen er på plass og fungerer.

  • Fremmer samhandling og samarbeid innad i prosjekter og grupper.

  • Status på oppgaver og prosjekter blir mer synlig på tvers i organisasjonen. Informasjon er lett tilgjengelig for alle.