Hvordan jobber de på toppen?

Mellomledere og oss vanlig ansatte har det travelt nok – men på toppen kan kombinasjonen av ansvar, høyt tempo og mange oppgaver til tider virke umenneskelig. Hvordan håndterer topplederne arbeidsdagen, og hva er deres viktigste tidsstyringstips?

Da Barak Obama ble tildelt Nobels Fredspris den 9. oktober i 2009, trodde den amerikanske presidenten at det var en spøk. Kanskje ikke så rart, Obama leder verdens mest fryktinngytende hær og USA var involvert i kriger både i Irak og Afghanistan. At han heller ikke hadde rukket å gjøre så mye for verdensfreden på de 10 månedene han hadde vært president, og at han fikk prisen for det han skulle gjøre i årene som kom, gjorde den kanskje enda vanskeligere å ta alvorlig. Og på toppen av det hele: Han hadde ikke tid, hverken til Oslo-turen eller til å skrive talen.

Hvis det finnes et hierarki der posisjon bestemmes av ansvar og press i stillingen, er det ganske sannsynlig at den amerikanske presidenten befinner seg på toppen. – Når en beslutning havner hos meg, sa han til journalisten Michael Lewis i forbindelse med en portrettartikkel i fjor, – så er den ikke enkel lenger.

Og fordi det er så mange beslutninger som skal tas gjennom en dag, er tid den knappest ressursen i Det hvite hus. Obama håndtere utfordringene på sin måte: Han trener 45 minutter hver morgen før han spiser frokost med familien. Han har bare blå og grå dresser, for å unngå å bruke beslutningsenergien sin på småting. Han får alltid en liten lapp før han går i et møte med informasjon om tema, hvem som er tilstede og hva som forventes av ham. Notater som ender på hans bord deles inn i «informasjon» og «beslutning», og de sistnevnte inneholder tre responsmuligheter i form av avkrysningsbokser på slutten: «Agree», «Disagree» og «Let’s discuss».

Men det viktigste tidsstyringstrikset er kanskje et som blir anbefalt stadig vekk – og ikke bare til presidenter: Start neste dag kvelden i forveien. Og nettopp dette reddet Obama ut av tidsklemma i forbindelse med Fredsprisen. For hver kveld når han ikke er ute og reiser, jobber presidenten på hjemmekontoret i residensen i 2. etasje fra klokken ti og utover, når de andre i familien har gått og lagt seg. Der satt han den 8. desember 2009 med ut utkast til takketale som skulle holdes to dager senere, som han ikke kunne bruke. Dagen etterpå sto det til sammen 21 møter på timeplanen.

Løsningen ble nattarbeid. Kvelden før Fredsprisutdelingen satt Barak Obama seg ned med utkastene og research’en han hadde fått fra taleskriverne, skrev seg igjennom den 40 minutter lange talen og gikk til sengs en gang mellom tre og fire på natten.

En annen toppleder som tyr til sene kveldstimer for å få jobben gjort, en FN’s Generalsekretær Ban Ki moon. Han fortalte i et intervju med New York Times for noe uker siden at han sjelden la seg før tolv og ofte tvang seg selv til å jobbe senere hvis han ikke var igjennom bunken med notater og rapporter. Alternativt går han til sengs, men står opp igjen noen timer senere, mellom fire og fem om morgenene.

Og her er vi ved en av topplederlivets harde realiteter; enten du er amerikansk president, generalsekretær, leder en bank eller et mobiltelefonselskap, så kommer du deg opp om morgenen. Klokken ringer gjerne før seks – og du slumrer ikke.

Av andre råd, rutiner og forslag som det er mulig å finne i intervjuer og artikler om livet på toppen, er dette noen av de som er mest relevante for oss vanlige – eller som bare er gode råd:

  • Planlegg dagen – gjerne i detalj. Disse menneskene har ikke mye rom for impulsivitet, og aktivitetene gjennom en dag og en uke ligger rygg mot rygg i kalenderen. Det gjelder også tid med kone, barn, venner og annen familie.
  • Uken begynner søndag kveld. Da setter de seg ned for å gå igjennom kommende avtaler, planlegge hva som må gjøres når, hvordan de skal få tid til å forberede seg og hva de skal be andre om å gjøre.
  • Jobb mye når du jobber sent. Dette er rett og slett en slags sikkerhetsmekanisme der muligheten til å få unna masse i løpet av et langt strekk, øker fleksibiliteten og beredskapen for uventede oppgaver og hendelser. Det er ingen vits i å ha ordnet seg en hel kveld fri og så gi seg klokken ti, når du kan få gjort masse i de to siste timene før midnatt.
  • Sov nok, men ikke for mye. Her er det sikkert en del som synder mye på begge punkter og sover for lite i uken og for lenge i helgen. Ban Ki-moon var en av de som hadde skjønt hvor uhensiktsmessig dette var. Han står opp omtrent like tidlig hver dag og vet at 12 timer søvn ofte er like utmattende som fire.

De fleste toppledere jeg har lest intervjuer med, er klare på at de alltid er på jobb i hvert fall alltid skal være tilgjengelige. Men de mener også at det er viktig å koble helt av når du først har fri. Og der er det nok mange av oss som har noe å lære, i en tid der overgangene mellom jobb og hjemme er glidende og eposten finner oss uansett hvor vi er.

Hvis jeg skal oppsummere inntrykket etter å ha gjort research til denne saken, så tror jeg ordene som best beskriver toppledernes hverdag er «hardt arbeid» og «disiplin. Det finnes ingen snarveier, det handler bare om å få oppgavene unna uten vegring.

– Jeg lever jo som en munk, sier styreformann og CEO i Nissan og Renault til McKinsey Quarterly når han skal beskrive livet på toppen. – Eller i hvert fall en tempelridder, retter han. Ghosn har tross alt både kone og fire barn – noe som er en prestasjon i seg selv for en mann med over 200 reisedøgn i året.