Del 2: 20 råd om struktur, produktivitet og stressmestring

20 tips som får deg i gang etter sommerferien – og sikre gode vaner og effektivitet gjennom høsten og vinteren.

Dette er del 2 av saken: 20 råd om struktur, produktivitet og stressmestring. Del 1 kan du lese her.

Husk at 20 råd er mye, og det er ikke meningen at du skal prøve å gjøre alt som står på denne listen. Plukk det som passer deg, prøv ut noen som du ikke er sikker på – og skrot resten. Da blir det en god høst.

11. Planlegg neste dag kvelden før – og neste uke på fredag. Det gir deg først og fremst en plan som i seg selv gjør det lettere å sette grenser for andre oppgaver og mennesker som ønsker tiden og oppmerksomheten din. Men det gir deg også muligheten til å vurdere på forhånd hva som er det viktigste å få gjort påfølgende dag – og så vurdere et døgn senere om du egentlig fikk gjort det du skulle. Hvis svaret ofte er at du har gjort noe helt annet enn du hadde planlagt å gjøre, er det et klart signal om at du er på vei mot et punkt hvor du kanskje har fått gjort mye, men bare litt av det som er dine egentlige oppgaver. Og plutselig løper du rundt i firkanten øverst til venstre igjen…

12. Prokrastiner på en strukturert måte. Egentlig burde beskjeden være at du ikke skal falle hen til utsettelser i det hele tatt, men jeg tror rett og slett det er urealistisk å aldri dille rundt, surfe uten mål og mening eller bare følge strømmen på twitter. Men av og til, når denne trangen til ikke å gjøre det du har planlagt setter inn, kan du lure den; finn frem de fem-seks enkleste oppgaven på listen din, lim bilag på A4-ark, ta en telefon for å sjekke åpningstidene på fyllinga, bestill en time hos tannlegen eller rydd i skuffen. Det er også oppgaver som må gjøres, selv om de strengt tatt kunne ha ventet. Nå kan du i stedet få dem gjort, og så bruke den gode følelsen av å ha utrettet noe til å komme i gang med det du egentlig hadde på planen.

13. Ta vare på mellomtiden – det som på produktivistisk heter gaptime eller time pockets. Du kan rydde epost på bussen, ringe telefoner fra bilen, lese et notat i køen på posten eller høre på en podkast mens du venter på at kjæresten din skal bli ferdig i butikken. Det er ikke nødvendigvis mye tid hver gang, men lagt sammen over en periode blir de oppgavene du kan få unna, ganske mange.

14. Begrens verktøy og app’er – finn det som passer for deg og hold deg til dem. For jakten på den perfekte (for min del) pennen, mobiltelefonen, notatboken og task management-løsningen er mildt sagt tidkrevende. Du har sikkert andre ting du er opptatt av å finne en perfekt løsning på, men poenget er det samme. Jeg prøver nå å slå meg til ro med at Evernote er godt nok, jeg tror jeg har funnet en perfekt todo-løsning. Jeg bruker en fyllepenn som passer min skrivestil, jeg bruker de samme Moleskine-notatbøkene måned etter måned og i dag klarte jeg å motstå lysten på å kjøpe meg en ny mobiltelefon – som jeg er ganske overbevist om at den hadde vært bedre enn den jeg har nå. Det sparer jeg mye tid på.

15. Ta pauser – og gjør det riktig. Effektivitet handler ikke om å jobbe hele tiden, men om å gjøre det riktig. Det samme gjelder pauser. De dårligste pausene er de der du bare fortsetter med noe som likner på det du allerede har slitt deg ut på; lese, tenke, sjekke sosiale medier eller lete etter noe på nettet. I de gode pausene flytter du deg fra pulten din, går en tur ut, finner noen å snakke med eller lager deg en kaffe. Poenget er å bruke andre deler av hodet når du hviler, enn de du bruker når du jobber.

16. Kjenn din kropp – lær deg når du jobber best. Noen liker roen om morgenen og de første timene før tempoet på kontoret eller hjemme øker, mens andre jobber best på ettermiddagen eller kvelden. De fleste har sin rytme og når du kjenner den, vet du også når på døgnet du bør sette av tid til de lange, fokuskrevende prosjektene og når du trenger de litt enklere og kjappe oppgavene som du kan gjøre mange av på en gang. Svare på epost og returnere telefoner kommer i den kategorien.

17. Bruk meditasjon til stresshåndtering. Dette er noe stadig flere får opp øynene for, særlig i næringslivet der meditasjonsformen «Mindfullness» har blitt spesielt populært. Dette har lite med spiritualitet og åndelighet å gjøre, men handler primært om å lære seg å dra ned turtallet i kroppen ved hjelp av puste- og tankeøvelser. Det finnes mange bøker, CD’er og app’er som tilbyr både innføring og øvelser for viderekomne, og et av de mer populære stedene på nettet er headspace.com.

18. Sov så lenge du trenger – for søvn er det billigste, enkleste og mest naturlige tidsstyringstrikset som finnes. Jeg gjentar det til det kjedsommelige, rett og slett fordi forskjellen mellom en uthvilt kropp og en som lider av søvnmangel, er så stor. Finn ut hvor mye søvn du trenger ved å legge deg til samme tid og så sove til du våkner flere dager på rad. Etter hvert skjønner du selv hva behovet er, og kan begynne å nye av fruktene.

19. Se alt ovenfra med jevne mellomrom – da får du et bedre perspektiv på hva du driver med og om du er på rett vei. Ta frem arket med de overordnede målene med jevne mellomrom for en slags revisjon, men enda viktigere; hver gang du har muligheten til å bli med på noe nytt, enten en aktivitet hjemme eller et prosjekt på jobb, vurder grundig om dette er noe du har tid til og om det bringer deg nærmere de målene du har satt for deg selv.

20. Spør deg selv om det er dette du vil – om jobben og livet ellers gir deg det du ønsker eller om det er ting du bør endre på. For veldig ofte handler mangel på motivasjon, stress og utsettelser om, at du befinner deg på feil hylle i livet – eller at du bare må justere arbeidsoppgavene dine litt. Det er ikke alltid man må gjøre store endringer selv om ting er feil – men i noen tilfeller er det nettopp det som skal til.

  • Pingback: Del 1: 20 råd om struktur, produktivitet og stressmestring | Jobb smartere

  • http://smartendring.no/ Bjørn O. Hopland

    Det er veldig mange bra tips her. Utfordringen med slike lister med de 10, 20, eller 30 beste tipsene for å gjøre ett eller annet er at man kan lett bli overveldet og handlingslammet av alle de gode mulighetene. Hvis du skulle velge de topp tre beste tipsene for deg, hva ville det være?

    • Jan-Sverre Syvertsen

      Hei Bjørn,

      hvis jeg måtte velge tre ville de være

      1. Få alle oppgaver inn i et system basert på oppgaver og prosjekter.
      2. Planlegg dagen – enten kvelden før eller om morgenen.
      3. Få nok søvn.

      God høst!

  • http://smartendring.no/ Bjørn O. Hopland

    Det er veldig mange bra tips her. Utfordringen med slike lister med de 10, 20, eller 30 beste tipsene for å gjøre ett eller annet er at man kan lett bli overveldet og handlingslammet av alle de gode mulighetene. Hvis du skulle velge de topp tre beste tipsene for deg, hva ville det være?

    • Jan-Sverre Syvertsen

      Hei Bjørn,

      hvis jeg måtte velge tre ville de være

      1. Få alle oppgaver inn i et system basert på oppgaver og prosjekter.
      2. Planlegg dagen – enten kvelden før eller om morgenen.
      3. Få nok søvn.

      God høst!

  • http://smartendring.no/ Bjørn O. Hopland

    Takk for svar.

  • http://smartendring.no/ Bjørn O. Hopland

    Takk for svar.