Del 1: 20 råd om struktur, produktivitet og stressmestring

20 tips som får deg i gang etter sommerferien – og sikre gode vaner og effektivitet gjennom høsten og vinteren.

Ferien er over og i skrivende stund er det ikke så veldig mye sommer utenfor vinduene eller – og som vanlig på denne tiden av året flommer nettet over med gode råd for tidsstyring, effektivitet, stressmestring og balansen mellom jobb og fritid. En times tur på nettet ga et titalls lister og nærmere 150 råd som alle høres fornuftige ut. Og fordi ett av dem sikker sier noe sånn som at «spar tid på ikke å lese råd om hvordan du kan spare tid», har jeg oppsummert, plukket ut og kvalitetssikret.

Resultatet er 20 triks og tips som til sammen gir et godt rammeverk for å jobbe effektivt og balansert gjennom høsten.

1. Ikke legg lista for høyt de første dagene – det tar tid å stille om fra feriemodus til jobb. Start med å få oversikt over det du ikke rakk før ferien og avslutt det som kan avsluttes. Få unna eposter og beskjeder. Så setter du av litt tid til å planlegge det neste halvåret i fugleperspektiv; hvilke oppgaver eller prosjekter er de viktigste å ha fokus på ( – ofte de du blir målt på eller må levere noe til). Hva ønsker du å få til de neste månedene frem mot jul. Hva kan stikke kjepper i hjulene for at du skal klare det? Skriv de overordnede målene ned på et ark (inkluder personlige og private mål hvis disse også kjemper om tiden din) og finn det frem med ujevne mellomrom for å sikre deg at du er på rett vei.

2. Rydd opp i papirer og ting som slenger i skuffer, hyller og skap hvis du ikke rakk dette før sommerferien. Når du har det ryddig rundt deg er det lettere å fokusere på oppgavene som ligger foran deg.

3. Fang oppgavene raskt, både store og små og private og jobbrelaterte. Skriv ned alt du må huske å gjøre i en notatbok, i Evernote på telefonen din eller i et task management-system som passer deg. Det spiller ingen rolle hva du bruker, så lenge du får oppgaven ut av hodet og finner den igjen senere, når du setter deg ned for å strukturere.

4. Strukturer oppgavene i områder og prosjekter når du prosesserer oppgavene du har skrevet ned. Bursdagsinvitasjonen som må lages for minstemann havner under «Hjemme» i prosjektet «Kidsa», referat fra statusmøtet skal plasseres under «Jobb» og rett prosjekt, hente den nye PC’en hos IT kan for eksempel legges under «Praktisk og ærend». Hvilke lister du trenger finner du ut etter hvert. To av mine nyttigste heter «Handle», for ting som må supleres i kjøleskapet gjennom uken, og «Mob» (som egentlig er en tag) som er telefonsamtaler jeg kan gjennomføre i bilen på vei hjem eller mellom møter.

5. Prioriter oppgavene jevnlig, og bruk gjerne en metode som gjør at du utvikler et bevisst forhold til hvordan prioritering hjelper deg å jobbe mer målrettet og effektivt. Jeg bruker noe som blant annet er kalt Eisenhover-metoden eller Eisenhover-matrisen der alle oppgaver plasseres langs to akser; haster og viktig. Til sammen har jeg fire kvadrater å plassere de forskjellige oppgavene i (haster/ikke viktig, haster/viktig, haster ikke/ikke viktig og haster/viktig). Les mer om denne metoden her (http://www.eisenhower.me/about), – og husk at du bør tilbringe ganske mye tid i øvre, høyre hjørne der de fleste langsiktige målene og oppgavene havner.

6. Ha en strategi for å håndtere sure sokker, som rett og slett er disse oppgavene som hele tiden blir utsatt fordi de er ubehagelige å håndtere – eller bare fordi du er så veldig klar over at du burde ha klart å gjøre dem for lenge siden. Lag en liste over alle sånne oppgaver og start dagen med å krysse av for en av dem. Da har du i det minste kontroll.

7. Sett av tid til å jobbe med oppgaver lenge før deadline, og det gjelder særlig de som ligger og ruger i øverste høyre hjørne i Eisenhower-matrisen. Rapporter som tar tid, presentasjoner som må tenkes igjennom, lanseringsplaner som må diskuteres eller blogginnlegg som ikke har noen deadline i det hele tatt. Hvis du synder mot denne regelen ender oppgavene raskt opp som stresselementer i «viktig/haster»-kategorien – og der er det garantert ganske fullt fra før.

8. En ting om gangen, multitasking er en myte. De fleste er klar over dette, men vi fortsetter å kjøre parallellslalåm mellom flere oppgaver gjennom dagen allikevel. Problemet er ikke så mye at vi prøver å utrette flere ting samtidig – det er tross alt fysisk umulig og begrenser seg selv – men at vi ikke i stor nok grad klarer å opprettholde fokus på en ting over lang nok tid, til at utbytte og innsatsen henger sammen. Løsningen er å slå av epost og mobil og å legge nettleseren ned i dokken når vi jobber – og utvikle akkurat så mye viljestyre til at vi ikke lar oss friste til å sjekke hvert femte minutt.

9. Lag deg et rom – enten fysisk eller for eksempel med hodetelefoner, der du både får ro nok til å fokusere og samtidig klarer å signalisere til andre at du ikke vil bli forstyrret. Det holder ofte å være tydelig den første gangen noen avbryter deg når du sitter med hodetelefoner – neste gang vet de at du ikke er tilgjengelig. Eller enda bedre; bruk stillerom og møterom aktivt når du vil ha ro, og fortreng alle tegn på dårlig samvittighet for at du okkuperer et rom eller er asosial i en periode.

10. Håndter store prosjekter som elefanter du skal spise – del dem opp i små, små biter og spis dem en etter en. For det er to ting som særlig bidrar til å gjøre arbeidsdagen uoverkommelig; størrelse og kompleksitet. Omfang og at et prosjekt er uhåndterlig fikser du nettopp ved å dele det opp, for eksempel ved å ta utgangspunkt i målet og så tenke bakover på hva som må gjøres for å komme frem til slutt. Kompleksitet har vi vært inne på lenger opp i listen, og både struktur og prioriteringer er gode verktøy når kaos skal systematiseres.

Del 2: 20 råd om struktur, produktivitet og stressmestring