Ta kontroll over innboksen din

Mitt store gjennombrudd i måten jeg bruker e-post på går nesten 20 år tilbake i tid, da jeg fant ut at det ikke var nødvendig å dra på kontoret for å sjekke jobb-kontoen. Siden da har det egentlig ikke skjedd så mye mer med det som vel må sies å være verdens mest brukte, teknologibaserte kommunikasjonskanal.

Og vi kan godt gå enda lenger tilbake, til 1971, da den første «ekte» e-posten ble sendt og markerte startskuddet for en flom av elektroniske postsendinger. I 2010 dreide det seg om 294 milliarder meldinger om dagen – mesteparten spam – og i dag er det sannsynligvis enda mer. Poenget mitt er at utviklingen på mange måter har stått stille, ikke bare siden jeg begynte å spare penger på bussbilletter i Oslo, men helt siden starten. E-post da og nå har ikke forandret seg nevneverdig – og det er i ferd med å bli et stort problem.

Problemet
E-posten er dødsdømt i flere omganger helt siden midten av 2000-tallet. Alfabetgenerasjonen (x, y, z, æ, ø og å) har delvis hoppet av og FaceTimer, Skyper, tekster og chatter i stedet. På kontoret har stadig flere mulighet til å benytte sanntidsløsninger, som Microsoft sin Communicator/Lync, men det er stadig e-posten som dominerer og som trekkes frem når overarbeidede kollegaer skal prøve å beskrive hva det er som tømmer dem for energi, nesten før de har logget seg på og sett hvor mye som ligger og venter.

Og e-posten dekker selvfølgelig store behov i hverdagen – men den skaper store problemer også.

Den er for eksempel asynkron – et pent ord for at den er totalt utenfor din kontroll. Det raser inn med meldinger enten du vil det eller ikke og det er ikke mulig – som du til en viss grad kan med mobil – å be folk om og maile tilbake når du har tid.

Mangel på kontroll er dårlig nytt – det er nemlig ingenting som skaper negativt stress og følelsen av total overload som mangel på kontroll. Les om forsøkene psykologen Martin Seligman gjorde med hunder og elektrisitet på 50- og 60-tallet, og muligheten for at du kjenner deg igjen er stor.

Typisk bruksmønster
E-posten er også ikke-kontekstuell – enda ett fint ord som betyr at innholdet, tema og kravene en ny e-post stiller til deg i det den ankommer, sjelden handler om det du faktisk sitter og jobber med. Nok en stressfaktor – men også en ekstrem tidstyv. For resultatet er at du i verste fall leser e-posten din tre ganger:

Første gangen når den ankommer og du sjekker hva det gjelder – og om du må forholde deg til den med en gang (- noe du jo faktisk har gjort bare ved å lese den).

Andre gang når du går igjennom innboksen, enten på slutten eller starten av dagen – eller enda sjeldnere – og sorterer og prioriterer meldingene du har fått siden sist.

Og tredje gang når du jobber på oppgaven eller prosjektet som eposten handler om, og må friske opp igjen hva det var den faktisk inneholdt eller ba deg om å gjøre.

Hvis du på toppen av mangel på kontroll og uhensiktsmessig tidsbruk legger galskapen med å inkludere halve avdelingen eller firmaet – og i hvert fall sjefen – på kopi, lener deg tilbake og ser hvordan en enkelt forespørsel vokser til ti, tyve og tredve svar i løpet av en kveld, mener jeg det er hevet over tvil at vi har et problem som vi burde ha gjort noe med for lenge siden.

Løsningen, del 1
Det er to mulige måter å håndtere utfordringen på. Den første – som kommer her – tar utgangspunkt i en arbeidshverdag der Outlook (eller tilsvarende) er eneste tillatte teknologi. (Jeg skjønte at jeg var nødt til å lage dette alternativet for noen dager siden da en venn av meg betuttet måtte melde at det ikke var mulig å Skype med ham i jobbsammenheng, fordi IT-avdelingen mente det var unødvendig. Og han har «direktør» i tittelen sin, uten at det hjelper ham noe som helst.)

Men her er altså nødhjelp for «outlook’ere»:

  • Slå av alle varsler, både små konvolutter, lyder og firkanter med preview nederst i høyre hjørne på skjermen. Slå av lyder på pad og mobil også.
  • Sjekk epost 3-4 ganger i løpet av dagen, enten på faste tidspunkter eller, hvis det ikke er mulig, når du har tid. Nøkkelen er å begrense aktiviteten til perioder der du faktisk kan gjøre noe med det som ligger i innboksen.
  • Sorter eposten med en gang når du leser den; putt den i mapper avhengig av hvilket prosjekt den hører hjemme i, flagg den hvis det dreier seg om en oppgave du må ta tak i – og svar med en gang hvis du kan bli kvitt hele problemet i løpet av noen minutter. Legg merke til hvor mange av disse henvendelsene som ber deg om å gjøre noe, som egentlig ikke handler om de overordnede målene du skal måles etter i jobben din – men om andres.
  • Ikke les mer enn du må av hver epost – før du faktisk skal jobbe med det den handler om.
  •  Innfør CC-forbud (enten er du med, eller så er du ikke med).
  • Bli enig med kollegaene dine om hvor raskt dere alle må svar på en e-post. Organisasjoner jeg kjenner har innført en 24-timers frist – og plutselig tar folk seg en joggetur eller går over til naboen om kvelden, istedenfor å sjekke innboksen. (Husk å informere kunder og partnere om at de må ringe hvis de trenger raskere kontakt.)
  •  Og kanskje viktigst av alt: Bruk mobilen mer. Du får raskere avklaring på det du spør om, du unngår lange eposttråder og misforståelser – og du snakker mer med andre mennesker.

E-posten slik vi kjenner den kommer til å være helt annerledes i fremtiden. Les om hvordan e-posten vil se ut i fremtiden her.

  • Jørn Kippersund

    Svært gledelig med fokus på den store betydningen innboksen har for oppgaveoversikt og stress generelt! Poengene du drar fram er veldig bra, både på individnivå og på organisasjonsnivå. Jeg er imidlertid litt skeptisk til både flagging og mappesortering. Jeg foretrekker å beholde meldingen i innboksen til den er ferdig håndtert. Hvis oppgaven ikke _kan_ la seg håndtere (henger på andre), kan verktøyet boomerang brukes for å holde den ute av innboksen inntil den kan håndteres.

    Er ellers redd du tar for svakt i når du sier e-poster kan bli lest hele 3 ganger. Når man mister innbokskontrollen blir tallet raskt langt høyere. Man skumleser meldingene om igjen og om igjen, men hopper videre til neste melding fordi man ikke har tid til å løse oppgaven – akkurat nå.

    I all beskjedenhet tillater jeg meg å lenke til min egen blogg du finner på innbokskontroll.no

    • jansverre

      Jørn, takk for innsiktsfulle kommentarer. Du henter jo opp en av de grunnleggende debattene rundt hvordan folk jobber med innboksen – og du samler alt du må gjøre i en strøm eller putter i mapper – og jeg tror det handler mye om hva som passer for hver enkelt. 

      Min personlige variant er å lage oppgaver i oppgavelisten av det jeg må jobbe med, enten i Outlook eller ved å sende dem  til Flow, Asana eller andre av de nye task managemen-løsningene.

      Og du har nok rett i at mange eposter blir lest mer enn tre ganger for de blir tatt tak i og gjort noe med.

  • http://twitter.com/jkippers Jørn Kippersund

    Svært gledelig med fokus på den store betydningen innboksen har for oppgaveoversikt og stress generelt! Poengene du drar fram er veldig bra, både på individnivå og på organisasjonsnivå. Jeg er imidlertid litt skeptisk til både flagging og mappesortering. Jeg foretrekker å beholde meldingen i innboksen til den er ferdig håndtert. Hvis oppgaven ikke _kan_ la seg håndtere (henger på andre), kan verktøyet boomerang brukes for å holde den ute av innboksen inntil den kan håndteres.

    Er ellers redd du tar for svakt i når du sier e-poster kan bli lest hele 3 ganger. Når man mister innbokskontrollen blir tallet raskt langt høyere. Man skumleser meldingene om igjen og om igjen, men hopper videre til neste melding fordi man ikke har tid til å løse oppgaven – akkurat nå.

    I all beskjedenhet tillater jeg meg å lenke til min egen blogg du finner på innbokskontroll.no

    • Anonym

      Jørn, takk for innsiktsfulle kommentarer. Du henter jo opp en av de grunnleggende debattene rundt hvordan folk jobber med innboksen – og du samler alt du må gjøre i en strøm eller putter i mapper – og jeg tror det handler mye om hva som passer for hver enkelt. 

      Min personlige variant er å lage oppgaver i oppgavelisten av det jeg må jobbe med, enten i Outlook eller ved å sende dem  til Flow, Asana eller andre av de nye task managemen-løsningene.

      Og du har nok rett i at mange eposter blir lest mer enn tre ganger for de blir tatt tak i og gjort noe med.

  • http://www.facebook.com/profile.php?id=1403196421 Ole Ramberg

    Lurer på hvilken e-post man brukte i 1971? Etter datidens
    teknologi var det jo billigere å kjøpe Rolls Royce og ansette privatsjåfør som
    kjørte posten for deg

  • http://www.facebook.com/profile.php?id=1403196421 Ole Ramberg

    Lurer på hvilken e-post du brukte i 1971? Etter datidens
    teknologi var det jo billigere å kjøpe Rolls Royce og ansette privatsjåfør som
    kjørte posten for deg

  • http://www.facebook.com/profile.php?id=1403196421 Ole Ramberg

    Lurer på hvilken e-post du brukte i 1971? Etter datidens
    teknologi var det jo billigere å kjøpe Rolls Royce og ansette privatsjåfør som
    kjørte posten for deg

  • Pingback: Har e-posten en fremtid? | Jobb smartere