Har e-posten en fremtid?

Det er mulig å håndtere utfordringene knyttet til den enorme mengden e-poster som sendes – og svakhetene som er innebygget i dagens e-postteknologi. Men det finnes andre løsninger også. Fremtidens e-post vil ikke se ut som i dag.

I forrige innlegg om e-post slo jeg fast at noe av problemet er at den tilsynelatende er utenfor din kontroll (det raser inn) og den er ikke-kontekstuell, det vil si at meldingene du får sjelden har noe å gjøre med det du sitter og jobber med der og da.

Skal du løse disse utfordringene må du gjøre det gjennom måten du forholder deg til, og bruker e-posten. De dominerende epostløsningen har nemlig ikke utviklet seg nevneverdig siden denne formen for kommunikasjon tok av på 70-tallet.

Men slik verden ser ut i dag, er det ikke lenger de dominerende utviklerne som nødvendigvis setter standarden. Og i forbindelse med e-postens 40-års jubileum – og i årene før – har det dukket opp både tanker og løsninger som utfordrer Outlook, Mozilla, Gmail, Lotus og Apple Mail.

To do med aktivitetsstrøm
Vi har skrevet om dem før, og vurdert flere av dem grundig: to do-løsningene. De skyter fortsatt opp som paddehatter og de har gått fra å være gode programmer og app’er som dekket dine behov (Things, OmniFocus) til å være plattforminkluderende samarbeidsløsninger som favner hele organisasjonen. Mine to favoritter blant de siste er fortsatt Asana (Facebook-avhopperne) og Flow (de canadiske UX-designerne).

Både Asana og Flow har i dag innbokser som du kan sende e-post til. Fra innboksen kan en mail gjøres om til en oppgave og legges over i riktig prosjekt. Alternativt kan informasjonen hentes over i en allerede eksisterende oppgave og deles med de som senere skal gjøre jobben.

Innboksen i disse programmene blir lett like full og rotete som en hvilken som helst annen innboks. Men samtidig er det veldig lett å rydde innholdet over i oppgavebaserte, delte prosjekter. Og når en e-post først er flyttet, fortsetter en eventuell informasjonsutveksling i en aktivitetsstrøm – noe liknende diskusjoner på Facebook og i avisenes kommentarfelter – der alle deltar og ser svar, innspill og kommentarer med en gang de dukker opp.

Jeg opplever, i min arbeidshverdag, at dette gir en følelse av større kontroll, både på informasjon og oppgaver. Men enda bedre: Veldig mye av den informasjonen jeg trenger når jeg starter på en ny jobb, blir plassert i strømmen uten at jeg trenger å forholde meg til den, før jeg tar for meg oppgaven.

Den er med andre ord direkte knyttet til det jeg skal jobbe med – der og da – og ofte har jeg aldri lest bakgrunnen eller den løpende diskusjonen før jeg begynner.

Nye forsøk på epost
Fluent
som foreløpig er i lukket beta, er et sånt forsøk på å gjøre om innboksen til en aktivitetsstrøm. Alle
svarene til en melding du mottar, følger som innlegg etter den første posten. De som er inkludert, enten i den første kommunikasjonen eller etterpå, ser hele tråden og alles svar. Fluent har også en sterk søkefunksjon – men er foreløpig bare tenkt implementert for Gmail-kontoer.

Et annet prosjekt, finansiert på Kickstarter i våres, er Mail Pilot. Som Fluent er også denne i en lukket beta – her
for de som bidro med finansiering gjennom Kickstarter, men den er ikke langt unna offisiell lansering.

Mail Pilot skiller seg fra Fluent ved at den ikke bare bruker aktivitetsstrømmer isteden for den tradisjonelle innboksen, men også har innbygget to do-funksjonalitet. En e-post kan gjøres om til en oppgave, få en due-dato, knyttes opp mot en liste og deles med andre.

Også i motsetning til Fluent blir Mail Pilot laget for alle OS’er og plattformer og e-postleverandører, med web apps og en rekke desktop-applikasjoner enten klare ved lansering eller i pipeline.

Det er med andre ord liten tvil om at e-post har en fremtid. Det kommer bare ikke til å se ut som e-post så veldig mye lenger.