Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid

Det mangler ikke på gode råd om hvordan du skal overleve all e-posten du får. Filtre, hurtigtaster, kurs og lignende. Men hvor flinke er vi til å se på den e-posten vi faktisk sender fra oss?

Merlin Mann mener at det kun finnes tre grunner til å skrive e-post i jobbsammenheng:

  • Å gi informasjon
  • Å be om informasjon
  • Å be om at noe skal gjøres

Når du sender e-post er det helt avgjørende at det er tydelig for mottaker hvilken type e-post de nettopp har mottatt.

Hva er det egentlig e-posten gjelder?

Tittelen på e-posten (eller subjectet) må forklare hva e-posten gjelder. Mottaker bør umiddelbart se om dette er relevant for dem eller ikke. Gode titler gjør det også enklere å gjenfinne meldinger.

  • Katastrofe: Hei!
  • Vagt: blogg
  • Nærmer seg: blogget om e-post
  • Bedre: Utkast til blogpost om e-post-kultur

I mange tilfeller kan hele budskapet få plass i tittelen:

  • Vagt: ang. neste møte
  • Bedre: Flytte møtet på tirsdag fra kl 14 til kl 15?

Om det er vanskelig å skrive en kort og konsis tittel på e-posten, så kan det tyde på at du forsøker å ta opp mange ulike temaer i samme e-post. Et godt prinsipp er å sende ulike e-poster for ulike oppgaver og beskjeder.

Gjør e-posten tydelig og lettlest

Vi har som regel en grunn til at vi sender en e-post. Og dermed begynner gjerne e-posten også med bakgrunnen for at man tar kontakt, med en forhistorie for hvorfor man ber om det man ber om. Problemet er at det du egentlig ønsker drukner i teksten.

Hei alle sammen, og takk for sist! Det ble snakket en del om at vi kanskje burde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper denne vårens aktiviteter. Vi snakket om at vi var litt dårlig koordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte vi kunne ha en workshop for å jobbe mer med dette, f eks på onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen. Er det stemning for dette?

Vi flytter om på rekkefølgen, og legger til et avsnitt:

Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks på onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen. Er det stemning for dette?

Sist vi møttes ble det snakket en del om at vi kanskje burde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper denne vårens aktiviteter. Vi snakket om at vi var litt dårlig koordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte vi kunne ha en workshop for å jobbe mer med dette.

Det er blitt litt tydeligere at avsender ønsker å arrangere en workshop. Men det er fortsatt mye tåkeprat og irrelevante opplysninger.

Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks på onsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Må nesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeg hente i barnehagen.

Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2012.

Men e-posten kan fortsatt bli mer lettlest. De fleste e-poster fortjener flere mellomoverskrifter, kulepunktlister, lenker og bruk av uthevet tekst! La oss se:

Hei!

Kan vi arrangere en workshop enten

  • onsdag kl 9.00-12.00 eller
  • torsdag 12.00-15.00?

Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2012.

For kort er ofte verre enn for langt

Et vanlig mantra er at folk må skrive kortere e-post, det være seg med tjenester som ShortMail eller manifester som five.sentenc.es. Men med smarttelefonens inntog så har det motsatte problemet blitt stadig vanligere.

Folk sender e-post fra dass, bussen, på vei til barnehagen og i butikken fra sine små internettdingser. Det gir kortere e-poster, men ikke nødvendigvis så veldig gjennomtenkte e-poster!

Svært korte e-poster kan ofte være utydelige. Det er ikke særlig effektivt når mottaker må sende e-post tilbake bare for å forstå hva du mente! Om du følger opp noe fra tidligere, så er det en god idé å gi litt kontekst. Ble e-posten vår litt vel kort i stad?

Hei!

Kan vi arrangere en workshop enten

  • onsdag kl 9.00-12.00 eller
  • torsdag 12.00-15.00?

Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vi kan koordinere aktivitetene våre bedre i 2012.

Bakgrunnen er evalueringsmøtet vi hadde 17. desember, hvor det kom fram at vi i 2011 gikk glipp av mange muligheter fordi vi ikke kommuniserer godt nok oss i mellom og har manglet struktur på arbeidet.

Les gjennom e-posten før du sender den

Når man først setter seg ned og skriver en e-post er det ikke alltid man har klart for seg hva man ønsker. Du bør se igjennom e-posten du skriver før du sender den av gårde.

  • Flytt det viktigste øverst,
  • kutt tåkepraten,
  • formater teksten så den blir lettlest.

Ofte er det lettere å skrive en god tittel etter at du har skrevet selve e-posten. Hva tenker dere er gode prinsipper når man skriver e-post?

  • http://twitter.com/OleHusby Ole Husby

    Kjempeviktig: Bare et tema for hver epost. Og at tema stemmer med tittelen.
    Dessuten: Bruk ren tekst. Jeg hater eposter som prøver å se ut som word-dokumenter eller websider. Bruk vedlegg hvis ren tekst ikke er bra nok.

  • Pingback: Slik skriver du bedre e-poster på jobb #005 | Vedtak som virker!

  • Anonym

    Hvis det er mulig:

    Unngå bruk av vedlegg i e-post som er ment å leses på mobilen.

    Bruk «enter-tasten». Det er lettere å lese med litt mellomrom.

  • Ingej

    Når jeg skriver en mail kommer det ofte stor bokstav i begynnelsen av et ord uten at jeg har bedt om det.

  • Pingback: 10 trinn til å skrive effektiv e-post