Hvordan velge en to do-løsning?

Det finnes så mange to do-løsninger på nett, pad og mobil at det har blitt en jobb i seg selv å finne en som tilfredsstiller den enkeltes behov. Her er en hurtigguide som forteller hva du bør se etter.

I det to neste innleggende i denne serien får du også en oversikt over hva du kan velge blant – og til slutt hvilken du bør velge!

Dette siste er selvfølgelig hasardiøst; de som allerede bruker en løsning vil hevde at de har funnet den beste og at alle de andre har en eller flere svakheter. Enda mer komplisert blir det av at folk har varierende behov, jobber på forskjellige måter og har bestemte preferanser i forhold til hva som er den viktigste funksjonaliteten.

Det gjenspeiler seg også i de forskjellige løsningene, som legger vekt på vidt forskjellige ting. Noen fokuserer på personlig effektivitet, andre på delegering og teamarbeid. En del holder seg strikt på nett, mange har egne desktopversjoner og stadig flere dukker opp på alle plattformer på en gang (diverse pad’er og mobiltelefoner).

Hva skal du se etter?
Det største skillet mellom mange av disse løsningene, er måten de organiserer oppgavene på i tid på. Denne forskjellen reflekterer også et skille mellom de som sverger til en «Getting things done»-tilnærming (som veldig mange amerikanere gjør), og de som er oppdratt med Outlook eller liknende.

GTD’erne organiserer oftere oppgavene sine i bolker av typen «Today», «Tomorrow», «This week»,  «Next week» og «Later». Outlook’erne vil helst ha en tydeligere kalendervisning, plasserer oppgaver på en dato og flytter arbeidet frem og tilbake mellom dager og uker, i et forsøk på å kontrollere arbeidsflyten og – mengden.

Når du velger en løsninger bør du med andre ord tenke over hvordan du jobber og i hvilken form du ønsker oversikt over oppgavene dine. Hvis du foretrekker en kalendervisning, begrenser utvalget seg noe. Andre viktige kriterier:

Mapper og «nesting»
I noen løsninger kan du opprette lister (også kalt mapper eller prosjekter) som du så fyller med oppgaver. Andre løsninger lar deg lage lister i listene, noe som er veldig praktisk hvis du organiserer strukturen omkring hovedprosjekter eller kunder med tilknyttede små og stor prosjekter.

Plattformer
Hvor viktig er det å ha tilgang på listene dine når du er «offline» (enda et ord vi må forklare for ungene våre om ti år) – eller når du ikke er i nærheten av datamaskinen? Sjekk om det finnes desktop-versjoner og app’er for det du bruker av pads og telefoner. Vær oppmerksom på at noen av løsningene er laget for at nettversjonen skal ha tilnærmet full funksjonalitet på alle flater.

Samarbeid og delegering
Det finnes løsninger som et utviklet spesielt for team som vil delegere oppgaver mellom medlemmene, der mulighetene for å diskutere og å henge ved vedlegg på oppgaven er gode. Hvis dette er viktig for deg, kan det være lurt å sjekke om det er mulig å delegere enkeltoppgaver eller om du må delegere tilgang til hele lister (mapper, prosjekter).

Sende inn oppgaver som e-post
En viktig egenskap ved en to do-løsning er muligheten til raskt å få sendt en oppgave du vil ha ut av hodet, over i en innboks. De av løsningen som har app’er på alle plattformene løser dette ved at du kjapt taster deg til innboksen og lager en oppgave. I de andre bør du ha muligheten til å sende en oppgave inn i løsningen via en e-post.

Kontekster eller tagger
Å organisere oppgavene i prosjekter, lister eller mapper er nok fortsatt det vanligste. I mange løsninger kan du nå også tagge hver enkelt oppgave, noe som legger til rette for å sette sammen lister basert på et utall søkekriterier; hvor lang tid tar det å gjøre oppgaven, hvor må den gjøres (kontekster – som i noen programmer kan kobles til din GPS-posisjon), hvor viktig den er, hvem du må gjøre den sammen med osv.

Integrasjon mot andre løsninger
Noen ganger kan en god integrasjon gi en funksjonalitet som eller ville ha gitt to do-løsningen et stort handikapp. To gode eksempler er integrasjoner mot Evernote (som kan fungere både som arkiv og som innkurv) og Google, når det mangler en kalendervisning. Det finnes også integrasjoner mot Basecamp og forskjellige timeregistrerings- og faktureringsprogrammer, som for eksempel Toggl.

Helt til slutt er det selvfølgelig også et poeng at noen av disse løsningene er gratis, mens andre koster penger. Siden de alle er priset relativt lavt – og det ofte finnes gratis, men noe begrensede, alternativer for dem som ikke har lyst til å bruke penger på dette – har jeg holdt den dimensjonen utenfor i denne omgang.